Servicebesök
Planera teknikerbesök hos privatpersoner och företag, registrera ankomst, avfärd, arbete och material, och avsluta med en arbetsrapport som både teknikern och kunden signerar.
Modulen Besök är till för arbete som görs utanför verkstaden: installationer, underhåll, översyner eller reparationer hemma hos kunden eller på kundens företag. Varje besök har ett eget nummer (V-2026-000001), en tilldelad tekniker, en adress och en tid. Teknikern följer besöket i mobilen, antecknar vad som görs och vad som går åt, och när arbetet är klart signerar tekniker och kund arbetsrapporten. Arbetsrapporten är ingen faktura utan ett underlag som styrker insatsen. Därefter fakturerar du i Sattotal eller i ditt eget faktureringsprogram (ERP).
Ingår i alla planer
I Free-planen räknas besöken in i månadstaket på 30 tillsammans med reparationerna: de räknas när de skapas (avbokade räknas inte), och avslutet av ett besök blockeras aldrig när kunden står bredvid. För att fakturera från appen krävs fortfarande en betald plan.
Planera ett besök
Via Besök › Nytt besök eller från fliken Servicebesök på ett kundkort (då är kunden redan vald).
Kund och plats
Välj kunden. Besökets adress fylls i med adressen från kundkortet och du kan ändra den (företag har ofta flera anläggningar); med alternativet ”På kundens adress” får du tillbaka den.
Kontakt och referens
Kontaktperson och telefonnummer på plats samt kundens referens (order- eller ärendenummer), som företag ofta vill ha med på fakturan.
Tekniker, datum och tid
Tilldela tekniker och välj datum och klockslag. Den beräknade tiden hämtas från inställningarna (60 minuter som standard). Om teknikern redan har ett besök som överlappar visas en varning, men besöket kan ändå planeras.
Vad kunden behöver
Typ av besök (reparation, installation, underhåll, översyn eller övrigt), eventuell enhet, en beskrivning av ärendet och om framkörning ska debiteras. När du sparar får besöket statusen Planerad och sitt nummer.
Lista, kalender och översikt per tekniker
Lista med filter
Filtrera på tekniker, status och period (i dag, i morgon, vecka, månad eller alla datum) och sök på nummer, kund eller referens. ”Ej fakturerade” visar bara avslutade besök som ännu inte har fakturerats.
”Mina besök” och ”I dag” för teknikern
Hela teamet ser alla besök, men en tekniker hamnar direkt på dagens egna besök, sorterade efter klockslag, med knappar för att ringa kontaktpersonen och öppna vägbeskrivningen i kartan.
Schema per månad, vecka eller dag
Schemat är startvyn. I månadsvyn ser du en prick per besök under varje dag (i statusens färg) och när du trycker på en dag visas dess besök nedanför; veckovyn visar alla sju dagar och dagsvyn besöken per klockslag. Allt i ditt lands lokala tid.
Översikt per tekniker
För varje tekniker: antal besök, timmar hos kunden och belopp som ännu inte fakturerats under den filtrerade perioden.
På besöksdagen: arbetsläget
I mobilen visar besöket ett fast fält längst ned med den åtgärd som är aktuell just då. Tiderna sätts av servern, inte av mobilen. Bredvid ”Ring” och ”Vägbeskrivning” visas WhatsApp när det är anslutet: det öppnar ett meddelande till kunden med numret redan ifyllt, och utskicket sparas i Historik.
Jag är på väg
Valfritt. Markerar att teknikern åker till kunden.
Jag är framme
Registrerar ankomsttiden och sätter besöket till Pågår. Från och med då går tidtagningen för tiden hos kunden.
Jag är klar
Registrerar avfärdstiden och föreslår en rad för arbetstid med tiden på plats, avrundad enligt dina inställningar.
Korrigera tider
Om någon glömde att trycka i tid kan tiderna korrigeras under Åtgärder så länge inga underskrifter finns. Ändringen sparas i historiken (”ankomst 10:02 → 09:55”).
