Servicebesøg
Planlæg teknikerbesøg hos private og virksomheder, registrér ankomst, afgang, arbejde og materialer, og afslut med en arbejdsrapport, som både tekniker og kunde underskriver.
Modulet Besøg er til arbejde, der udføres uden for værkstedet: installationer, vedligeholdelse, eftersyn eller reparationer hjemme hos kunden eller i kundens virksomhed. Hvert besøg har sit eget nummer (V-2026-000001), en tildelt tekniker, en adresse og et tidspunkt. Teknikeren følger besøget på mobilen, noterer, hvad der bliver lavet og brugt, og til sidst underskriver tekniker og kunde arbejdsrapporten. Arbejdsrapporten er ikke en faktura, men dokumentationen for indsatsen. Bagefter fakturerer du i Sattotal eller i dit eget faktureringsprogram (ERP).
Tilgængelig i alle abonnementer
I Free-abonnementet tæller besøg med i den månedlige grænse på 30 sammen med reparationerne: de tælles, når de oprettes (aflyste tæller ikke), og afslutningen af et besøg bliver aldrig blokeret, mens kunden står ved siden af. Fakturering fra appen kræver stadig et betalt abonnement.
Planlæg et besøg
Fra Besøg › Nyt besøg eller fra fanen Servicebesøg på en kundes profil (så er kunden allerede valgt).
Kunde og sted
Vælg kunden. Besøgets adresse udfyldes med adressen fra kundeprofilen, og du kan ændre den (virksomheder har ofte flere afdelinger); med valgmuligheden «På kundens adresse» får du den tilbage.
Kontaktperson og reference
Kontaktperson og telefonnummer på stedet samt kundens reference (ordre- eller sagsnummer), som virksomheder ofte vil have på fakturaen.
Tekniker, dato og varighed
Tildel teknikeren, og vælg dato og klokkeslæt. Den anslåede varighed kommer fra indstillingerne (60 minutter som standard). Har teknikeren allerede et besøg, der overlapper, får du en advarsel, men besøget kan stadig planlægges.
Hvad kunden ønsker
Type besøg (reparation, installation, vedligeholdelse, eftersyn eller andet), eventuelt enheden, en beskrivelse af opgaven, og om der opkræves kørsel. Når du gemmer, står besøget som Planlagt med sit nummer.
Liste, kalender og oversigt pr. tekniker
Liste med filtre
Filtrér efter tekniker, status og periode (i dag, i morgen, uge, måned eller alle datoer), og søg efter nummer, kunde eller reference. «Afventer fakturering» viser kun afsluttede besøg, der endnu ikke er faktureret.
«Mine besøg» og «I dag» for teknikeren
Hele teamet kan se alle besøg, men en tekniker lander direkte på sine besøg i dag, sorteret efter klokkeslæt, med knapper til at ringe til kontaktpersonen og åbne ruten på kortet.
Kalender pr. måned, uge eller dag
Kalenderen er startvisningen. I månedsvisningen ser du en prik pr. besøg under hver dag (i statussens farve), og når du trykker på en dag, vises dens besøg nedenunder; ugevisningen viser alle syv dage og dagsvisningen besøgene efter klokkeslæt. Alt i dit lands lokale tid.
Oversigt pr. tekniker
For hver tekniker: antal besøg, timer hos kunden og beløb, der afventer fakturering, i den filtrerede periode.
På dagen for besøget: arbejdstilstand
På mobilen viser besøget en fast bjælke nederst med den handling, der står for tur. Tidspunkterne sættes af serveren, ikke af mobilen. Ved siden af “Ring op” og “Rutevejledning” vises WhatsApp, når det er forbundet: Det åbner en besked til kunden med nummeret udfyldt, og afsendelsen gemmes i Historik.
Jeg er på vej
Valgfrit. Markerer, at teknikeren tager af sted til kunden.
Jeg er ankommet
Registrerer ankomsttidspunktet og sætter besøget til I gang. Fra da af kører stopuret for tiden hos kunden.
Jeg er færdig
Registrerer afgangstidspunktet og foreslår en linje med arbejdsløn for tiden på stedet, afrundet efter dine indstillinger.
Ret tidspunkter
Har teknikeren glemt at trykke i tide, kan tidspunkterne rettes under Handlinger, så længe der ikke er nogen underskrifter. Ændringen gemmes i historikken («ankomst 10:02 → 09:55»).
