Nova Reparação
Como registar a entrada de um dispositivo
Para registar uma nova reparação, clique no botão + do cabeçalho (ou no botão flutuante no telemóvel). O assistente de entrada orienta-o em 4 passos para capturar todas as informações necessárias.
Cliente
Escolha o técnico responsável (por predefinição, o próprio) e selecione um cliente existente por nome ou NIF, ou registe um novo (particular ou empresa) com NIF e telefone; email e como conheceu a oficina são opcionais.
Dispositivo
Tipo, marca e modelo (obrigatórios), nº de série (opcional: o aparelho pode não ter, pode estar apagado ou o cliente pode preferir não o indicar), cor, ano de compra e garantia; acessórios entregues, palavras-passe do dispositivo e da BIOS, até 10 fotos e localização no armazém (é atribuído automaticamente um espaço livre). Marca, modelo, nº de série e cor podem ser preenchidos instantaneamente com uma foto — ver «Preenchimento automático por foto com IA» abaixo.
Avaria e estado
Descreva a avaria relatada pelo cliente (mínimo 10 carateres) e selecione pelo menos uma causa catalogada — ambas são obrigatórias para avançar. O estado inicial do dispositivo (liga?, ecrã, Wi-Fi, bateria) é opcional.
Assinatura e configuração
Assinale os riscos informados consoante o tipo de dispositivo, reveja as condições do serviço e o cliente assina no ecrã. Atribui prioridade e técnico; o PDF do comprovativo é gerado e enviado por email se o cliente tiver email. No ecrã, o cliente lê os seus textos de Definições → Documentos, os mesmos que são impressos no verso.
Cliente novo com um NIF que já existe
Se no passo Cliente escolher «Novo cliente» e escrever um NIF que outro cliente da sua oficina já tem, ao carregar em Próximo a aplicação avisa-o e diz-lhe de quem é. Assim a reparação nunca fica em nome de outra pessoa sem dar por isso.
Se for a mesma pessoa
Carregue em «Sim, é este cliente»: a entrada usa a ficha que já existe e passa ao passo seguinte. O que tinha escrito para o cliente novo não é guardado; se o telefone ou o email mudaram, atualize-os na ficha dele.
Se não for a mesma pessoa
Carregue em Cancelar e verifique o NIF: o mais comum é um número mal escrito. Não pode haver dois clientes com o mesmo; se no seu país for opcional para particulares, pode deixá-lo em branco.
Identificadores de consumidor final
Os números genéricos que a administração fiscal manda usar quando o cliente não se identifica — por exemplo 999999990 (Portugal), XAXX010101000 (México), 222222222222 (Colombia) — e qualquer número de um só dígito repetido (000000000…) não identificam ninguém: o aviso não aparece e cada entrada cria o seu próprio cliente. Também não contam como duplicado ao registar clientes, ao importá-los nem no registo por QR.
Aviso de NIF já existente
Já existe um cliente com este NIF
Pertence a Maria Costa · CLI-0007. É o mesmo cliente? Se for, a reparação ficará registada em nome dele. Se não for, verifique o número de contribuinte.
Preenchimento automático por foto com IA
No passo Dispositivo, o banner com o ícone de brilho permite tirar uma fotografia à etiqueta do equipamento (ou carregar uma imagem) para que a IA leia os dados automaticamente.
Foto ou ficheiro
Botão com menu «Tirar foto» (câmara traseira no telemóvel) ou «Carregar imagem»; no desktop também pode arrastar a imagem sobre o banner. Aceita JPG, PNG, WEBP e HEIC (fotos de iPhone/iPad).
Que campos preenche
Marca, modelo, número de série, cor, tipo de dispositivo e ano de compra, lendo literalmente o texto da etiqueta (inclui nº de série, SNID, data de fabrico...).
Pode substituir o que já foi escrito
Se detetar marca, modelo, nº de série ou cor, substitui o que tinha escrito manualmente. Tipo de dispositivo e ano só são preenchidos se estavam vazios. Não há confirmação intermédia: reveja sempre o resultado antes de continuar.
Se nunca vir resultados
O botão precisa de um fornecedor de IA de visão ligado pelo administrador (Definições). Sem ele, existe mas não preenche nenhum campo.
Antes e depois do preenchimento automático por IA
Antes
Tipo
Marca
Modelo
Nº Série
Depois (com IA)
Tipo
Portátil
Marca
Acer
Modelo
Aspire 5736Z
Nº Série
LXR7Z0200503
Melhorar texto com IA
Os campos de texto longo da entrada mostram o botão Melhorar texto (ícone de faísca), à direita do nome do campo. Ao premir, a IA corrige a ortografia e a pontuação e organiza a redação para que fique clara e profissional. Não inventa nada: não acrescenta sintomas, danos nem causas, e mantém números, modelos, números de série e códigos tal como foram escritos.
