Servicebesøk
Planlegg teknikerbesøk hos privatpersoner og bedrifter, registrer ankomst, avreise, arbeid og materiell, og avslutt med en arbeidsrapport som både tekniker og kunde signerer.
Modulen Besøk er for arbeid som gjøres utenfor verkstedet: installasjoner, vedlikehold, kontroller eller reparasjoner hjemme hos kunden eller i bedriften deres. Hvert besøk har sitt eget nummer (V-2026-000001), en tildelt tekniker, en adresse og et klokkeslett. Teknikeren følger besøket på mobilen, noterer hva som gjøres og hva som brukes, og til slutt signerer tekniker og kunde arbeidsrapporten. Arbeidsrapporten er ikke en faktura, men dokumentasjonen på oppdraget. Etterpå fakturerer du i Sattotal eller i ditt eget faktureringsprogram (ERP).
Tilgjengelig i alle abonnementer
I Free-abonnementet teller besøk med i månedsgrensen på 30 sammen med reparasjonene: de telles når de opprettes (avlyste teller ikke), og fullføringen av et besøk blir aldri blokkert mens kunden står ved siden av. Fakturering fra appen krever fortsatt et betalt abonnement.
Planlegg et besøk
Fra Besøk › Nytt besøk, eller fra fanen Servicebesøk på et kundekort (da er kunden allerede valgt).
Kunde og sted
Velg kunden. Adressen for besøket fylles ut med adressen fra kundekortet, og du kan endre den (bedrifter har ofte flere avdelinger); med valget «På kundens adresse» får du den tilbake.
Kontaktperson og referanse
Kontaktperson og telefonnummer på stedet, og kundens referanse (ordre- eller saksnummer), som bedrifter ofte vil ha på fakturaen.
Tekniker, dato og varighet
Tildel tekniker og velg dato og klokkeslett. Anslått varighet hentes fra innstillingene (60 minutter som standard). Har teknikeren allerede et besøk som overlapper, får du et varsel, men besøket kan likevel planlegges.
Hva kunden ber om
Type besøk (reparasjon, installasjon, vedlikehold, kontroll eller annet), eventuelt enheten, en beskrivelse av oppdraget og om det tas betalt for utkjøring. Når du lagrer, får besøket statusen Planlagt og sitt nummer.
Liste, kalender og oversikt per tekniker
Liste med filtre
Filtrer på tekniker, status og periode (i dag, i morgen, uke, måned eller alle datoer), og søk på nummer, kunde eller referanse. «Venter på fakturering» viser bare fullførte besøk som ikke er fakturert ennå.
«Mine besøk» og «I dag» for teknikeren
Hele teamet ser alle besøk, men en tekniker kommer rett til sine besøk i dag, sortert etter klokkeslett, med knapper for å ringe kontaktpersonen og åpne ruten i kartet.
Kalender per måned, uke eller dag
Kalenderen er startvisningen. I månedsvisningen ser du en prikk per besøk under hver dag (i statusens farge), og når du trykker på en dag, vises besøkene under; ukevisningen viser alle sju dagene og dagsvisningen besøkene etter klokkeslett. Alt i landets lokale tid.
Oversikt per tekniker
For hver tekniker: antall besøk, timer hos kunden og beløp som venter på fakturering i den filtrerte perioden.
På besøksdagen: arbeidsmodus
På mobilen viser besøket en fast linje nederst med handlingen som står for tur. Klokkeslettene settes av serveren, ikke av mobilen. Ved siden av «Ring» og «Veibeskrivelse» vises WhatsApp når det er koblet til: Det åpner en melding til kunden med nummeret allerede fylt inn, og utsendelsen lagres i Historikk.
Jeg er på vei
Valgfritt. Markerer at teknikeren drar til kunden.
Jeg er fremme
Registrerer ankomsttiden og setter besøket til Pågår. Fra da av går stoppeklokken for tiden hos kunden.
Jeg er ferdig
Registrerer avreisetiden og foreslår en linje for arbeidstid med tiden på stedet, avrundet etter innstillingene dine.
Korriger tider
Har noen glemt å trykke i tide, kan tidene korrigeres under Handlinger så lenge det ikke finnes signaturer. Endringen lagres i historikken («ankomst 10:02 → 09:55»).
