Bezoeken op locatie
Plan bezoeken van je monteurs bij particulieren en bedrijven, registreer aankomst, vertrek, werkzaamheden en materialen, en sluit af met een werkbon die monteur en klant allebei ondertekenen.
De module Bezoeken is bedoeld voor werk buiten de werkplaats: installaties, onderhoud, inspecties of reparaties bij de klant thuis of op zijn bedrijf. Elk bezoek heeft een eigen nummer (V-2026-000001), een toegewezen monteur, een adres en een tijdstip. De monteur volgt het bezoek op zijn telefoon, noteert wat hij doet en wat hij verbruikt, en aan het eind ondertekenen monteur en klant de werkbon. De werkbon is geen factuur: het is het bewijs van de uitgevoerde werkzaamheden. Daarna factureer je in Sattotal of in je eigen facturatieprogramma (ERP).
Beschikbaar in alle abonnementen
In het Free-abonnement tellen bezoeken samen met de reparaties mee voor het maandelijkse maximum van 30: ze tellen mee zodra je ze aanmaakt (geannuleerde niet) en het afronden van een bezoek wordt nooit geblokkeerd terwijl de klant erbij staat. Factureren vanuit de app vereist nog steeds een betaald abonnement.
Een bezoek plannen
Via Bezoeken › Nieuw bezoek, of vanuit het tabblad Bezoeken op de fiche van een klant (dan is de klant al gekozen).
Klant en locatie
Kies de klant. Het adres van het bezoek wordt ingevuld met het adres op de klantfiche en je kunt het wijzigen (bedrijven hebben vaak meerdere vestigingen); met de optie “Op het adres van de klant” zet je het weer terug.
Contactpersoon en referentie
Contactpersoon en telefoonnummer ter plaatse, en de klantreferentie (order- of meldingsnummer) die bedrijven vaak op de factuur willen zien.
Monteur, datum en duur
Wijs de monteur toe en kies datum en tijd. De geschatte duur komt uit de instellingen (standaard 60 minuten). Heeft de monteur al een bezoek dat overlapt, dan krijg je een waarschuwing, maar je kunt het bezoek toch plannen.
Wat de klant vraagt
Soort bezoek (reparatie, installatie, onderhoud, inspectie of overig), eventueel het apparaat, een beschrijving van de vraag en of er voorrijkosten worden gerekend. Na het opslaan staat het bezoek op Gepland, met zijn nummer.
Lijst, planning en overzicht per monteur
Lijst met filters
Filter op monteur, status en periode (vandaag, morgen, week, maand of alle datums) en zoek op nummer, klant of referentie. “Nog te factureren” toont alleen afgeronde bezoeken die nog niet gefactureerd zijn.
“Mijn bezoeken” en “Vandaag” voor de monteur
Het hele team ziet alle bezoeken, maar een monteur komt meteen uit bij zijn bezoeken van vandaag, op tijd gesorteerd, met knoppen om de contactpersoon te bellen en de route op de kaart te openen.
Planning per maand, week of dag
De planning is de startweergave. In de maandweergave zie je onder elke dag een stip per bezoek (in de kleur van de status) en als je op een dag tikt, verschijnen de bezoeken eronder; de weekweergave toont alle zeven dagen en de dagweergave de bezoeken per tijdstip. Alles in de lokale tijd van je land.
Overzicht per monteur
Per monteur: aantal bezoeken, uren bij de klant en het nog te factureren bedrag in de gefilterde periode.
Op de dag van het bezoek: de werkmodus
Op de telefoon toont het bezoek onderaan een vaste balk met de actie die op dat moment aan de beurt is. De tijden worden door de server vastgelegd, niet door de telefoon. Naast ‘Bellen’ en ‘Route’ verschijnt WhatsApp zodra het gekoppeld is: het opent een bericht aan de klant met het nummer al ingevuld, en de verzending komt in Geschiedenis.
Ik ben onderweg
Optioneel. Geeft aan dat de monteur naar de klant vertrekt.
Ik ben er
Legt de aankomsttijd vast en zet het bezoek op Bezig. Vanaf dat moment loopt de stopwatch voor de tijd bij de klant.
Ik ben klaar
Legt de vertrektijd vast en stelt een regel arbeidsloon voor met de tijd ter plaatse, afgerond volgens je instellingen.
Tijden corrigeren
Vergeten op tijd te tikken? Zolang er geen handtekeningen zijn, corrigeer je de tijden via Acties. De wijziging wordt vastgelegd in de geschiedenis (“aankomst 10:02 → 09:55”).
