Faturação

Ativo por predefinição, com menu lateral dinâmico

Em Definições → Faturação pode ativar ou desativar o módulo. Ao alterá-lo, a secção "Faturação" do menu lateral aparece ou desaparece sem recarregar a página.

Fatura eletrónica, à parte

A faturação normal funciona sem mais nada. A fatura eletrónica (Veri*Factu em Espanha) é um interruptor independente, desativado por predefinição porque em Espanha ainda não é obrigatória (empresas a partir de 1 jan. 2027, trabalhadores independentes a partir de 1 jul. 2027).

Manual

Em /facturacion → Nova fatura, com linhas livres ou trazidas do catálogo (peças e serviços). O cliente é selecionado através da pesquisa e o imposto é obtido a partir da configuração fiscal.

De um talão do TPV

Quando um cliente pede a fatura de uma venda já paga. As linhas e os totais do talão são copiados; se a venda foi feita a "Cliente genérico", é necessário identificar o cliente.

De uma reparação

Se a reparação tiver um orçamento aprovado, a fatura é gerada com as suas peças e serviços. Um talão ou uma reparação não podem ser faturados duas vezes.

Linhas editáveis diretamente

Produto, quantidade, preço e o imposto por linha. É possível adicionar linhas manualmente ou trazê-las do catálogo. Os artigos com número de série mostram o seu S/N na linha.

Vencimento configurável

Ao criar a fatura, escolhe-se o vencimento: 0 dias (no próprio dia, por predefinição), 30, 60 ou 90. A data é calculada automaticamente e é apresentada no documento.

Moeda de acordo com o seu país

A moeda é obtida a partir do país da configuração fiscal (EUR, USD, BRL…) e aparece na fatura e na lista.

Sempre com série própria

Uma nota de crédito nunca altera a original: é um documento novo com série própria (ex.: FR-2026-000001) e valores negativos (crédito total). A original passa ao estado "Retificada".

Motivo obrigatório

Ao emitir a nota de crédito é necessário indicar o motivo, que fica registado no documento e no histórico. Não é possível emitir uma nota de crédito sobre outra nota de crédito.

Ligadas nos dois sentidos

A partir da nota de crédito chega-se à fatura de origem, e a partir da fatura retificada chega-se à sua nota de crédito. Na lista, as duas ficam em separadores diferentes: nunca se misturam.

Registar pagamento

Marca a fatura como Paga (pelo total): o valor em dívida passa a 0, aparece a faixa verde PAGA e o selo verde na lista, com a data do pagamento.

Anular pagamento

Em caso de engano, é possível anular o pagamento e a fatura volta a "Não paga". Tudo fica registado no histórico.

PDF, email e impressão

Cada fatura publicada gera o seu PDF (com o QR fiscal se o Veri*Factu estiver ativo). É possível transferi-lo, visualizá-lo no ecrã, imprimi-lo ou enviá-lo por email ou WhatsApp ao cliente.

Registo de atividade

Uma coluna lateral regista tudo: criação, rascunho → publicada, retificação, pagamentos e cada envio, com autor e hora, agrupados por dia — tal como nas reparações.

Notas e mensagens

É possível registar uma nota interna ou enviar uma mensagem livre ao cliente por email ou WhatsApp a partir da própria fatura, ficando registado no histórico.

Faturas e Notas de crédito separadas

Dois separadores: as faturas normais e as notas de crédito, que não se misturam. Nas notas de crédito, uma coluna indica que fatura cada uma corrige, com hiperligação.

Estados com cor

Rascunho (amarelo), Publicada (verde), Paga (esmeralda) e Retificada (vermelho), com as mesmas cores do resto da aplicação. Entra-se na ficha clicando na linha.

Vencidas a vermelho

Se uma fatura publicada e não paga ultrapassar o vencimento, a data aparece a vermelho e em formato relativo ("há 2 meses") para ser identificada rapidamente.

Leitura com IA (fotografia ou PDF)

Carregue o PDF da fatura do fornecedor, ou tire-lhe uma fotografia, e o assistente lê o conteúdo: deteta o fornecedor (e propõe registá-lo caso não exista, com as suas contas bancárias) e extrai as linhas com referências, quantidades, números de série e uma proposta de marca e categoria por artigo a partir da sua descrição, reutilizando sempre que possível as que já existem no catálogo. Tudo é editável antes de guardar; nada é escrito até se confirmar.

Preço, margem e ficha do artigo por linha

Cada linha tem o seu próprio EAN, Marca e Categoria, além do custo, da margem (%) e do preço final. O preço com IVA é apenas mais um campo: escreve-se diretamente e o preço sem IVA e a margem recalculam-se sozinhos (tal como na ficha da peça), ou altera-se o custo/margem e é o preço com IVA que é atualizado. É apenas um apontamento para quando o artigo for registado; por si só não movimenta stock nem fatura nada.

Associação automática por referência ou EAN

Se a referência ou o EAN escritos numa linha corresponderem a um artigo já existente no catálogo, a associação é feita automaticamente — sem ser preciso clicar em nenhum botão, e sem o risco de criar um artigo duplicado.

Categoria sugerida automaticamente

Ao escrever a descrição do artigo, se esta contiver o nome de uma categoria já usada no catálogo (por exemplo, "SSD" ou "Portátil"), a linha preenche-a automaticamente. É possível alterá-la ou escrever uma nova a qualquer momento.

