Servisní výjezdy
Plánujte výjezdy technika do domácností a firem, zaznamenávejte příjezd, odjezd, práce a materiál a výjezd uzavřete pracovním výkazem podepsaným technikem i zákazníkem.
Modul Výjezdy slouží pro práci mimo servis: instalace, údržbu, revize nebo opravy u zákazníka doma či ve firmě. Každý výjezd má vlastní číslo (V-2026-000001), přiděleného technika, adresu a čas. Technik ho sleduje v mobilu, zapisuje, co udělal a co spotřeboval, a na konci technik i zákazník podepíšou pracovní výkaz. Pracovní výkaz není faktura: je to doklad o provedeném zásahu. Fakturu pak vystavíte v Sattotal nebo ve vlastním fakturačním programu (ERP).
K dispozici ve všech plánech
V plánu Free se výjezdy započítávají spolu s opravami do měsíčního limitu 30: počítají se při vytvoření (zrušené se nepočítají) a uzavření výjezdu před zákazníkem se nikdy nezablokuje. Fakturace přímo z aplikace i nadále vyžaduje placený plán.
Naplánování výjezdu
V části Výjezdy › Nový výjezd nebo na kartě Výjezdy v detailu zákazníka (zákazník je pak už vybraný).
Zákazník a místo
Vyberte zákazníka. Adresa výjezdu se doplní z jeho karty a můžete ji změnit (firmy mívají několik poboček); volba „Na adrese zákazníka“ ji vrátí zpět.
Kontakt a referenční číslo
Kontaktní osoba a telefon na místě a referenční číslo zákazníka (číslo objednávky nebo požadavku), které firmy často chtějí mít na faktuře.
Technik, datum a doba trvání
Přidělte technika a zadejte datum a čas. Odhadovaná doba trvání se přebírá z nastavení (výchozí je 60 minut). Pokud má technik ve stejnou dobu jiný výjezd, zobrazí se upozornění, ale naplánování se nezablokuje.
Co zákazník potřebuje
Typ výjezdu (oprava, instalace, údržba, revize nebo jiné), případně zařízení, popis požadavku a zda se účtuje doprava. Po uložení má výjezd stav Naplánován a své číslo.
Seznam, plán a přehled podle technika
Seznam s filtry
Filtrujte podle technika, stavu a období (dnes, zítra, týden, měsíc nebo vše) a vyhledávejte podle čísla, zákazníka nebo referenčního čísla. Filtr „K fakturaci“ zobrazí jen dokončené výjezdy, které ještě nejsou vyfakturované.
„Moje výjezdy“ a „Dnes“ pro technika
Celý tým vidí všechny výjezdy, ale technik se rovnou dostane na své dnešní výjezdy seřazené podle času, s tlačítky pro zavolání kontaktní osobě a otevření trasy v mapě.
Plán po měsících, týdnech nebo dnech
Plán je výchozí zobrazení. V měsíci vidíte pod každým dnem tečku za každý výjezd (v barvě jeho stavu) a po klepnutí na den se pod ním zobrazí jeho výjezdy; týden ukazuje všech sedm dní a den výjezdy podle času. Vše v místním čase vaší země.
Přehled podle technika
Pro každého technika: počet výjezdů, hodiny strávené u zákazníka a částka k fakturaci za zvolené období.
V den výjezdu: pracovní režim
V mobilu se v detailu výjezdu dole zobrazuje pevná lišta s akcí, která je právě na řadě. Časy zapisuje server, ne mobil. Vedle tlačítek „Zavolat“ a „Navigovat“ se zobrazí WhatsApp, když je připojený: otevře zprávu zákazníkovi s už vyplněným číslem a odeslání se zapíše do Historie.
Jsem na cestě
Nepovinné. Označí, že technik vyrazil k zákazníkovi.
Jsem na místě
Zaznamená čas příjezdu a přepne výjezd do stavu Probíhá. Od té chvíle běží měření času u zákazníka.
Hotovo
Zaznamená čas odjezdu a navrhne položku práce s časem stráveným na místě, zaokrouhleným podle vašeho nastavení.
Oprava časů
Pokud někdo zapomněl tlačítko stisknout včas, časy lze opravit v nabídce Akce, dokud nejsou připojeny podpisy. Změna se zapíše do historie („příjezd 10:02 → 09:55“).