Arbeidsmodus på mobilen
V-2026-000012
Tannklinikken Smilet
Arbeid og materiell
Utført arbeid og merknader
Fritekst som lagres automatisk mens du skriver, og som kommer med i rapporten: hva som er gjort, hva som er kontrollert og hva du anbefaler.
Materiell og tjenester
Legg til reservedeler og tjenester fra katalogen (med pris og mva.) eller frie linjer. Reservedelene tas fra besøkets lager, for eksempel teknikerens servicebil, og kan ha serienummer.
Utkjøring
Hvis besøket faktureres for kjøring, legges det automatisk til en linje med kjøretjenesten fra innstillingene: som fast beløp eller, ved fakturering per kilometer, med km tur-retur ganger prisen per km. Når besøket opprettes, beregner Google Maps km og tid fra verkstedet slik at du kan si det til kunden (ellers skrives de inn manuelt), og i detaljene kan det beregnes på nytt så lenge det ikke finnes signaturer. Den kan slås på eller fjernes fra arbeidet.
Foreslått arbeidstid
Til slutt foreslås arbeidstiden med den innstilte tjenesten: tiden på stedet avrundes til valgt intervall (15, 30 eller 60 minutter), og minstetiden brukes. Den kan justeres før signering.
Lager ved fullføring, uten blokkering
Materiellet trekkes fra lageret når besøket fullføres. Mangler det varer, kan beholdningen gå i minus, og det registreres et lageravvik i historikken: fullføringen blir aldri blokkert mens kunden står ved siden av.
Bilder før og etter
I fanen Bilder tar eller laster du opp inntil 10 bilder av tilstanden ved ankomst og 10 til av resultatet. HEIC-bilder fra iPhone konverteres automatisk. Hvis innstillingene tillater det, kommer inntil 4 med i rapporten.
Signaturer på rapporten
Signaturene hentes inn i fanen Signaturer, mens besøket pågår og begge klokkeslettene er registrert.
Først teknikeren
Teknikeren signerer med fingeren på skjermen.
Deretter kunden
Kunden går gjennom sammendraget og vilkårene og signerer med navnet sitt, eventuelt et legitimasjonsdokument og stillingen sin hvis det er en bedrift.
Hvis kunden ikke kan signere
Velg «Ikke til stede» eller «Nekter å signere» og oppgi årsaken. Det kommer fram i rapporten.
Det som er signert, endres ikke
Når det finnes en signatur, kan tider, tekster, materiell og bilder ikke lenger redigeres. Skal noe rettes, må signaturene slettes og rapporten signeres på nytt. Slik stemmer rapporten alltid med det som er signert.
Signaturer på rapporten
Teknikerens signatur
Carlos Ruiz
Kundens signatur
Tomás Villar · Daglig leder
Kunden bekrefter med sin signatur det utførte arbeidet og materiellet som er brukt.
Signering på avstand via lenke
Fullfører du besøket uten at kunden er til stede, sender Sattotal kunden en lenke på e-post (eller via WhatsApp hvis det ikke finnes e-post), slik at kunden kan gå gjennom rapporten og signere den på mobilen, uten konto eller passord. Lenken utløper etter det innstilte antallet dager (15 som standard) og kan sendes på nytt eller kopieres fra fanen Signaturer. Når kunden signerer, lages rapporten på nytt med signaturen og merknaden «Signert på avstand via lenken», og den sendes til kunden på e-post.
Fullføring og arbeidsrapport
«Fullfør besøk» krever ankomst, avreise, teknikerens signatur og kundens (eller årsaken til at kunden ikke signerer). Ved fullføring trekkes materiellet fra lageret, rapporten lages som PDF og sendes, hvis det er slått på, til kunden på e-post.
Hva rapporten inneholder
Opplysninger om verkstedet og kunden, sted og kontaktperson, tekniker, ankomst- og avreisetid med tiden hos kunden, oppdraget, utført arbeid, merknader, materiell og tjenester (med eller uten beløp, avhengig av innstillingene), bilder, begge signaturene og vilkårene. Den er merket «Ikke et regnskapsbilag».