Onde aparece
Em «Descrição física» (passo Dispositivo) e em «Descrição da avaria declarada pelo cliente», «Outros problemas detetados» e «Observações adicionais» (passo Avaria e estado). Fica disponível assim que o campo tiver pelo menos 3 caracteres.
Sempre no idioma da oficina
O resultado sai no idioma configurado para a sua organização (ou, se não houver, no do respetivo país). Se escrever noutro idioma, a IA traduz: assim o comprovativo que o cliente assina fica sempre no idioma da oficina.
Anular e rever
Depois de melhorar aparece «Anular», que repõe o seu texto original. Desaparece assim que volta a editar o campo, para nunca apagar as suas alterações. Reveja sempre o resultado antes de assinar: é o que vai constar no comprovativo.
Disponibilidade
Faz parte das funções de IA: não aparece se o administrador as desativou nas definições do assistente. No plano Free o botão é visível, mas abre o aviso para mudar de plano. Cada utilizador pode fazer até 20 melhorias por minuto.
Antes e depois de «Melhorar texto»
Antes
Descrição da avaria declarada pelo cliente
Melhorar textonao liga desde ontem caiu ao chao e o ecra pisca antes de se desligar
Depois (com IA)
Descrição da avaria declarada pelo cliente
AnularNão liga desde ontem. Caiu ao chão e o ecrã pisca antes de se desligar.
Prioridade da reparação
Pode atribuir prioridade Baixa, Normal, Alta ou Urgente. As reparações urgentes aparecem em destaque na lista e geram alertas mais cedo.
Assinatura do cliente no ecrã digital
Ao terminar: comprovativo, etiqueta e notificação
Ao enviar o assistente, o PDF do comprovativo é gerado automaticamente. Se o cliente tiver email, é enviado de imediato; se não, pode descarregá-lo para imprimir ou imprimir a etiqueta do equipamento. Mais tarde, a partir do separador Documentos da reparação, também pode reenviá-lo por WhatsApp se a sua oficina o tiver ligado. O PDF tem duas páginas: a folha que o cliente assina e, no verso, as suas condições de Definições → Documentos.
Confirmação ao terminar o assistente
Entrada Registada
Acompanhamento por código QR para o seu cliente
Assim que é gerado, o comprovativo de entrada inclui um código QR que o cliente pode digitalizar com a câmara do telemóvel para consultar o estado da reparação quando quiser, sem telefonar nem criar conta. O link é permanente e mostra o mesmo progresso que vê na loja, sem dados internos. Além disso, na secção Documentos da reparação pode imprimir esse mesmo QR como uma etiqueta pequena para dar ao cliente. Trate-a como o comprovativo de entrada: quem a digitalizar vai ver o estado dessa reparação.
Menos telefonemas a perguntar «como vai a minha reparação?»
O cliente consulta o estado por conta própria, quando quiser, digitalizando o QR do comprovativo de entrada.
Também pelo WhatsApp
Se a sua loja tiver o WhatsApp ligado, o comprovativo de entrada enviado por WhatsApp inclui o mesmo código QR e link.
Só o essencial
O cliente vê o estado, o equipamento e as datas — nunca notas internas, orçamento nem quem está a tratar da reparação.
Página pública de acompanhamento
Comprovativo de entrada
Digitalize para acompanhar a sua reparação
Estado atual
Reparado
Notas privadas: depois de criar a reparação
O assistente de entrada não tem notas — são adicionadas depois, já na ficha da reparação (separador Diagnóstico e Trabalhos). Ainda assim, são uma peça-chave do dia a dia da oficina:
Nunca são vistas pelo cliente
«Estas notas são privadas — visíveis apenas para a equipa técnica. Não vão aparecer em nenhum documento, relatório ou comunicação com o cliente.» Não são incluídas no PDF do comprovativo nem no portal de conformidade.
Ficam bloqueadas ao entregar
Assim que a reparação passa a «Entregue», já não é possível adicionar, editar ou eliminar notas — ficam como registo fixo.
Ficam auditadas
Cada nota guarda quem a escreveu e quando; se for editada ou eliminada, o texto original fica visível num histórico de alterações.
Alimentam a avaliação do cliente
O seu conteúdo (o da reparação e o da ficha do cliente) é utilizado juntamente com os tempos de resposta a orçamentos e de levantamento para calcular automaticamente uma avaliação do cliente — o que anota aqui tem impacto real, mesmo que o cliente nunca o veja.
Pré-visualização — Formulário de nova reparação
Nova Reparação
Passo 2 — Dispositivo
Tipo
Marca
Modelo
Nº Série
As tuas fotos não se perdem
As fotos captadas na entrada ficam guardadas também neste dispositivo. Se o carregamento falhar ou a página recarregar, voltam: as de um registo a meio voltam ao formulário e as de uma entrada já criada aparecem num aviso para as carregar na sua reparação. Cada foto apaga-se do dispositivo apenas quando o carregamento é confirmado.
«Como nos conheceu?» fica guardado
A resposta do cliente fica na ficha dele (campo opcional): com o tempo saberás que canais de captação te trazem clientes de verdade.