Vizite la domiciliu
Programează vizitele tehnicianului la locuințe și firme, înregistrează sosirea, plecarea, lucrările și materialele și încheie cu o fișă de lucru semnată de tehnician și de client.
Modulul Vizite este pentru lucrul făcut în afara atelierului: instalări, mentenanță, revizii sau reparații la domiciliul clientului ori la firma lui. Fiecare vizită are propriul număr (V-2026-000001), un tehnician alocat, o adresă și o oră. Tehnicianul o urmărește de pe telefon, notează ce face și ce consumă, iar la final tehnicianul și clientul semnează fișa de lucru. Fișa nu este o factură: este dovada intervenției. Facturarea se face apoi în Sattotal sau în propriul tău program de facturare (ERP).
Disponibil în toate planurile
În planul Free, vizitele intră în limita lunară de 30, împreună cu reparațiile: se numără la creare (cele contramandate nu se numără), iar închiderea unei vizite în fața clientului nu este blocată niciodată. Facturarea din aplicație necesită în continuare un plan plătit.
Programarea unei vizite
Din Vizite › Vizită nouă sau din fila Vizite a fișei unui client (clientul vine deja selectat).
Client și loc
Alege clientul. Adresa vizitei se completează cu cea din fișa lui și o poți schimba (firmele au adesea mai multe sedii); opțiunea „La adresa clientului” o readuce.
Contact și referință
Persoana și telefonul de contact de la fața locului, plus referința clientului (număr de comandă sau de solicitare), pe care firmele o cer adesea pe factură.
Tehnician, dată și durată
Alocă tehnicianul, data și ora. Durata estimată vine din setări (60 de minute implicit). Dacă tehnicianul are deja o altă vizită care se suprapune, primești un avertisment, dar programarea nu este blocată.
Ce cere clientul
Tipul vizitei (reparație, instalare, mentenanță, revizie sau altele), aparatul, dacă există, descrierea solicitării și dacă se taxează deplasarea. La salvare, vizita devine Programată și primește numărul.
Listă, agendă și rezumat pe tehnician
Listă cu filtre
Filtrează după tehnician, stare și perioadă (azi, mâine, săptămână, lună sau toate datele) și caută după număr, client sau referință. „De facturat” afișează doar vizitele finalizate care nu au fost încă facturate.
„Vizitele mele” și „Azi” pentru tehnician
Toată echipa vede toate vizitele, dar tehnicianul ajunge direct la vizitele lui de azi, ordonate după oră, cu butoane pentru a suna persoana de contact și a deschide traseul pe hartă.
Agendă pe lună, săptămână sau zi
Agenda este vizualizarea de pornire. În vederea lunară vezi câte un punct pentru fiecare vizită sub fiecare zi (în culoarea stării) și, când atingi o zi, vizitele ei apar dedesubt; vederea săptămânală arată cele șapte zile, iar cea zilnică vizitele pe ore. Totul în ora locală a țării tale.
Rezumat pe tehnician
Pentru fiecare tehnician: numărul de vizite, orele petrecute la client și suma rămasă de facturat în perioada filtrată.
În ziua vizitei: modul lucru
Pe telefon, fișa vizitei afișează jos o bară fixă cu acțiunea potrivită pentru fiecare moment. Orele sunt puse de server, nu de telefon. Lângă „Sună” și „Cum ajungi” apare WhatsApp când este conectat: deschide un mesaj către client cu numărul deja completat, iar trimiterea rămâne în Istoric.
Sunt pe drum
Opțional. Marchează că tehnicianul a plecat spre client.
Am ajuns
Înregistrează ora sosirii și trece vizita În desfășurare. Din acel moment pornește cronometrul timpului petrecut la client.
Am terminat
Înregistrează ora plecării și propune un rând de manoperă cu timpul petrecut la fața locului, rotunjit după setările tale.
Corectarea orelor
Dacă cineva a uitat să apese la timp, orele se corectează din Acțiuni cât timp nu există semnături. Modificarea rămâne în istoric („sosire 10:02 → 09:55”).