Pracovní režim v mobilu
V-2026-000012
Zubní klinika Úsměv
Práce a materiál
Provedené práce a poznámky
Volný text, který se ukládá průběžně při psaní a objeví se ve výkazu: co se udělalo, co se zkontrolovalo a co doporučujete.
Materiál a služby
Přidávejte náhradní díly a služby z katalogu (s jejich cenou a daní) nebo volné položky. Náhradní díly se odepisují ze skladu výjezdu, například z dodávky technika, a lze u nich zadat sériové číslo.
Doprava
Pokud se výjezd účtuje, automaticky se přidá řádek se službou dopravy z nastavení: za pevnou částku, nebo při účtování za kilometr s kilometry tam a zpět krát cena za km. Při vytváření výjezdu Google Maps spočítá kilometry a čas z dílny, abyste je mohli sdělit zákazníkovi (jinak se zadají ručně), a v detailu je lze přepočítat, dokud nejsou podpisy. Lze ho zapnout nebo odebrat v záložce práce.
Navrhovaná práce
Po skončení se navrhne práce podle nastavené služby: čas na místě se zaokrouhlí nahoru na násobek kroku (15, 30 nebo 60 minut) a uplatní se minimum. Před podpisem ji lze upravit.
Zásoby při uzavření, bez blokování
Materiál se odepíše ze zásob při dokončení výjezdu. Pokud zásoby nestačí, stav může klesnout do mínusu a v historii se zaznamená problém se zásobou: uzavření před zákazníkem se nikdy nezablokuje.
Fotografie před a po
Na kartě Fotografie můžete pořídit nebo nahrát až 10 fotografií stavu při příjezdu a dalších 10 s výsledkem. Fotografie HEIC z iPhonu se převedou automaticky. Pokud to nastavení dovoluje, až 4 se objeví ve výkazu.
Podpisy výkazu
Podpisy se získávají na kartě Podpisy, když výjezd probíhá a oba časy jsou zaznamenané.
Nejprve technik
Technik se podepíše prstem na obrazovce.
Potom zákazník
Zákazník si prohlédne shrnutí a podmínky a podepíše se se svým jménem, volitelně s číslem dokladu a u firmy i s funkcí.
Když zákazník nemůže podepsat
Zvolte „Není přítomen“ nebo „Odmítá podepsat“ a uveďte důvod. Tato skutečnost se zaznamená ve výkazu.
Co je podepsané, se nemění
Jakmile je připojen podpis, nelze už upravovat časy, texty, materiál ani fotografie. Chcete-li něco opravit, je nutné podpisy smazat a podepsat znovu, takže výkaz vždy odpovídá tomu, co bylo podepsáno.
Podpisy výkazu
Podpis technika
Carlos Ruiz
Podpis zákazníka
Tomás Villar · Vedoucí
Zákazník svým podpisem potvrzuje, že souhlasí s provedenými pracemi a použitým materiálem.
Podpis na dálku přes odkaz
Pokud výjezd uzavřete bez přítomnosti zákazníka, Sattotal mu pošle odkaz e-mailem (nebo přes WhatsApp, pokud nemá e-mail), aby si výkaz prohlédl a podepsal ho v mobilu, bez účtu a hesla. Platnost odkazu vyprší po nastaveném počtu dní (výchozí je 15) a na kartě Podpisy ho lze znovu odeslat nebo zkopírovat. Jakmile zákazník podepíše, výkaz se znovu vygeneruje s jeho podpisem a poznámkou „Podepsáno na dálku přes odkaz“ a pošle se mu e-mailem.
Dokončení a pracovní výkaz
Tlačítko „Dokončit výjezd“ vyžaduje příjezd, odjezd, podpis technika a podpis zákazníka (nebo důvod, proč nepodepsal). Při dokončení se odepíšou zásoby, vygeneruje se výkaz v PDF a pokud je to zapnuté, odešle se zákazníkovi e-mailem.
Co výkaz obsahuje
Údaje servisu a zákazníka, místo a kontakt, technika, časy příjezdu a odjezdu s časem u zákazníka, požadavek, provedené práce, poznámky, materiál a služby (s částkami nebo bez nich podle nastavení), fotografie, oba podpisy a podmínky. Nese označení „Nejedná se o daňový doklad“.
