Wizyty u klienta
Planuj wizyty technika w domach i firmach, rejestruj przyjazd, wyjazd, prace i materiały, a na koniec zamknij wizytę protokołem serwisowym podpisanym przez technika i klienta.
Moduł Wizyty służy do pracy wykonywanej poza serwisem: instalacji, konserwacji, przeglądów i napraw w domu klienta lub w jego firmie. Każda wizyta ma własny numer (V-2026-000001), przypisanego technika, adres i godzinę. Technik prowadzi ją z telefonu, zapisuje, co zrobił i czego użył, a na koniec technik i klient podpisują protokół serwisowy. Protokół nie jest fakturą: to potwierdzenie wykonanej usługi. Fakturę wystawiasz potem w Sattotal albo we własnym programie do fakturowania (ERP).
Dostępne we wszystkich planach
W planie Free wizyty wliczają się do miesięcznego limitu 30 razem z naprawami: są liczone w chwili utworzenia (odwołane się nie liczą), a zamknięcie wizyty przy kliencie nigdy nie jest blokowane. Fakturowanie z aplikacji nadal wymaga płatnego planu.
Planowanie wizyty
Z poziomu Wizyty › Nowa wizyta albo z zakładki Wizyty w karcie klienta (klient jest wtedy już wybrany).
Klient i miejsce
Wybierz klienta. Adres wizyty uzupełnia się danymi z jego karty i możesz go zmienić (firmy często mają kilka oddziałów); opcja „Pod adresem klienta” przywraca adres z karty.
Kontakt i numer referencyjny
Osoba kontaktowa i telefon na miejscu oraz numer referencyjny klienta (numer zamówienia lub zgłoszenia), którego firmy często wymagają na fakturze.
Technik, data i czas trwania
Przypisz technika oraz datę i godzinę. Szacowany czas trwania pochodzi z ustawień (domyślnie 60 minut). Jeśli technik ma już inną wizytę w tym samym czasie, pojawi się ostrzeżenie, ale zaplanowanie nie zostanie zablokowane.
Czego potrzebuje klient
Rodzaj wizyty (naprawa, instalacja, konserwacja, przegląd lub inne), urządzenie, jeśli dotyczy, opis zgłoszenia i informacja, czy doliczany jest dojazd. Po zapisaniu wizyta ma status Zaplanowana i otrzymuje swój numer.
Lista, terminarz i podsumowanie według technika
Lista z filtrami
Filtruj według technika, statusu i okresu (dziś, jutro, tydzień, miesiąc lub wszystko) i wyszukuj po numerze, kliencie lub numerze referencyjnym. Filtr „Do zafakturowania” pokazuje tylko zakończone wizyty bez faktury.
„Moje wizyty” i „Dzisiaj” dla technika
Cały zespół widzi wszystkie wizyty, ale technik od razu trafia na swoje dzisiejsze wizyty, posortowane według godziny, z przyciskami do połączenia z osobą kontaktową i otwarcia trasy na mapie.
Grafik na miesiąc, tydzień lub dzień
Grafik jest widokiem startowym. W widoku miesiąca pod każdym dniem widzisz kropkę za każdą wizytę (w kolorze jej statusu), a po dotknięciu dnia jego wizyty pojawiają się poniżej; widok tygodnia pokazuje wszystkie siedem dni, a widok dnia wizyty według godziny. Wszystko w czasie lokalnym twojego kraju.
Podsumowanie według technika
Dla każdego technika: liczba wizyt, godziny spędzone u klienta i kwota do zafakturowania w wybranym okresie.
W dniu wizyty: tryb pracy
Na telefonie karta wizyty ma u dołu stały pasek z czynnością, którą należy wykonać w danym momencie. Godziny zapisuje serwer, a nie telefon. Obok „Zadzwoń” i „Wyznacz trasę” pojawia się WhatsApp, gdy jest połączony: otwiera wiadomość do klienta z wpisanym już numerem, a wysyłka trafia do Historii.
Jestem w drodze
Opcjonalnie. Oznacza, że technik wyjechał do klienta.
Jestem na miejscu
Zapisuje godzinę przyjazdu i zmienia status wizyty na W toku. Od tej chwili liczy się czas pracy u klienta.
Praca zakończona
Zapisuje godzinę wyjazdu i proponuje pozycję robocizny z czasem spędzonym na miejscu, zaokrąglonym zgodnie z ustawieniami.
Poprawianie godzin
Jeśli ktoś zapomniał nacisnąć przycisk na czas, godziny można poprawić w menu Akcje, dopóki nie ma podpisów. Zmiana zostaje zapisana w historii („przyjazd 10:02 → 09:55”).