Arbetsläge i mobilen
V-2026-000012
Tandkliniken Leendet
Arbete och material
Utfört arbete och anmärkningar
Fritext som sparas automatiskt medan du skriver och kommer med i rapporten: vad som har gjorts, vad som har kontrollerats och vad du rekommenderar.
Material och tjänster
Lägg till reservdelar och tjänster från katalogen (med pris och moms) eller fria rader. Reservdelarna tas från besökets lager, till exempel teknikerns servicebil, och kan ha serienummer.
Framkörning
Om besöket debiterar resa läggs en rad med resetjänsten från inställningarna till automatiskt: som fast belopp eller, vid debitering per kilometer, med km tur och retur gånger priset per km. När besöket skapas beräknar Google Maps km och restid från verkstaden så att du kan berätta det för kunden (annars skrivs de in för hand), och i detaljvyn kan det räknas om så länge det inte finns några underskrifter. Den kan slås på eller tas bort under arbetet.
Föreslagen arbetstid
När arbetet är klart föreslås arbetstiden med den inställda tjänsten: tiden på plats avrundas till valt intervall (15, 30 eller 60 minuter) och minimitiden tillämpas. Den kan justeras före signering.
Lagersaldo vid avslut, utan blockering
Materialet dras från lagret när besöket avslutas. Om saldot inte räcker får det gå på minus och en lageravvikelse noteras i historiken: avslutet blockeras aldrig när kunden står bredvid.
Bilder före och efter
På fliken Bilder tar eller laddar du upp upp till 10 bilder av läget vid ankomsten och ytterligare 10 av resultatet. HEIC-bilder från iPhone konverteras automatiskt. Om inställningarna tillåter det kommer upp till 4 med i rapporten.
Underskrifter på rapporten
Underskrifterna tas på fliken Underskrifter, medan besöket pågår och båda tiderna är registrerade.
Först teknikern
Teknikern signerar med fingret på skärmen.
Sedan kunden
Kunden går igenom sammanfattningen och villkoren och signerar med sitt namn, eventuellt en id-handling och sin befattning om det är ett företag.
Om kunden inte kan signera
Välj ”Inte närvarande” eller ”Vägrar att signera” och ange orsaken. Det framgår av rapporten.
Det som är signerat ändras inte
När en underskrift finns går det inte längre att redigera tider, texter, material eller bilder. För att rätta något måste underskrifterna raderas och rapporten signeras på nytt. Då stämmer rapporten alltid med det som har signerats.
Underskrifter på rapporten
Teknikerns underskrift
Carlos Ruiz
Kundens underskrift
Tomás Villar · Platschef
Kunden godkänner med sin underskrift det utförda arbetet och det använda materialet.
Signering på distans via länk
Om du avslutar besöket utan att kunden är där skickar Sattotal en länk via e-post (eller WhatsApp om e-post saknas) så att kunden kan granska rapporten och signera den i mobilen, utan konto eller lösenord. Länken går ut efter det inställda antalet dagar (15 som standard) och kan skickas igen eller kopieras från fliken Underskrifter. När kunden signerar skapas rapporten på nytt med underskriften och anteckningen ”Signerad på distans via länken” och skickas till kunden via e-post.
Avsluta och arbetsrapport
”Avsluta besök” kräver ankomst, avfärd, teknikerns underskrift och kundens (eller orsaken till att kunden inte signerar). Vid avslutet dras materialet från lagret, rapporten skapas som PDF och skickas, om det är aktiverat, till kunden via e-post.
Vad rapporten innehåller
Uppgifter om verkstaden och kunden, plats och kontaktperson, tekniker, ankomst- och avfärdstid med tiden hos kunden, ärendet, utfört arbete, anmärkningar, material och tjänster (med eller utan belopp beroende på inställningarna), bilder, båda underskrifterna och villkoren. Den är märkt ”Inte ett räkenskapsdokument”.
