Klantregistratie via QR-code

‘Op scherm tonen’ opent een pagina met je logo, de QR-code in het groot en de drie stappen, bedoeld voor een tv of tablet. Je kunt hem op hetzelfde apparaat openen (‘Hier openen’) of op een ander apparaat, door de kleine QR-code in het venster te scannen of het adres te kopiëren. Voor dat scherm hoef je niet in te loggen, dus op het apparaat in de winkel staat de sessie van je werkplaats niet open. Er is een knop voor volledig scherm en de pagina ververst zichzelf elke 15 minuten.

‘Poster afdrukken’ downloadt een PDF met je logo, de titel ‘Registreer u hier’, de drie stappen en de QR-code. Kies het formaat (A4 voor aan de muur of A5 voor op de balie) en de taal.

Standaard verschijnen ze in de taal van je organisatie, dezelfde als die van de e-mails aan je klanten. Wil je een andere taal (bijvoorbeeld in een toeristisch gebied), kies die dan in de keuzelijst ‘Taal van de poster’. Het formulier dat de klant invult, verschijnt altijd in de taal van zijn telefoon.

Met ‘Aanpassen’ (alleen beheerders) kun je op het tabblad ‘Teksten’ de titel, de ondertitel en de drie stappen van de poster en het scherm wijzigen. Schrijf in de taal die je wilt: als je op ‘Opslaan en vertalen’ klikt, vertaalt de AI de tekst naar de 26 talen van de poster. Eerst krijg je de vertaling in de taal van je werkplaats te zien, zodat je die kunt controleren en zo nodig corrigeren. Laat je een veld leeg, dan wordt de standaardtekst gebruikt, en met ‘Standaardteksten herstellen’ maak je alles ongedaan. Staan de AI-functies uit, dan verschijnt de tekst precies zoals je hem schrijft. De melding over privacy en de 48 uur kan niet worden gewijzigd.

Via ‘Aanpassen’, op het tabblad ‘Formulier’ (alleen beheerders), kies je per gegeven ‘Niet gevraagd’, ‘Optioneel’ of ‘Verplicht’. De gegevens zijn verdeeld over twee groepen. Onder ‘Klantgegevens’: e-mail, fiscaal nummer, adres, statutaire naam, tweede telefoonnummer en ‘Hoe de klant ons heeft gevonden’. Onder ‘Apparaatgegevens’: type apparaat, merk, model, serienummer of IMEI, PIN of ontgrendelpatroon, omschrijving van de storing en achtergelaten accessoires (verderop leggen we uit waarvoor ze dienen). De voornaam, de achternaam, de telefoon en het akkoord met het privacybeleid worden altijd gevraagd. Het tweede telefoonnummer, ‘Hoe de klant ons heeft gevonden’ en alle apparaatgegevens worden pas gevraagd als je ze activeert; wat de klant bij ‘Hoe de klant ons heeft gevonden’ antwoordt, wordt bij het bevestigen in zijn klantgegevens opgeslagen. Voor het fiscaal nummer geldt een minimum waar je niet onder kunt: in landen waar het verplicht is om een klant te kunnen aanmaken, wordt het altijd gevraagd, en aan bedrijven wordt het in elk land gevraagd; in de overige landen kies je zelf voor particulieren. Maak je het adres verplicht, dan worden de straat en de plaats gevraagd, en de postcode in landen die er een hebben. De wijzigingen gaan meteen in en je hoeft de poster niet opnieuw af te drukken. Een tip: hoe meer verplichte gegevens je vraagt, hoe minder klanten de registratie afmaken.