Zobrazení, stažení a odeslání
Na kartě Výkaz ho můžete zobrazit, stáhnout a odeslat e-mailem nebo přes WhatsApp. Před dokončením ho lze zobrazit jako koncept. Podepsané PDF se ukládá do soukromého úložiště, nikdy na veřejný odkaz. WhatsApp se zobrazí, když je připojený v části Nastavení › WhatsApp.
Stavy výjezdu
Životní cyklus výjezdu
Vytvořený, čeká na svůj den.
Technik jede k zákazníkovi.
Technik je na místě.
Výkaz je podepsaný a uzavřený, čeká na fakturaci.
Vyfakturováno v Sattotal nebo ve vašem ERP.
K výjezdu vůbec nedošlo. Vyžaduje uvedení důvodu.
Technik dorazil, ale práci nebylo možné provést. Vyžaduje uvedení důvodu a nefakturuje se.
Dokončený výjezd, který se stornuje (jen administrátor): zásoby se vrátí a PDF zůstane zachováno.
Fakturace výjezdu
Faktura v Sattotal
V nabídce Akce › Fakturovat se vytvoří faktura s položkami výkazu, pokud je ve vaší zemi fakturace aktivní a máte placený plán. Výjezd přejde do stavu Vyfakturován a propojí se s fakturou.
Vyfakturováno v mém ERP
Pokud fakturujete v jiném programu, označte výjezd jako vyfakturovaný s číslem své faktury. Administrátor může označení odebrat, pokud šlo o omyl.
Export pro ERP
Tlačítko exportu v seznamu stáhne soubor CSV s jedním řádkem na každou položku výkazu (s opakovanou hlavičkou výjezdu), a to pro všechny výjezdy nebo jen pro ty k fakturaci.
Stornování
Administrátor může stornovat dokončený výjezd, který ještě není vyfakturovaný. Odepsané zásoby se vrátí a PDF zůstane zachováno s označením STORNOVÁNO.
Odvoz zařízení do servisu
Pokud práce pokračuje v servisu, v nabídce Akce › Propojit opravu vyberete jednu z oprav zákazníka nebo stisknete „Odvézt do servisu“, čímž se otevře příjem zařízení s již vybraným zákazníkem. Nová oprava se propojí s výjezdem a v detailu opravy se objeví karta „Související výjezdy“.
Připomínka den předem
Den před výjezdem odpoledne, mezi 17:00 a 20:00 místního času vaší země, dostane zákazník připomínku s datem, časem, adresou a technikem, a to e-mailem, přes WhatsApp nebo obojím podle vašeho nastavení. Odesílá se jen jednou; pokud výjezd přeplánujete, odešle se znovu s novým časem.
Nastavení modulu
V části Nastavení › Výjezdy (jen pro administrátory):
Číslování
Řada čísel výjezdů (výchozí je V). Nesmí se shodovat s fakturační řadou.
Doprava
Zda se doprava účtuje standardně (nikdy, jen firmám nebo vždy), která služba z katalogu se použije a jak se účtuje: pevnou částkou, nebo za kilometr (tam a zpět) s cenou za km, kterou lze u každého výjezdu změnit a uložit jako novou výchozí.
Práce
Služba práce (hodinová sazba), zaokrouhlování na 15, 30 nebo 60 minut a minimální účtovaná doba.
Pracovní výkaz
Zobrazení částek ve výkazu, přidání fotografií, odeslání zákazníkovi po uzavření a vlastní text podmínek (jinak se použijí podmínky z části Dokumenty).
Připomínka a odkaz k podpisu
Kanál připomínky (žádný, e-mail, WhatsApp nebo obojí) a počet dní platnosti odkazu k podpisu na dálku.
Sklad materiálu
Výchozí sklad, ze kterého se odepisuje materiál, například dodávka technika.
Dohledatelnost
V detailu zákazníka
Karta Výjezdy zobrazuje výjezdy zákazníka se stavem, technikem a částkou a také kolik jich čeká na fakturaci.
Historie výjezdu
Každý krok se zaznamená s datem a autorem: vytvoření, přeplánování, příjezd a odjezd, změny, podpisy, odeslané zprávy, problémy se zásobami a interní poznámky. Z karty Historie můžete zákazníkovi napsat také e-mailem nebo přes WhatsApp tlačítkem „Poslat zprávu“ a odeslání se zaznamená.
Oprávnění modulu
Výjezdy mají vlastní modul oprávnění. Příjezd, odjezd, podpisy a uzavření může provést jen přidělený technik nebo administrátor.