Vis, last ned og send
I fanen Rapport kan du vise den, laste den ned og sende den på e-post eller WhatsApp. Før fullføring kan den vises som utkast. Den signerte PDF-en lagres i privat lagring, aldri bak en offentlig lenke. WhatsApp vises når det er koblet til under Innstillinger › WhatsApp.
Statuser for et besøk
Livssyklusen til et besøk
Opprettet og venter på dagen.
Teknikeren er på vei til kunden.
Teknikeren er på stedet.
Rapporten er signert og avsluttet, venter på fakturering.
Fakturert i Sattotal eller i ERP-systemet ditt.
Besøket ble aldri gjennomført. Krever en årsak.
Teknikeren dro ut, men arbeidet kunne ikke utføres. Krever en årsak og faktureres ikke.
Et fullført besøk som annulleres (bare administrator): lageret føres tilbake, og PDF-en beholdes.
Fakturer et besøk
Faktura i Sattotal
Under Handlinger › Fakturer opprettes fakturaen med linjene fra rapporten, når fakturering er aktiv i landet ditt og du har et betalt abonnement. Besøket går over til Fakturert og kobles til fakturaen.
Fakturert i mitt ERP
Fakturerer du i et annet program, merker du besøket som fakturert med referansen til fakturaen din. En administrator kan fjerne merkingen hvis den ble satt ved en feil.
Eksport til ERP
Eksportknappen i listen laster ned en CSV-fil med én rad per linje i rapporten (besøkets hodeopplysninger gjentas på hver rad), for alle besøk eller bare de som venter på fakturering.
Annuller
En administrator kan annullere et fullført besøk som ikke er fakturert. Lageret som ble trukket, føres tilbake, og PDF-en beholdes med merket ANNULLERT.
Ta med enheten til verkstedet
Fortsetter arbeidet på verkstedet, velger du under Handlinger › Koble til reparasjon en av kundens reparasjoner, eller trykker på «Ta med til verkstedet», som åpner innleveringen av enheter med kunden allerede valgt. Den nye reparasjonen kobles til besøket, og på reparasjonssiden vises kortet «Relaterte besøk».
Påminnelse kvelden før
Kvelden før besøket, mellom kl. 17:00 og 20:00 lokal tid i landet ditt, får kunden en påminnelse med dato, klokkeslett, adresse og tekniker på e-post, WhatsApp eller begge, avhengig av innstillingene dine. Den sendes bare én gang; flytter du besøket, sendes den på nytt med det nye klokkeslettet.
Innstillinger for modulen
Under Innstillinger › Besøk (bare administratorer):
Nummerering
Nummerserie for besøkene (V som standard). Den kan ikke være lik en fakturaserie.
Utkjøring
Om kjøring faktureres som standard (aldri, bare bedrifter eller alltid), hvilken tjeneste fra katalogen som brukes og hvordan det faktureres: fast beløp eller per kilometer (tur-retur) med en pris per km som kan endres ved hvert besøk og lagres som ny standardpris.
Arbeidstid
Tjeneste for arbeidstid (timepris), avrunding til 15, 30 eller 60 minutter og minste fakturerbare tid.
Arbeidsrapport
Vis beløp i rapporten, ta med bilder, send rapporten til kunden ved avslutning og egne vilkår (ellers brukes vilkårene fra Dokumenter).
Påminnelse og signeringslenke
Kanal for påminnelsen (ingen, e-post, WhatsApp eller begge) og hvor mange dager lenken for signering på avstand er gyldig.
Lager for materiell
Standardlageret som materiellet tas fra, for eksempel teknikerens servicebil.
Sporbarhet
På kundekortet
Fanen Servicebesøk viser kundens besøk med status, tekniker og beløp, og hvor mange som venter på fakturering.
Besøkets historikk
Hvert steg lagres med dato og hvem som gjorde det: opprettelse, flyttinger, ankomst og avreise, endringer, signaturer, utsendelser, lageravvik og interne notater. Fra Historikk kan du også skrive til kunden på e-post eller WhatsApp med «Send melding», og utsendelsen lagres.
Tillatelser per modul
Besøk er en egen tillatelsesmodul. Ankomst, avreise, signaturer og fullføring kan bare registreres av den tildelte teknikeren eller en administrator.