Visa, ladda ned och skicka
På fliken Rapport kan du visa, ladda ned och skicka den via e-post eller WhatsApp. Före avslutet kan den visas som utkast. Den signerade PDF:en sparas i privat lagring, aldrig bakom en offentlig länk. WhatsApp visas när det är anslutet under Inställningar › WhatsApp.
Ett besöks statusar
Ett besöks livscykel
Skapat och väntar på dagen.
Teknikern är på väg till kunden.
Teknikern är på plats.
Rapporten är signerad och avslutad, ännu inte fakturerad.
Fakturerat i Sattotal eller i ditt affärssystem (ERP).
Besöket blev aldrig av. Kräver en orsak.
Teknikern åkte dit men arbetet kunde inte utföras. Kräver en orsak och faktureras inte.
Ett avslutat besök som makuleras (endast administratör): lagret återförs och PDF:en sparas.
Fakturera ett besök
Faktura i Sattotal
Under Åtgärder › Fakturera skapas fakturan med raderna från rapporten, om fakturering är aktiv i ditt land och du har en betald plan. Besöket får statusen Fakturerad och kopplas till fakturan.
Fakturerad i mitt affärssystem
Om du fakturerar i ett annat program markerar du besöket som fakturerat med referensen till din faktura. En administratör kan ta bort markeringen om den blev fel.
Exportera till affärssystemet (ERP)
Exportknappen i listan laddar ned en CSV-fil med en rad per rad i rapporten (besökets huvuduppgifter upprepas på varje rad), för alla besök eller bara de som ännu inte fakturerats.
Makulera
En administratör kan makulera ett avslutat besök som inte har fakturerats. Det avdragna lagret återförs och PDF:en sparas med märkningen MAKULERAD.
Ta med enheten till verkstaden
Om arbetet fortsätter på verkstaden väljer du under Åtgärder › Koppla reparation en av kundens reparationer, eller trycker på ”Ta med till verkstaden”, som öppnar inlämningen av enheter med kunden redan vald. Den nya reparationen kopplas till besöket och på reparationens sida visas kortet ”Relaterade besök”.
Påminnelse kvällen före
Kvällen före besöket, mellan 17:00 och 20:00 i ditt lands tid, får kunden en påminnelse med datum, tid, adress och tekniker via e-post, WhatsApp eller båda, beroende på dina inställningar. Den skickas bara en gång; om du bokar om besöket skickas den igen med den nya tiden.
Inställningar för modulen
Under Inställningar › Besök (endast administratörer):
Numrering
Nummerserie för besöken (V som standard). Den får inte vara samma som en fakturaserie.
Framkörning
Om resa debiteras som standard (aldrig, bara företag eller alltid), vilken tjänst ur katalogen som används och hur den debiteras: fast belopp eller per kilometer (tur och retur), med ett pris per km som kan ändras vid varje besök och sparas som nytt standardpris.
Arbetstid
Tjänst för arbetstid (timpris), avrundning till 15, 30 eller 60 minuter och minsta debiterbara tid.
Arbetsrapport
Visa belopp i rapporten, ta med bilder, skicka rapporten till kunden vid avslut och egna villkor (annars används villkoren från Dokument).
Påminnelse och signeringslänk
Kanal för påminnelsen (ingen, e-post, WhatsApp eller båda) och antal dagar som länken för signering på distans gäller.
Lager för material
Standardlager som materialet tas från, till exempel teknikerns servicebil.
Spårbarhet
På kundkortet
Fliken Servicebesök listar kundens besök med status, tekniker och belopp, och hur många som ännu inte har fakturerats.
Besökets historik
Varje steg sparas med datum och vem som gjorde det: skapande, ombokningar, ankomst och avfärd, ändringar, underskrifter, utskick, lageravvikelser och interna anteckningar. Från Historik kan du också skriva till kunden via e-post eller WhatsApp med ”Skicka meddelande”, och utskicket sparas.
Behörigheter per modul
Besök är en egen behörighetsmodul. Ankomst, avfärd, underskrifter och avslut kan bara registreras av den tilldelade teknikern eller en administratör.