Nieuwe reparatie
Hoe de ontvangst van een apparaat te registreren
Om een nieuwe reparatie te registreren, klikt u op de knop + in de header (of de zwevende knop op mobiel). De ontvangstwizard begeleidt u door 4 stappen om alle benodigde informatie vast te leggen.
Klant
Selecteer een bestaande klant of maak een nieuwe aan (particulier/bedrijf) met NIF/CIF, e-mail en telefoon.
Apparaat
Type, merk, model, serienummer, kleur en jaar; overhandigde accessoires, wachtwoorden (apparaat en BIOS), foto's van de staat en grootte/locatie in het magazijn.
Storing en staat
Beschrijf de storing die de klant meldt (minimaal 10 tekens). De begintoestand (gaat hij aan?, scherm, wifi, batterij) is optioneel.
Handtekening en configuratie
De klant accepteert de disclaimer en ondertekent het ontvangstbewijs; u kent prioriteit en technicus toe. De PDF wordt gegenereerd en per e-mail verzonden als de klant een e-mailadres heeft.
Automatisch invullen via foto met AI
In de stap Apparaat kunt u met de banner met het vonkicoon een foto maken van het label van het apparaat (of een afbeelding uploaden), zodat AI de gegevens automatisch uitleest.
Foto of bestand
Knop met menu "Foto maken" (achtercamera op mobiel) of "Afbeelding uploaden"; op desktop kunt u de afbeelding ook op de banner slepen. Ondersteunt JPG, PNG, WEBP en HEIC (foto's van iPhone/iPad).
Welke velden worden ingevuld
Merk, model, serienummer, kleur, apparaattype en aankoopjaar, door letterlijk de tekst van het label te lezen (inclusief serienummer, SNID, productiedatum...).
Kan al ingevulde gegevens overschrijven
Als merk, model, serienummer of kleur wordt herkend, vervangt dit wat u handmatig had ingevuld. Apparaattype en jaar worden alleen ingevuld als ze leeg waren. Er is geen tussentijdse bevestiging: controleer het resultaat altijd voordat u verdergaat.
Als u nooit resultaten ziet
De knop heeft een door de beheerder gekoppelde AI-vision-provider nodig (Configuratie). Zonder die koppeling bestaat de knop wel, maar vult hij geen enkel veld in.
Voor en na het automatisch invullen met AI
Voor
Type
Merk
Model
Serienr.
Na (met AI)
Type
Laptop
Merk
Acer
Model
Aspire 5736Z
Serienr.
LXR7Z0200503
Prioriteit van de reparatie
U kunt de prioriteit Laag, Normaal, Hoog of Urgent toekennen. Urgente reparaties worden uitgelicht in de lijst en genereren eerdere meldingen.
Handtekening van de klant op het digitale canvas
Bij het afronden: ontvangstbewijs, label en melding
Bij het versturen van de wizard wordt automatisch de PDF van het ontvangstbewijs gegenereerd. Als de klant een e-mailadres heeft, wordt deze meteen verstuurd; zo niet, dan kunt u het downloaden om af te drukken of het label van het apparaat afdrukken. Later kunt u het vanuit het tabblad Documenten van de reparatie ook opnieuw versturen via WhatsApp, als uw werkplaats dat heeft gekoppeld.
Bevestiging bij afronding van de wizard
Ontvangst geregistreerd
QR-opvolging voor uw klant
Zodra het wordt gegenereerd, bevat het ontvangstformulier een QR-code die de klant met de camera van zijn mobiel kan scannen om op elk moment de status van zijn reparatie te bekijken, zonder te bellen of een account aan te maken. De link is permanent en toont dezelfde voortgang als u in de werkplaats ziet, zonder interne gegevens.
Minder telefoontjes met "hoe staat het met mijn reparatie?"
De klant bekijkt zelf de status, wanneer hij wil, door de QR-code op zijn ontvangstformulier te scannen.
Ook via WhatsApp
Als uw werkplaats WhatsApp gekoppeld heeft, bevat het ontvangstformulier dat u via WhatsApp verstuurt dezelfde QR-code en link.
Alleen het essentiële
De klant ziet de status, het apparaat en de data — nooit interne notities, offertes of wie de reparatie behandelt.
Openbare opvolgingspagina
Ontvangstformulier
Scan om uw reparatie te volgen
Huidige status
Gerepareerd
Privénotities: na het aanmaken van de reparatie
De ontvangstwizard heeft geen notities — die worden later toegevoegd, al in de fiche van de reparatie (tabblad Diagnose en Werkzaamheden). Toch zijn ze een sleutelonderdeel van het dagelijkse werk in de werkplaats:
De klant ziet ze nooit
"Deze notities zijn privé — alleen zichtbaar voor het technisch team. Ze verschijnen in geen enkel document, rapport of communicatie met de klant." Ze worden niet opgenomen in de PDF van het ontvangstbewijs of in het conformiteitsportaal.
Worden geblokkeerd bij aflevering
Zodra de reparatie overgaat naar "Afgeleverd" kunnen er geen notities meer worden toegevoegd, bewerkt of verwijderd — ze blijven staan als vaste registratie.
Worden geauditeerd
Elke notitie bewaart wie hem schreef en wanneer; als hij wordt bewerkt of verwijderd, blijft de oorspronkelijke tekst zichtbaar in een wijzigingshistorie.
Voeden de beoordeling van de klant
De inhoud (die van de reparatie en die van de klantfiche) wordt samen met de reactietijden op offertes en ophaaltijden gebruikt om automatisch een klantbeoordeling te berekenen — wat u hier noteert heeft echte impact, ook al ziet de klant het nooit.
Voorbeeld — Formulier voor nieuwe reparatie
Nieuwe reparatie
Stap 2 — Apparaat
Type
Merk
Model
Serienr.
Uw foto’s gaan niet verloren
Foto’s die bij de inname zijn gemaakt, worden ook op dit apparaat bewaard. Mislukt de upload of wordt de pagina herladen, dan komen ze terug: die van een halve inname keren terug in het formulier en die van een al aangemaakte inname worden in een melding aangeboden om naar hun reparatie te uploaden. Elke foto wordt pas van het apparaat verwijderd zodra de upload is bevestigd.
„Hoe kent hij ons?" wordt bewaard
Het antwoord van de klant blijft in zijn dossier (optioneel veld): na verloop van tijd weet u welke kanalen echt klanten opleveren.