Onderdelen en Magazijn

Streepjescode (EAN/UPC)

Elk onderdeel kan een unieke, optionele streepjescode hebben. Scan hem met een fysieke USB/Bluetooth-scanner -- die gedraagt zich als toetsenbord, geen camera nodig -- zowel bij het aanmaken of bewerken van het onderdeel als bij het zoeken ernaar in de kassa, waar een exacte match het direct vindt zonder de naam te typen.

Prijs met en zonder btw, uit elkaar berekend

Naast de verkoopprijs exclusief btw kun je direct de uiteindelijke prijs inclusief btw invullen: de prijs exclusief btw en de marge (%) worden automatisch herberekend met het werkelijke btw-tarief van je organisatie. Het werkt ook andersom -- het wijzigen van de kostprijs of de marge werkt ook de prijs inclusief btw bij. De onderdelenlijst toont beide prijzen.

Categorieën met visuele suggesties

Onder het veld Categorie worden altijd, als gekleurde chips, de categorieën getoond die al in je catalogus bestaan -- één klik selecteert ze. Een nieuwe categorie typen vereist geen extra stap: deze wordt automatisch aangemaakt bij het opslaan van het onderdeel.

Merken met visuele suggesties

Net als bij de categorie worden onder het veld Merk altijd, als gekleurde chips, de merken getoond die al in je catalogus bestaan -- één klik selecteert ze. Een nieuw merk typen vereist geen extra stap: dit wordt automatisch aangemaakt bij het opslaan van het onderdeel.

"Verwijderen" betekent eigenlijk archiveren

Geen enkel onderdeel of dienst wordt ooit echt uit de database verwijderd, ook niet als het al verkocht of gebruikt is in een reparatie: "verwijderen" markeert het als gearchiveerd en het verschijnt niet meer in lijsten en zoekresultaten, maar de gebruiksgeschiedenis blijft intact.

Nog aan te vullen (snel aanmaken vanuit de kassa)

Artikelen die ter plekke vanuit de kassazoekbalk worden aangemaakt, beginnen met minimale gegevens en krijgen de badge «In afwachting». De chip «Alleen nog aan te vullen» filtert ze in de lijst, en hun bewerkscherm toont een melding: na het aanvullen en opslaan is het artikel genormaliseerd en verdwijnt het uit het filter.

Reden verplicht, alleen beheerders

Het wijzigen van het veld «Huidige voorraad» vanuit het bewerkscherm van het onderdeel vereist het opgeven van een reden — die samen met wie de wijziging deed en wanneer wordt opgeslagen in de mutatiegeschiedenis — en dat kan alleen een beheerder van de organisatie; andere rollen zien het veld vergrendeld. Het algemene dialoogvenster «Voorraad aanpassen» vereist ook een reden, zonder te beperken wie het kan gebruiken.

Magazijnkiezer

Wordt alleen getoond als de organisatie meer dan één magazijn van het type "onderdelen" heeft (sectie Verkoop) -- bij één magazijn hoef je niets te kiezen. Als je hem wijzigt, worden de velden huidige en minimale voorraad direct bijgewerkt met de waarden van dat magazijn.

"Huidige voorraad", bewerkbaar en met volledige traceerbaarheid

Toont de beschikbare hoeveelheid in het geselecteerde magazijn; als het artikel geen serienummer heeft, kan het worden gecorrigeerd door het juiste getal direct in te typen. Bij het opslaan van het formulier wordt, als de waarde is gewijzigd, automatisch een voorraadmutatie van het type "aanpassing" vastgelegd met het verschil, zodat de mutatiegeschiedenis geen enkele wijziging mist.

Artikelen met serienummer: aanpassen per eenheid

Als het artikel via serienummer wordt beheerd, kan dit veld niet als een los getal worden ingevuld -- de voorraad wordt berekend door de geregistreerde eenheden te tellen. In plaats daarvan verschijnt een knop "Voorraad aanpassen" (alleen beheerders) die hetzelfde in-/uitgaandialoogvenster voor serienummers opent dat al bestaat bij Magazijnen: een ingang vraagt om één serienummer per nieuwe eenheid, een uitgang laat je kiezen welke specifieke eenheden worden verwijderd. Een reden blijft verplicht.

"Minimale voorraad", de drempel voor de melding

Een numeriek veld (standaard 0, met een infopictogram ernaast) dat voor het geselecteerde magazijn bepaalt vanaf welke hoeveelheid het onderdeel als lage voorraad geldt. Het wordt opgeslagen per combinatie van onderdeel en magazijn, zodat hetzelfde onderdeel in elk magazijn een andere drempel kan hebben -- of op 0 kan blijven staan als je geen meldingen wilt voor dat specifieke artikel.

Melding in de meldingenbel

De bel in de navigatiebalk toont "N onderdelen met lage voorraad" (icoon met doorgestreepte doos) zodra een onderdeel met ingestelde drempel die hoeveelheid bereikt of eronder komt, in welk magazijn dan ook. Een klik erop gaat direct naar de al gefilterde onderdelenlijst.

Filter "Alleen lage voorraad" in de lijst

Op /repuestos toont, naast de chip "Alleen nog aan te vullen", de chip "Alleen lage voorraad" alleen de onderdelen waarvan de voorraad in een magazijn op of onder de ingestelde drempel zit -- zonder via de meldingenbel te hoeven gaan.

Meerdere onderdelen selecteren

Je kiest het magazijn van herkomst en het bestemmingsmagazijn en zoekt vervolgens onderdelen op naam of code binnen het magazijn van herkomst; elk onderdeel wordt met zijn aantal toegevoegd aan een bewerkbare lijst voordat je de volledige overboeking in één keer bevestigt. Niet beschikbaar voor onderdelen met een serienummer of zonder voorraadbeheer.

Bevestigen met het ontvangen aantal

Bij het bevestigen van de overboeking via «Overboeking bevestigen» toont elk onderdeel het verzonden aantal naast een bewerkbaar veld voor het aantal dat daadwerkelijk is ontvangen — dit kan afwijken als het magazijn van herkomst niet genoeg fysieke voorraad had, of als er per ongeluk te veel eenheden zijn verzonden.

Afwijkingen

Als het ontvangen aantal niet overeenkomt met het verzonden aantal, moet je een opmerking toevoegen die het verschil verklaart voordat je kunt bevestigen. Het bestemmingsmagazijn ontvangt precies het aantal dat als ontvangen is opgegeven (niet het verzonden aantal, want dat weerspiegelt de fysieke werkelijkheid), en die overboeking wordt gemarkeerd als «Met afwijking» in plaats van «Bevestigd».

Incidenten oplossen

Overboekingen met een afwijking verschijnen in de lijst «Incidenten» op het scherm van de magazijnen zelf, samen met de opmerking en het verschil tussen het verzonden en ontvangen aantal. Met een selectievakje kun je ze als opgelost markeren zodra ze zijn onderzocht — hierdoor wordt geen voorraad meer verplaatst, het sluit alleen de melding — en je kunt het vinkje weer uitzetten als de melding opnieuw geopend moet worden.