Werkmodus op de telefoon
V-2026-000012
Tandartspraktijk De Glimlach
Werkzaamheden en materialen
Uitgevoerde werkzaamheden en opmerkingen
Vrije tekst die automatisch wordt opgeslagen terwijl je typt en op de werkbon komt: wat er is gedaan, wat er is gecontroleerd en wat je aanraadt.
Materialen en diensten
Voeg onderdelen en diensten uit de catalogus toe (met prijs en btw) of vrije regels. De onderdelen komen uit het magazijn van het bezoek, bijvoorbeeld de bus van de monteur, en kunnen een serienummer krijgen.
Voorrijkosten
Als het bezoek voorrijkosten rekent, wordt automatisch een regel toegevoegd met de dienst voor voorrijkosten uit de instellingen: als vast bedrag of, bij berekening per kilometer, met de km heen en terug maal de prijs per km. Bij het aanmaken van het bezoek berekent Google Maps de km en reistijd vanaf de werkplaats, zodat je die aan de klant kunt doorgeven (anders vul je ze zelf in), en in het detail kun je opnieuw berekenen zolang er geen handtekeningen zijn. Je zet hem aan of haalt hem weg via het werk.
Voorgesteld arbeidsloon
Aan het eind wordt het arbeidsloon voorgesteld met de ingestelde dienst: de tijd ter plaatse wordt afgerond op het gekozen veelvoud (15, 30 of 60 minuten) en het minimum wordt toegepast. Vóór het ondertekenen kun je dit nog aanpassen.
Voorraad bij het afronden, zonder blokkade
Materialen worden van de voorraad afgeboekt wanneer het bezoek wordt afgerond. Is er te weinig voorraad, dan mag die negatief worden en komt er een melding in de geschiedenis: het afronden wordt nooit geblokkeerd terwijl de klant erbij staat.
Foto's vooraf en achteraf
In het tabblad Foto's maak of upload je tot 10 foto's van de situatie bij aankomst en nog eens 10 van het resultaat. HEIC-foto's van een iPhone worden automatisch omgezet. Als de instellingen het toelaten, komen er maximaal 4 op de werkbon.
Handtekeningen op de werkbon
De handtekeningen worden gezet in het tabblad Handtekeningen, terwijl het bezoek bezig is en beide tijden zijn vastgelegd.
Eerst de monteur
De monteur tekent met zijn vinger op het scherm.
Daarna de klant
De klant bekijkt het overzicht en de voorwaarden en tekent met zijn naam, eventueel een identiteitsbewijs en, bij een bedrijf, zijn functie.
Als de klant niet kan tekenen
Kies “Niet aanwezig” of “Weigert te ondertekenen” en geef de reden op. Dit wordt op de werkbon vermeld.
Wat ondertekend is, ligt vast
Zodra er een handtekening staat, kun je tijden, teksten, materialen en foto's niet meer bewerken. Wil je iets corrigeren, dan verwijder je de handtekeningen en laat je opnieuw tekenen. Zo komt de werkbon altijd overeen met wat er is ondertekend.
Handtekeningen op de werkbon
Handtekening van de monteur
Carlos Ruiz
Handtekening van de klant
Tomás Villar · Bedrijfsleider
De klant tekent voor akkoord met de uitgevoerde werkzaamheden en de gebruikte materialen.
Op afstand ondertekenen via een link
Rond je het bezoek af zonder dat de klant aanwezig is, dan stuurt Sattotal hem een link per e-mail (of via WhatsApp als er geen e-mailadres is) om de werkbon te bekijken en op zijn telefoon te ondertekenen, zonder account of wachtwoord. De link verloopt na het ingestelde aantal dagen (standaard 15) en kan vanuit het tabblad Handtekeningen opnieuw worden verstuurd of gekopieerd. Zodra de klant tekent, wordt de werkbon opnieuw gemaakt met zijn handtekening en de vermelding “Op afstand ondertekend via de link”, en per e-mail naar hem gestuurd.
Afronden en werkbon
Voor “Bezoek afronden” zijn nodig: aankomst, vertrek, de handtekening van de monteur en die van de klant (of de reden waarom hij niet tekent). Bij het afronden wordt de voorraad afgeboekt, de werkbon als pdf gemaakt en, als dat is ingeschakeld, per e-mail naar de klant gestuurd.
Wat er op de werkbon staat
Gegevens van de werkplaats en de klant, locatie en contactpersoon, monteur, aankomst- en vertrektijd met de tijd bij de klant, de vraag, de uitgevoerde werkzaamheden, opmerkingen, materialen en diensten (met of zonder bedragen, afhankelijk van de instellingen), foto's, beide handtekeningen en de voorwaarden. De werkbon draagt de vermelding “Geen fiscaal document”.