Arbejdstilstand på mobilen
V-2026-000012
Tandklinikken Smilet
Arbejde og materialer
Udført arbejde og bemærkninger
Fritekst, der gemmes automatisk, mens du skriver, og kommer med i rapporten: hvad der er lavet, hvad der er kontrolleret, og hvad du anbefaler.
Materialer og tjenester
Tilføj reservedele og tjenester fra kataloget (med pris og moms) eller frie linjer. Reservedelene tages fra besøgets lager, for eksempel teknikerens servicevogn, og kan have et serienummer.
Kørsel
Hvis besøget afregner kørsel, tilføjes der automatisk en linje med kørselsydelsen fra indstillingerne: som fast beløb eller, ved afregning pr. kilometer, med km tur-retur gange prisen pr. km. Når besøget oprettes, beregner Google Maps km og tid fra værkstedet, så du kan oplyse kunden om det (ellers skrives de manuelt), og i detaljerne kan det beregnes igen, så længe der ikke er underskrifter. Den kan slås til eller fjernes under arbejdet.
Foreslået arbejdsløn
Til sidst foreslås arbejdslønnen med den indstillede tjeneste: tiden på stedet afrundes til det valgte interval (15, 30 eller 60 minutter), og minimumstiden anvendes. Du kan justere den, før der underskrives.
Lager ved afslutning, uden blokering
Materialerne trækkes fra lageret, når besøget afsluttes. Mangler der varer, må beholdningen gå i minus, og der noteres en lagerhændelse i historikken: afslutningen bliver aldrig blokeret, mens kunden står ved siden af.
Billeder før og efter
På fanen Billeder tager eller uploader du op til 10 billeder af tilstanden ved ankomst og yderligere 10 af resultatet. HEIC-billeder fra iPhone konverteres automatisk. Hvis indstillingerne tillader det, kommer op til 4 med i rapporten.
Underskrifter på rapporten
Underskrifterne indhentes på fanen Underskrifter, mens besøget er i gang, og begge tidspunkter er registreret.
Først teknikeren
Teknikeren underskriver med fingeren på skærmen.
Derefter kunden
Kunden gennemgår oversigten og betingelserne og underskriver med sit navn, eventuelt et id-dokument og sin stilling, hvis det er en virksomhed.
Hvis kunden ikke kan underskrive
Vælg «Ikke til stede» eller «Nægter at underskrive», og angiv årsagen. Det fremgår af rapporten.
Det underskrevne kan ikke ændres
Når der er en underskrift, kan tidspunkter, tekster, materialer og billeder ikke længere redigeres. Skal noget rettes, skal underskrifterne slettes, og der skal underskrives igen. På den måde svarer rapporten altid til det, der er underskrevet.
Underskrifter på rapporten
Teknikerens underskrift
Carlos Ruiz
Kundens underskrift
Tomás Villar · Driftsleder
Kunden bekræfter med sin underskrift det udførte arbejde og de anvendte materialer.
Underskrift på afstand via link
Afslutter du besøget uden kunden, sender Sattotal kunden et link på e-mail (eller via WhatsApp, hvis der ikke er en e-mail), så kunden kan gennemgå rapporten og underskrive den fra mobilen uden konto eller adgangskode. Linket udløber efter det indstillede antal dage (15 som standard) og kan sendes igen eller kopieres fra fanen Underskrifter. Når kunden underskriver, genereres rapporten igen med underskriften og bemærkningen «Underskrevet på afstand via linket» og sendes til kunden på e-mail.
Afslutning og arbejdsrapport
«Afslut besøg» kræver ankomst, afgang, teknikerens underskrift og kundens (eller årsagen til, at kunden ikke underskriver). Ved afslutningen trækkes materialerne fra lageret, rapporten oprettes som PDF og sendes, hvis det er slået til, til kunden på e-mail.
Hvad rapporten indeholder
Værkstedets og kundens oplysninger, sted og kontaktperson, tekniker, ankomst- og afgangstidspunkt med tiden hos kunden, opgaven, udført arbejde, bemærkninger, materialer og tjenester (med eller uden beløb afhængigt af indstillingerne), billeder, begge underskrifter og betingelserne. Den er mærket «Ikke et regnskabsbilag».
