Offertes
Offertes maken, versturen en beheren
Met de offertemodule kunt u gedetailleerde offertes maken met diensten en onderdelen, deze per e-mail naar de klant sturen en automatisch zijn antwoord ontvangen.
Maken
Diensten + Onderdelen
Versturen
E-mail naar de klant
Goedgekeurd
Klant accepteert
Geweigerd
Klant weigert
Twee manieren om een offerte te maken
Vanuit een bestaande reparatie
Klik in het tabblad Offerte van elke reparatie op "Offerte maken" en bewerk daar direct diensten en onderdelen.
Vanuit Offertes → Nieuw
Wizard van 3 stappen: kies de klant, kies of registreer het apparaat, en voeg een optionele omschrijving toe. Als het apparaat al een actieve reparatie heeft, gaat u daar direct naartoe in plaats van een duplicaat aan te maken.
Arbeidsdiensten
Voeg servicetarieven uit de catalogus toe (diagnose, configuratie, installatie...).
Onderdelen en reserveonderdelen
Koppel onderdelen uit de voorraad met stukprijs en anti-fraude serienummer.
Automatische btw
De in uw regio geconfigureerde belasting wordt automatisch op het totaal toegepast.
Downloadbare PDF
Genereer de PDF van de offerte om af te drukken of handmatig te versturen.
Teller in het zijmenu
Het aantal offertes dat zonder reactie is verzonden, wordt ook als teller weergegeven naast de link „Offertes” in het zijmenu.
Serienummers per onderdeel
Elk onderdeel van de offerte kan een eigen serienummer krijgen, anders dan het algemene nummer uit de catalogus. Dit kunt u op elk moment bewerken vanuit het tabblad Offerte, ook na goedkeuring — handig als anti-fraudecontrole bij onderdelen van hoge waarde (schermen, batterijen...).
De klant ontvangt een e-mail met een unieke link. Door op Accepteren of Weigeren te klikken, wordt de status van de offerte automatisch bijgewerkt, zonder handmatige tussenkomst.
De status van de reparatie gaat vanzelf verder
- Bij het versturen van de offerte gaat de reparatie over naar Offerte opgesteld.
- Wanneer de klant goedkeurt (per e-mail of persoonlijk), gaat deze automatisch over naar In reparatie.
- Als de klant geen e-mail heeft, kunt u zijn antwoord persoonlijk registreren via het tabblad Offerte.
Voordat u per e-mail verstuurt
Stel de e-mail van uw organisatie in bij Configuratie → E-mail. Als de klant geen e-mailadres heeft of u wilt dit liever niet gebruiken, kunt u zijn goedkeuring of weigering persoonlijk registreren vanuit het tabblad Offerte, zonder iets te versturen.
Lijst met offertes
In Offertes ziet u alle reparaties met een offerte: zoeken op klant, apparaat of nummer, filteren op status en sorteren per kolom. Vanaf hier opent u het detail, downloadt u de PDF of verwijdert u openstaande of geweigerde offertes.
Lijst met offertes
PR-2026-014
OR-2026-0231
PR-2026-015
OR-2026-0233
Zo ziet uw klant het
De link in de e-mail opent een openbare pagina, zonder in te loggen, met de volledige specificatie en twee grote knoppen om te accepteren of te weigeren. Geldig gedurende 7 dagen na verzending.
Openbare offertepagina
Reparatieofferte
Order: OR-2026-0231
Deze offerte is 7 dagen geldig vanaf de verzending.
Versturen, goedkeuren en bewerken: dit moet u weten
Versturen via WhatsApp
Vanaf de documentenkaart kunt u de offerte via WhatsApp versturen: dezelfde acceptatielink als per e-mail (7 dagen geldig), de offerte wordt als verzonden gemarkeerd en de reparatie schuift door. Ideaal voor werkplaatsen die via WhatsApp werken.
Goedkeuring ter plaatse, met bevestiging
Keurt de klant mondeling goed aan de balie, dan vraagt de knop om bevestiging vóór registratie (onomkeerbaar, de reparatie start) en wordt vastgelegd welke medewerker het noteerde.
De klant ziet het in zijn taal
De offertepagina detecteert de browsertaal van de klant; wordt die niet ondersteund, dan geldt de taal van uw organisatie. Nooit meer een link in een taal die uw klant niet begrijpt.
Bewerken maakt er weer een concept van
Een goedgekeurde offerte kan niet worden gewijzigd. Bewerkt u een al verzonden offerte, dan wordt het weer een concept en vervalt de oude link: de klant kan nooit een ander bedrag accepteren dan ontvangen.