Bekijken, downloaden en versturen
In het tabblad Werkbon kun je hem bekijken, downloaden en per e-mail of WhatsApp versturen. Vóór het afronden kun je hem als concept bekijken. De ondertekende pdf wordt in privéopslag bewaard, nooit achter een openbare link. WhatsApp verschijnt zodra het gekoppeld is onder Instellingen › WhatsApp.
Statussen van een bezoek
Levenscyclus van een bezoek
Aangemaakt, wacht op de geplande dag.
De monteur is onderweg naar de klant.
De monteur is ter plaatse.
Werkbon ondertekend en afgesloten, nog te factureren.
Gefactureerd in Sattotal of in je ERP.
Het bezoek heeft niet plaatsgevonden. Vraagt om een reden.
De monteur is langsgegaan, maar het werk kon niet worden uitgevoerd. Vraagt om een reden en wordt niet gefactureerd.
Een afgerond bezoek dat ongeldig wordt gemaakt (alleen beheerders): de voorraad wordt teruggeboekt en de pdf blijft bewaard.
Een bezoek factureren
Factuur in Sattotal
Via Acties › Factureren maak je de factuur aan met de regels van de werkbon, als facturatie in je land actief is en je een betaald abonnement hebt. Het bezoek gaat naar Gefactureerd en wordt aan de factuur gekoppeld.
Gefactureerd in mijn ERP
Factureer je in een ander programma, markeer het bezoek dan als gefactureerd met de referentie van je factuur. Een beheerder kan de markering weer verwijderen als het een vergissing was.
Exporteren voor het ERP
Met de exportknop van de lijst download je een CSV-bestand met één rij per regel van de werkbon (de kopgegevens van het bezoek staan in elke rij), voor alle bezoeken of alleen de nog te factureren.
Ongeldig maken
Een beheerder kan een afgerond bezoek dat nog niet gefactureerd is ongeldig maken. De afgeboekte voorraad wordt teruggeboekt en de pdf blijft bewaard met de markering ONGELDIG.
Het apparaat meenemen naar de werkplaats
Gaat het werk verder in de werkplaats, kies dan via Acties › Reparatie koppelen een reparatie van de klant of tik op “Meenemen naar de werkplaats”. Daarmee open je de apparaatinname met de klant al gekozen. De nieuwe reparatie wordt aan het bezoek gekoppeld en op de reparatiefiche verschijnt de kaart “Gerelateerde bezoeken”.
Herinnering de avond ervoor
De avond voor het bezoek, tussen 17:00 en 20:00 uur lokale tijd in je land, krijgt de klant een herinnering met datum, tijd, adres en monteur, per e-mail, WhatsApp of allebei, afhankelijk van je instellingen. De herinnering gaat maar één keer uit; verzet je het bezoek, dan wordt hij opnieuw verstuurd met de nieuwe tijd.
Instellingen van de module
Onder Instellingen › Bezoeken (alleen beheerders):
Nummering
Reeks voor de bezoeken (standaard V). Mag niet gelijk zijn aan een factuurreeks.
Voorrijkosten
Of voorrijkosten standaard worden berekend (nooit, alleen bij bedrijven of altijd), welke dienst uit de catalogus wordt gebruikt en hoe: vast bedrag of per kilometer (heen en terug), met een prijs per km die je per bezoek kunt aanpassen en als nieuwe standaard kunt opslaan.
Arbeidsloon
Dienst voor arbeidsloon (prijs per uur), afronding per 15, 30 of 60 minuten en minimaal te factureren tijd.
Werkbon
Bedragen op de werkbon tonen, foto's toevoegen, de werkbon bij het afronden naar de klant sturen en eigen voorwaarden (anders worden die uit Documenten gebruikt).
Herinnering en ondertekeningslink
Kanaal voor de herinnering (geen, e-mail, WhatsApp of allebei) en het aantal dagen dat de link voor ondertekenen op afstand geldig blijft.
Magazijn voor materialen
Standaardmagazijn waaruit de materialen komen, bijvoorbeeld de bus van de monteur.
Traceerbaarheid
Op de klantfiche
Het tabblad Bezoeken toont de bezoeken van de klant met status, monteur en bedrag, en hoeveel er nog gefactureerd moeten worden.
Geschiedenis van het bezoek
Elke stap wordt vastgelegd met datum en auteur: aanmaak, verzettingen, aankomst en vertrek, wijzigingen, handtekeningen, verzendingen, voorraadmeldingen en interne notities. Vanuit Geschiedenis kun je de klant ook mailen of via WhatsApp schrijven met ‘Bericht versturen’; de verzending wordt vastgelegd.
Rechten per module
Bezoeken is een aparte rechtenmodule. Aankomst, vertrek, handtekeningen en afronden kunnen alleen door de toegewezen monteur of een beheerder worden vastgelegd.