Modul lucru pe telefon
V-2026-000012
Clinica Dentară Zâmbet
Lucrări și materiale
Lucrări efectuate și observații
Text liber care se salvează singur pe măsură ce scrii și apare pe fișă: ce s-a făcut, ce s-a verificat și ce recomanzi.
Materiale și servicii
Adaugă piese și servicii din catalog (cu prețul și taxa lor) sau rânduri libere. Piesele ies din depozitul vizitei, de exemplu duba tehnicianului, și acceptă număr de serie.
Deplasare
Dacă vizita taxează deplasarea, se adaugă automat o linie cu serviciul de deplasare din setări: la sumă fixă sau, dacă se taxează pe kilometru, cu km dus-întors înmulțiți cu prețul pe km. La crearea vizitei, Google Maps calculează km și timpul de la atelier ca să le puteți comunica clientului (altfel se introduc manual), iar în detalii se pot recalcula cât timp nu există semnături. Se poate activa sau elimina din lucrare.
Manoperă sugerată
La final se sugerează manopera cu serviciul configurat: timpul petrecut la fața locului se rotunjește la multiplu (15, 30 sau 60 de minute) și se aplică minimul. O poți ajusta înainte de semnare.
Stocul la închidere, fără blocare
Materialele se scad din stoc la finalizarea vizitei. Dacă stocul nu ajunge, poate deveni negativ și în istoric rămâne o problemă de stoc: închiderea nu se blochează niciodată cu clientul de față.
Fotografii înainte și după
În fila Fotografii poți face sau încărca până la 10 fotografii cu starea de la sosire și încă 10 cu rezultatul. Fotografiile HEIC de pe iPhone se convertesc automat. Dacă setările permit, până la 4 apar pe fișă.
Semnăturile fișei
Semnăturile se colectează în fila Semnături, cu vizita în desfășurare și ambele ore înregistrate.
Întâi tehnicianul
Tehnicianul semnează pe ecran cu degetul.
Apoi clientul
Clientul verifică rezumatul și condițiile și semnează cu numele lui, un act de identitate opțional și funcția, dacă este o firmă.
Dacă clientul nu poate semna
Alege „Nu este prezent” sau „Refuză să semneze” și indică motivul. Situația apare pe fișă.
Ce s-a semnat nu se mai schimbă
Odată pusă o semnătură, nu se mai pot edita orele, textele, materialele sau fotografiile. Pentru a corecta ceva, trebuie șterse semnăturile și semnat din nou, astfel încât fișa să corespundă mereu cu ce s-a semnat.
Semnăturile fișei
Semnătura tehnicianului
Carlos Ruiz
Semnătura clientului
Tomás Villar · Responsabil
Clientul semnează de acord cu lucrările efectuate și materialele folosite.
Semnare la distanță prin link
Dacă închizi vizita în lipsa clientului, Sattotal îi trimite un link pe email (sau pe WhatsApp, dacă nu are email) ca să verifice fișa și să o semneze de pe telefon, fără cont și fără parolă. Linkul expiră după numărul de zile configurat (15 implicit) și poate fi retrimis sau copiat din fila Semnături. Când semnează, fișa se regenerează cu semnătura lui și mențiunea „Semnat la distanță” și îi este trimisă pe email.
Finalizarea și fișa de lucru
„Finalizează vizita” cere sosirea, plecarea, semnătura tehnicianului și pe cea a clientului (sau motivul pentru care nu semnează). La finalizare se scade stocul, se generează fișa în PDF și, dacă opțiunea este activă, se trimite clientului pe email.
Ce conține fișa
Datele atelierului și ale clientului, locul și persoana de contact, tehnicianul, orele de sosire și de plecare cu timpul petrecut la client, solicitarea, lucrările, observațiile, materialele și serviciile (cu sau fără valori, după setări), fotografiile, cele două semnături și condițiile. Poartă mențiunea „Document nefiscal”.