Se, download og send
På fanen Rapport kan du se den, downloade den og sende den på e-mail eller WhatsApp. Før afslutningen kan den ses som kladde. Den underskrevne PDF gemmes i privat lagring og aldrig bag et offentligt link. WhatsApp vises, når det er forbundet under Indstillinger › WhatsApp.
Et besøgs statusser
Et besøgs livscyklus
Oprettet og venter på dagen.
Teknikeren er på vej til kunden.
Teknikeren er på stedet.
Rapporten er underskrevet og afsluttet og afventer fakturering.
Faktureret i Sattotal eller i dit ERP.
Besøget blev aldrig til noget. Kræver en årsag.
Teknikeren tog ud, men arbejdet kunne ikke udføres. Kræver en årsag og faktureres ikke.
Et afsluttet besøg, der annulleres (kun administrator): lageret lægges tilbage, og PDF'en bevares.
Fakturer et besøg
Faktura i Sattotal
Under Handlinger › Fakturer oprettes fakturaen med linjerne fra rapporten, når fakturering er aktiv i dit land, og du har et betalt abonnement. Besøget skifter til Faktureret og knyttes til fakturaen.
Faktureret i mit ERP
Fakturerer du i et andet program, markerer du besøget som faktureret med referencen fra din faktura. En administrator kan fjerne markeringen, hvis den var en fejl.
Eksport til ERP
Eksportknappen i listen downloader en CSV-fil med én række pr. linje i rapporten (besøgets hovedoplysninger gentages i hver række), for alle besøg eller kun dem, der afventer fakturering.
Annuller
En administrator kan annullere et afsluttet besøg, der ikke er faktureret. Det fratrukne lager lægges tilbage, og PDF'en bevares med mærket ANNULLERET.
Tag enheden med på værkstedet
Fortsætter arbejdet på værkstedet, vælger du under Handlinger › Tilknyt reparation en af kundens reparationer eller trykker på «Tag med på værkstedet», som åbner indleveringen af enheder med kunden allerede valgt. Den nye reparation tilknyttes besøget, og på reparationens side vises kortet «Relaterede besøg».
Påmindelse aftenen før
Aftenen før besøget, mellem kl. 17:00 og 20:00 i dit lands tid, modtager kunden en påmindelse med dato, klokkeslæt, adresse og tekniker på e-mail, WhatsApp eller begge dele, alt efter dine indstillinger. Den sendes kun én gang; flytter du besøget, sendes den igen med det nye tidspunkt.
Indstillinger for modulet
Under Indstillinger › Besøg (kun administratorer):
Nummerering
Nummerserie for besøgene (V som standard). Den må ikke være den samme som en fakturaserie.
Kørsel
Om kørsel afregnes som standard (aldrig, kun for virksomheder eller altid), hvilken ydelse fra kataloget der bruges, og hvordan der afregnes: fast beløb eller pr. kilometer (tur-retur) med en pris pr. km, der kan ændres ved hvert besøg og gemmes som ny standardpris.
Arbejdsløn
Tjeneste for arbejdsløn (timepris), afrunding til 15, 30 eller 60 minutter og minimum til fakturering.
Arbejdsrapport
Vis beløb i rapporten, medtag billeder, send rapporten til kunden ved afslutning og egne betingelser (ellers bruges dem fra Dokumenter).
Påmindelse og underskriftslink
Kanal til påmindelsen (ingen, e-mail, WhatsApp eller begge) og antal dage, linket til underskrift på afstand er gyldigt.
Lager til materialer
Standardlager, som materialerne tages fra, for eksempel teknikerens servicevogn.
Sporbarhed
På kundens profil
Fanen Servicebesøg viser kundens besøg med status, tekniker og beløb, og hvor mange der afventer fakturering.
Besøgets historik
Hvert trin gemmes med dato og ophavsperson: oprettelse, flytninger, ankomst og afgang, ændringer, underskrifter, afsendelser, lagerhændelser og interne noter. Fra Historik kan du også skrive til kunden på e-mail eller WhatsApp med “Send besked”, og afsendelsen bliver gemt.
Tilladelser pr. modul
Besøg er et selvstændigt tilladelsesmodul. Ankomst, afgang, underskrifter og afslutning kan kun registreres af den tildelte tekniker eller en administrator.