Tryb pracy na telefonie
V-2026-000012
Klinika Stomatologiczna Uśmiech
Prace i materiały
Wykonane prace i uwagi
Dowolny tekst, który zapisuje się automatycznie podczas pisania i trafia do protokołu: co zostało zrobione, co sprawdzono i co zalecasz.
Materiały i usługi
Dodawaj części i usługi z katalogu (z ich ceną i podatkiem) albo pozycje wpisane ręcznie. Części są pobierane z magazynu wizyty, np. z samochodu serwisowego technika, i można do nich dodać numer seryjny.
Dojazd
Jeśli za wizytę pobiera się opłatę za dojazd, automatycznie dodaje się pozycja z usługą dojazdu z ustawień: jako stała kwota albo, przy rozliczaniu za kilometr, km tam i z powrotem razy cena za km. Przy tworzeniu wizyty Google Maps oblicza km i czas z warsztatu, żeby można było podać je klientowi (w przeciwnym razie wpisuje się je ręcznie), a w szczegółach można je przeliczyć, dopóki nie ma podpisów. Można ją włączyć lub usunąć w zakładce pracy.
Sugerowana robocizna
Po zakończeniu pracy proponowana jest robocizna z usługą ustawioną w konfiguracji: czas na miejscu jest zaokrąglany w górę do wielokrotności (15, 30 lub 60 minut) i stosowane jest minimum. Przed podpisaniem można ją dostosować.
Stan magazynowy przy zamknięciu, bez blokad
Materiały są zdejmowane ze stanu magazynowego po zakończeniu wizyty. Jeśli brakuje towaru, stan może zejść poniżej zera, a w historii pojawia się zgłoszenie problemu: zamknięcie wizyty przy kliencie nigdy nie jest blokowane.
Zdjęcia przed i po
W zakładce Zdjęcia możesz zrobić lub przesłać do 10 zdjęć stanu zastanego po przyjeździe i kolejne 10 zdjęć efektu pracy. Zdjęcia HEIC z iPhone'a są konwertowane automatycznie. Jeśli pozwalają na to ustawienia, do 4 zdjęć trafia do protokołu.
Podpisy protokołu
Podpisy zbiera się w zakładce Podpisy, gdy wizyta ma status W toku, a obie godziny są już zapisane.
Najpierw technik
Technik podpisuje się palcem na ekranie.
Potem klient
Klient przegląda podsumowanie i warunki, po czym podpisuje się, podając imię i nazwisko, opcjonalnie numer dokumentu, a w przypadku firmy także stanowisko.
Gdy klient nie może podpisać
Wybierz „Klient nieobecny” lub „Odmawia podpisu” i podaj powód. Informacja ta zostaje zapisana w protokole.
Podpisanego nie można zmienić
Po złożeniu podpisu nie można już edytować godzin, tekstów, materiałów ani zdjęć. Aby coś poprawić, trzeba usunąć podpisy i podpisać ponownie. Dzięki temu protokół zawsze odpowiada temu, co zostało podpisane.
Podpisy protokołu
Podpis technika
Carlos Ruiz
Podpis klienta
Tomás Villar · Kierownik
Klient potwierdza podpisem wykonanie prac i użyte materiały bez zastrzeżeń.
Podpis zdalny przez link
Jeśli zamykasz wizytę pod nieobecność klienta, Sattotal wysyła mu link e-mailem (lub przez WhatsApp, jeśli nie ma adresu e-mail), aby mógł przejrzeć protokół i podpisać go na telefonie, bez konta i hasła. Link wygasa po ustawionej liczbie dni (domyślnie 15) i można go wysłać ponownie lub skopiować w zakładce Podpisy. Gdy klient podpisze, protokół jest generowany ponownie z jego podpisem i adnotacją „Podpisano zdalnie przez link”, a następnie wysyłany do niego e-mailem.
Zakończenie i protokół serwisowy
Przycisk „Zakończ wizytę” wymaga zapisanego przyjazdu i wyjazdu, podpisu technika oraz podpisu klienta (lub powodu jego braku). Po zakończeniu materiały są zdejmowane ze stanu, generuje się protokół w PDF i, jeśli ta opcja jest włączona, zostaje on wysłany klientowi e-mailem.
Co zawiera protokół
Dane serwisu i klienta, miejsce i osobę kontaktową, technika, godziny przyjazdu i wyjazdu z czasem spędzonym u klienta, zgłoszenie, wykonane prace, uwagi, materiały i usługi (z kwotami lub bez, zależnie od ustawień), zdjęcia, oba podpisy i warunki. Jest oznaczony jako „Dokument niefiskalny”.