Adicionar números de série manualmente

O campo dos números de série só aparece se o artigo associado os exigir ou se o assistente já tiver detetado algum na fatura. Se não for o caso mas ainda assim quiser anotá-los, o botão «Adicionar número de série» mostra-o para que possam ser escritos.

Criar o artigo sem sair da fatura

Se uma linha não estiver associada a nenhum artigo do catálogo, o botão «Criar artigo ou peça» abre um formulário com o nome, código, EAN, marca, categoria, custo e margem já preenchidos a partir da linha — basta revê-los e confirmar. O artigo ainda não é criado: fica «pendente» na linha e é registado no catálogo ao guardar a fatura (como rascunho ou registada), já associado a ela.

Gera stock e números de série

Ao registar a fatura (rascunho → registada), cada linha associada a um artigo cria uma entrada de stock com o seu custo real, e os artigos com número de série dão entrada de uma unidade por número de série.

Adicionar ao stock, ou normalizá-lo

Cada linha associada a um artigo tem um interruptor para a somar ao stock ao registar a fatura. Se esse artigo tinha stock negativo, aparece um aviso com um botão para o normalizar: deixa o stock exatamente na quantidade desta fatura, em vez de somar ao valor negativo.

Corrigir um rascunho

Se, ao clicar em Registar, faltar algum dado (como o armazém de entrada), a fatura fica como rascunho — nada do que já foi escrito se perde. Na sua ficha, o botão «Editar rascunho» leva de volta ao formulário, já preenchido, para corrigir e tentar novamente.

Rascunho, Registada, Paga

Um rascunho pode ser editado ou eliminado. Depois de registada (com o stock já gerado), deixa de poder ser editada; é possível marcá-la como paga. O PDF original é guardado de forma privada.

Filtros e pesquisa

Filtre a lista por estado de pagamento (todas, pagas ou por pagar) e pesquise por número, fornecedor, NIF, nome da peça ou número de série. O número da fatura tem hiperligação para a sua ficha e o nome do fornecedor para a ficha do fornecedor.

Notas internas

Cada fatura de fornecedor tem o seu próprio histórico: regista notas internas e consulta quando foi criada, registada e marcada como paga, com autor e hora de cada evento.

Séries personalizáveis

Define-se o prefixo da série de vendas (FA por predefinição) e das notas de crédito (FR). A numeração é sequencial por série e ano, sem falhas, com reinício anual.

Texto de rodapé

Um texto livre (dados de pagamento, conta bancária, avisos legais) que é guardado como cópia em cada fatura ao ser emitida e aparece no rodapé do documento e do PDF.

Certificado em cofre cifrado

O certificado (FNMT .p12/.pfx) é carregado em Definições → Faturação. É guardado cifrado e NUNCA pode voltar a ser transferido: só é decifrado na memória do servidor para assinar. É possível ver o titular e a data de validade, com aviso no sino 30 dias antes.

QR fiscal e menção legal

As faturas e os talões têm o QR de validação da AEAT e a menção "VERI*FACTU", tanto no PDF como no talão térmico.

Testes ou produção

É possível escolher o ambiente da AEAT: testes (pré-produção, sem efeitos legais) para validar, ou produção. O ambiente de testes exige igualmente um certificado real: a AEAT não disponibiliza um certificado de teste para transferir.

Declaração de responsabilidade

A Sattotal, enquanto sistema informático de faturação, apresenta a sua declaração de responsabilidade (nome do sistema, código, versão) dentro da configuração, conforme exige a legislação.

Certificado válido para ativar

Para <b>ativar</b> a fatura eletrónica é necessário um certificado em uso, ativo e não expirado. Se não existir, o interruptor não permite guardar a ativação (indica-o com um ícone de informação). Desativá-la é sempre possível.

Gestão independente do interruptor

Carregar, ativar e eliminar certificados pode ser feito em qualquer momento, sem depender de a fatura eletrónica estar ligada: assim que a declaração de responsabilidade é aceite, já é possível preparar tudo. Ao carregar ou ativar um certificado válido, a fatura eletrónica ativa-se sozinha caso estivesse desligada.

Sem certificado válido: Pendente de envio

Se uma fatura ou talão for registado mas não existir um certificado válido, o documento é guardado mas fica <b>Pendente de envio</b>: ainda não foi assinado nem enviado à AEAT. Assim que for carregado e ativado um certificado válido, é assinado e enviado automaticamente (com novas tentativas) e passa a <b>Aceite pela AEAT</b>. O recebimento nunca é bloqueado por causa disso.

Eliminação protegida do certificado em uso

Não é possível eliminar o certificado em uso enquanto a fatura eletrónica estiver ativa (ficaria ativo sem poder assinar). Desative primeiro a fatura eletrónica ou ative outro certificado válido, e só então será possível eliminá-lo.

Histórico completo de tentativas

Cada tentativa de envio fica registada com a data, o resultado e o código/mensagem real da AEAT — mesmo que o documento acabe por ser aceite, o rasto das falhas anteriores não se perde.

Ícone de aviso na lista

Um ícone de alerta aparece junto à fatura ou ao talão em Faturação e em Vendas do TPV, apenas quando houve algum incidente. Ao clicar nele, abre-se a cronologia completa.

Relatório para transferir em PDF

No mesmo painel é possível transferir um relatório em PDF com a identificação do documento e cada tentativa de envio, pronto a guardar ou a mostrar caso seja pedido.

Pergunte ao assistente de IA

Também é possível perguntar ao assistente, por exemplo, "há incidências com a AEAT este mês?", e ele responderá com os dados reais de cada documento afetado.