Activeer je een of meer gegevens uit de groep ‘Apparaatgegevens’, dan krijgt het formulier een onderdeel ‘Uw apparaat’. Bij het type verschijnen alleen de types uit de apparaatcategorieën waarmee je werkt, en afhankelijk van wat de klant kiest, veranderen de voorgestelde accessoires en de naam van het identificatienummer: serienummer, serienummer of IMEI (met de tip om *#06# te toetsen op de telefoon) of framenummer. Voor de ontgrendeling typt de klant zijn PIN of wachtwoord, tekent hij zijn patroon met zijn vinger op een raster van 3×3 of kiest hij ‘Geen vergrendeling’; heeft het apparaat geen vergrendeling, zoals een wasmachine, dan wordt er niet eens naar gevraagd. Bij de accessoires vinkt hij aan wat hij achterlaat, typt hij andere in of kiest hij ‘Ik laat alleen het apparaat achter’. Bij het controleren van de registratie zie je alles op de kaart ‘Meegebracht apparaat’, met de ontgrendelgegevens verborgen tot je op ‘Tonen’ klikt. Bevestig je met ‘Klant aanmaken en apparaat innemen’, dan opent ‘Nieuwe invoer’ met die gegevens al ingevuld, zonder iets te overschrijven wat je zelf hebt ingevuld: het patroon komt als cijfers in het wachtwoord van het apparaat terecht (bijvoorbeeld ‘Patroon: 1-4-7-8-9’, met de punten genummerd van 1, linksboven, tot 9, rechtsonder). Controleer ze samen met de klant en vul de rest aan, zoals de oorzaken van de storing. Bevestig je zonder het apparaat in te nemen, dan gaan de apparaatgegevens verloren, omdat ze niet in de klantfiche worden opgeslagen. Op de telefoon wordt geen handtekening gevraagd: de klant ondertekent het ontvangstbewijs aan de balie, met het ordernummer en de voorwaarden voor zich.

Op het tabblad ‘Sociale media’ kun je er maximaal 4 toevoegen: website, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, Google-reviews of WhatsApp. Vul het adres in, je @gebruikersnaam of, voor WhatsApp, het telefoonnummer van de werkplaats. Ze verschijnen als kleine QR-codes met het logo en de naam van elk netwerk, in de taal van de poster, zowel op de afgedrukte poster (onder de stappen) als op het scherm in de winkel.

Komen het telefoonnummer, het e-mailadres of het fiscaal nummer overeen met een klant die je al hebt, dan zie je de melding ‘Mogelijk al een klant van u’ met die klanten en de knop ‘Dit is de klant’: gebruik die in plaats van een nieuwe aan te maken. Vink je ‘Daarna een apparaat innemen’ uit, dan ga je na het bevestigen naar de klantfiche; had de klant gegevens over zijn apparaat ingevuld, dan gaan die verloren, en dat melden we je onder de schakelaar. In beide gevallen krijgt de klant een interne notitie dat hij zich via de QR-code heeft geregistreerd en akkoord is gegaan met je privacybeleid.

Is het een vergissing of een test, klik dan op ‘Afwijzen’ in de lijst of tijdens het controleren: de gegevens worden meteen verwijderd, zonder de 48 uur af te wachten.

De code die de klant krijgt, dient alleen om hem aan de balie terug te vinden en verloopt na 48 uur. Het volgen van de reparatie gaat nog steeds via de QR-code op het ontvangstbewijs, die aan de reparatie is gekoppeld.

De QR-code bevat een unieke code van je werkplaats die niet te raden is. Het formulier slaat alleen gegevens op: het toont nooit gegevens van je klanten. Een limiet op het aantal inzendingen en een maximum aantal openstaande registraties per werkplaats houden bots tegen, en alles wat niet wordt bevestigd, wordt na 48 uur vanzelf verwijderd. De klant moet akkoord gaan met je privacybeleid: het beleid dat je onder Instellingen → Documenten hebt staan of, als je er zelf geen hebt geschreven, dat van je land.

Via het optiemenu (⋮) van Klanten in afwachting kan een beheerder op ‘Nieuwe QR-code genereren’ klikken als de QR-code is gepubliceerd op een plek waar hij niet hoort: de oude werkt dan niet meer en je moet de poster opnieuw afdrukken en het scherm opnieuw openen. Met ‘QR-registratie uitschakelen’ ziet iedereen die de code scant dat registreren niet mogelijk is; zodra je het weer activeert, werkt de afgedrukte poster opnieuw.

Activeren, uitschakelen of een nieuwe QR-code genereren: alleen beheerders. Klanten in afwachting bekijken, de QR-code tonen en de poster afdrukken: iedereen met toegang tot Klanten. Bevestigen of afwijzen: volledige toegang tot Klanten. Beschikbaar in alle abonnementen; in het Free-abonnement telt het bevestigen van een klant als een gewone nieuwe klant en geldt de maandlimiet.