Podgląd, pobieranie i wysyłka
W zakładce Protokół możesz go wyświetlić, pobrać i wysłać e-mailem lub przez WhatsApp. Przed zakończeniem wizyty można zobaczyć go jako wersję roboczą. Podpisany PDF jest przechowywany w prywatnym magazynie plików, nigdy pod publicznym linkiem. WhatsApp pojawia się, gdy jest połączony w Ustawienia › WhatsApp.
Statusy wizyty
Cykl życia wizyty
Utworzona, czeka na swój termin.
Technik jedzie do klienta.
Technik jest na miejscu.
Protokół podpisany i zamknięty, czeka na fakturę.
Zafakturowana w Sattotal lub w Twoim ERP.
Do wizyty nie doszło. Wymaga podania powodu.
Technik dojechał, ale nie udało się wykonać pracy. Wymaga podania powodu i nie jest fakturowana.
Zakończona wizyta, która została anulowana (tylko administrator): stan magazynowy wraca, a PDF jest zachowany.
Fakturowanie wizyty
Faktura w Sattotal
W menu Akcje › Zafakturuj tworzysz fakturę z pozycjami protokołu, jeśli w Twoim kraju fakturowanie jest dostępne i masz płatny plan. Wizyta otrzymuje status Zafakturowana i jest powiązana z fakturą.
Zafakturowana w moim ERP
Jeśli wystawiasz faktury w innym programie, oznacz wizytę jako zafakturowaną, podając numer swojej faktury. Administrator może usunąć to oznaczenie, jeśli zostało dodane przez pomyłkę.
Eksport do ERP
Przycisk eksportu na liście pobiera plik CSV z jednym wierszem na każdą pozycję protokołu (z powtórzonym nagłówkiem wizyty) – dla wszystkich wizyt albo tylko tych do zafakturowania.
Anulowanie
Administrator może anulować zakończoną wizytę, która nie została jeszcze zafakturowana. Zdjęte materiały wracają na stan, a PDF zostaje zachowany z oznaczeniem ANULOWANY.
Zabranie urządzenia do serwisu
Jeśli praca ma być kontynuowana w serwisie, w menu Akcje › Powiąż naprawę wybierasz jedną z napraw klienta albo naciskasz „Zabierz do serwisu”, co otwiera przyjęcie urządzenia z już wybranym klientem. Nowa naprawa zostaje powiązana z wizytą, a w karcie naprawy pojawia się kafelek „Powiązane wizyty”.
Przypomnienie dzień wcześniej
Popołudniem w dniu poprzedzającym wizytę, między 17:00 a 20:00 czasu Twojego kraju, klient otrzymuje przypomnienie z datą, godziną, adresem i technikiem – e-mailem, przez WhatsApp lub obiema drogami, zależnie od ustawień. Przypomnienie wysyłane jest tylko raz; jeśli przełożysz wizytę, zostanie wysłane ponownie z nową godziną.
Ustawienia modułu
W Ustawienia › Wizyty (tylko administratorzy):
Numeracja
Seria numeracji wizyt (domyślnie V). Nie może być taka sama jak seria faktur.
Dojazd
Czy dojazd jest domyślnie płatny (nigdy, tylko dla firm lub zawsze), która usługa z katalogu jest używana i jak się rozlicza: stała kwota albo za kilometr (tam i z powrotem) z ceną za km, którą można zmienić przy każdej wizycie i zapisać jako nową domyślną.
Robocizna
Usługa robocizny (stawka godzinowa), zaokrąglanie do 15, 30 lub 60 minut i minimalny czas do rozliczenia.
Protokół serwisowy
Pokazywanie kwot w protokole, dołączanie zdjęć, wysyłanie go klientowi po zamknięciu wizyty i własny tekst warunków (w przeciwnym razie używane są warunki z sekcji Dokumenty).
Przypomnienie i link do podpisu
Kanał przypomnienia (brak, e-mail, WhatsApp lub oba) i liczba dni ważności linku do podpisu zdalnego.
Magazyn materiałów
Domyślny magazyn, z którego pobierane są materiały, np. samochód serwisowy technika.
Identyfikowalność
W karcie klienta
Zakładka Wizyty pokazuje wizyty klienta ze statusem, technikiem i kwotą oraz liczbę wizyt czekających na fakturę.
Historia wizyty
Każdy krok jest zapisywany z datą i autorem: utworzenie, zmiany terminu, przyjazd i wyjazd, edycje, podpisy, wysyłki, problemy ze stanem magazynowym i notatki wewnętrzne. Z zakładki Historia możesz też napisać do klienta e-mailem lub przez WhatsApp przyciskiem „Wyślij wiadomość”, a wysyłka zostaje zapisana.
Uprawnienia modułu
Wizyty to osobny moduł uprawnień. Przyjazd, wyjazd, podpisy i zamknięcie wizyty może obsłużyć tylko przypisany technik lub administrator.