Vizualizare, descărcare și trimitere
În fila Fișă o poți vedea, descărca și trimite pe email sau WhatsApp. Înainte de finalizare o poți previzualiza ca ciornă. PDF-ul semnat se păstrează într-un spațiu de stocare privat, niciodată într-un link public. WhatsApp apare când este conectat în Setări › WhatsApp.
Stările unei vizite
Ciclul de viață al unei vizite
Creată, așteaptă ziua programată.
Tehnicianul este pe drum spre client.
Tehnicianul este la fața locului.
Fișa este semnată și închisă, urmează facturarea.
Facturată în Sattotal sau în ERP-ul tău.
Tehnicianul nu a mai mers. Cere un motiv.
Tehnicianul a mers, dar lucrarea nu s-a putut face. Cere un motiv și nu se facturează.
Vizită finalizată care se anulează (doar administratorul): stocul este reintegrat, iar PDF-ul se păstrează.
Facturarea unei vizite
Factură în Sattotal
Din Acțiuni › Facturează se creează factura cu rândurile din fișă, dacă facturarea este activă în țara ta și ai un plan plătit. Vizita trece în starea Facturată și are legătură cu factura.
Facturată în ERP-ul meu
Dacă facturezi în alt program, marchează vizita ca facturată, cu referința facturii tale. Un administrator poate elimina marcajul dacă a fost o greșeală.
Export pentru ERP
Butonul de export din listă descarcă un CSV cu un rând pentru fiecare rând din fișă (cu antetul vizitei repetat), pentru toate vizitele sau doar pentru cele de facturat.
Anularea
Un administrator poate anula o vizită finalizată care nu este facturată. Stocul scăzut este reintegrat, iar PDF-ul se păstrează cu mențiunea ANULAT.
Preluarea aparatului în atelier
Dacă lucrarea continuă în atelier, din Acțiuni › Asociază o reparație alegi o reparație a clientului sau apeși „Preia în atelier”, care deschide intrarea dispozitivelor cu clientul deja selectat. Reparația nouă rămâne asociată vizitei, iar în fișa reparației apare cardul „Vizite asociate”.
Memento cu o zi înainte
În după-amiaza dinaintea vizitei, între 17:00 și 20:00, ora țării tale, clientul primește un memento cu data, ora, adresa și tehnicianul, pe email, WhatsApp sau ambele, după setările tale. Se trimite o singură dată; dacă reprogramezi vizita, se trimite din nou cu ora nouă.
Setările modulului
În Setări › Vizite (doar administratorii):
Numerotare
Seria vizitelor (V implicit). Nu poate coincide cu o serie de facturare.
Deplasare
Dacă deplasarea se taxează implicit (niciodată, doar la firme sau mereu), ce serviciu din catalog se folosește și cum se taxează: sumă fixă sau pe kilometru (dus-întors), cu un preț pe km care se poate schimba la fiecare vizită și salva ca nou preț implicit.
Manoperă
Serviciul de manoperă (preț pe oră), rotunjirea la 15, 30 sau 60 de minute și minimul facturabil.
Fișă de lucru
Afișarea valorilor pe fișă, includerea fotografiilor, trimiterea ei clientului la închidere și un text propriu de condiții (altfel se folosesc cele din Documente).
Memento și link de semnare
Canalul mementoului (niciunul, email, WhatsApp sau ambele) și numărul de zile de valabilitate a linkului de semnare la distanță.
Depozitul materialelor
Depozitul implicit din care ies materialele, de exemplu duba tehnicianului.
Trasabilitate
În fișa clientului
Fila Vizite listează vizitele lui cu starea, tehnicianul și valoarea, plus câte au rămas de facturat.
Istoricul vizitei
Fiecare pas rămâne înregistrat cu data și autorul: crearea, reprogramările, sosirea și plecarea, modificările, semnăturile, trimiterile, problemele de stoc și notele interne. Din Istoric poți scrie clientului și pe email sau WhatsApp cu „Trimite mesaj”, iar trimiterea rămâne înregistrată.
Permisiuni pe modul
Vizite este un modul de permisiuni separat. Sosirea, plecarea, semnăturile și închiderea pot fi făcute doar de tehnicianul alocat sau de un administrator.