Duomenų importavimas (CSV)
Perkelkite savo klientus, atsargas ir tiekėjus į Sattotal iš bet kurios kitos programos CSV failu: atsisiunčiamas šablonas, DI pagalba ir peržiūra prieš patvirtinant
Jei pereinate iš kitos valdymo programos (ar skaičiuoklės), nereikia savo duomenų įvedinėti po vieną. Skiltyje Nustatymai → Importuoti duomenis rasite tris atskirus importavimo įrankius – klientų, atsarginių dalių ir tiekėjų, – kurie nuskaito CSV failą, patikrina kiekvieną eilutę, parodo peržiūrą su tuo, kas bus sukurta, ir įrašo duomenis tik jums patvirtinus. Visose palaikomose šalyse tai veikia vienodai.
Atsisiunčiamas šablonas
Kiekvienas importavimo įrankis turi savo CSV šabloną su tiksliais stulpeliais ir dviem pavyzdinėmis eilutėmis. Atsisiųskite jį ir naudokite kaip pagrindą: pirmosios eilutės (antraštės) nekeiskite.
Paruošta užklausa DI
Mygtukas nukopijuoja paruoštą užklausą (prompt): įklijuokite ją į ChatGPT ar Claude kartu su iš ankstesnės programos eksportuotu failu, ir gausite CSV, jau konvertuotą į mūsų formatą.
Saugi peržiūra
Prieš ką nors sukuriant, matysite, kiek eilučių yra tinkamos, kurios dubliuojasi ir kuriose yra klaidų, su tikslia priežastimi ir kiekvienos eilutės numeriu.
Tūkstančiai eilučių
Iki 10 000 eilučių viename faile. Importuojama paketais su eigos juosta, o jei procesas nutrūksta pusiaukelėje, tą patį failą galite drąsiai įkelti dar kartą: tai, kas jau sukurta, praleidžiama.
Kaip importuoti duomenis žingsnis po žingsnio
Eksportuokite iš dabartinės programos
Iškelkite klientus, prekes ar tiekėjus iš ankstesnės programos tokiu formatu, kokį ji siūlo: Excel, CSV ar bet kokiu kitu. Nesvarbu, kaip vadinasi jos stulpeliai.
Atsisiųskite mūsų šabloną
Skiltyje Nustatymai → Importuoti duomenis pasirinkite skirtuką „Klientai“, „Atsarginės dalys“ arba „Tiekėjai“ ir paspauskite „Atsisiųsti šabloną“, kad pamatytumėte tikslų reikalingą formatą.
Konvertuokite failą (jei norite – su DI)
Paspauskite „Kopijuoti užklausą DI“, įklijuokite ją į ChatGPT ar Claude kartu su eksportuotu failu, ir gausite paruoštą CSV. Jei norite, šabloną galite užpildyti ir rankiniu būdu.
Įkelkite failą ir peržiūrėkite
Įkelkite CSV ir peržiūrėkite rezultatą: tinkamos, besidubliuojančios ir klaidingos eilutės, kiekviena su priežastimi. Failą galite taisyti ir įkelti iš naujo tiek kartų, kiek reikia.
Patvirtinkite ir patikrinkite rezultatą
Paspauskite „Importuoti“ ir stebėkite eigą. Pabaigoje matysite, kiek įrašų sukurta, kiek praleista kaip dublikatai ir ar kuri nors eilutė nepavyko, su tiesioginėmis nuorodomis į jūsų klientus, atsargas ar tiekėjus.
Kas importuojama apie kiekvieną klientą
Privaloma: vardas ir mokesčių identifikatorius (oficialiu jūsų šalies formatu: asmens ar įmonės kodas, PVM mokėtojo kodas, CPF/CNPJ…). Neprivaloma: tipas (fizinis ar juridinis asmuo), pavardė, įmonės pavadinimas, el. paštas, telefonas, antras telefonas, visas adresas ir pastabos. Kliento kodas (CLI-0001, CLI-0002…) sukuriamas automatiškai. Klientas laikomas dublikatu, jei jau yra kitas klientas su tuo pačiu mokesčių identifikatoriumi.
Kas importuojama apie kiekvieną atsarginę dalį
Privaloma: pavadinimas ir pardavimo kaina be mokesčių. Neprivaloma: vidinis kodas (jei paliksite tuščią, bus sukurtas REP-0001, REP-0002…), brūkšninis kodas, aprašymas, kategorija, savikaina ir antkainis. Be to, galite perkelti pradines atsargas: stulpeliai sandėlis (pagal pavadinimą ar kodą; tuščias reiškia pagrindinį sandėlį), kiekis ir minimalios atsargos. Pradinės atsargos istorijoje užregistruojamos kaip pajamų judėjimas, tarsi būtumėte jas įvedę rankiniu būdu.
Kas importuojama apie kiekvieną tiekėją
Privalomas tik pavadinimas. Neprivaloma: vidinis kodas (tuščias sukuria PROV-001, PROV-002…), mokesčių identifikatorius, el. paštas, telefonai, svetainė, visas adresas, kontaktinis asmuo ir jo pareigos, įprastas mokėjimo būdas, mokėjimo terminas dienomis, IBAN, jūsų kaip kliento sąskaitos numeris ir pastabos. Tiekėjas laikomas dublikatu, jei jau yra kitas tiekėjas su tuo pačiu kodu, tuo pačiu mokesčių identifikatoriumi arba lygiai tokiu pačiu pavadinimu.
Pereinate iš kitos Sattotal organizacijos?
Jei jau naudojate Sattotal kitose dirbtuvėse arba norite perkelti duomenis tarp organizacijų, nieko ruošti nereikia: pradinėje organizacijoje atidarykite Nustatymai → Eksportuoti duomenis, atsisiųskite klientų, atsarginių dalių ir tiekėjų CSV failus ir įkelkite juos čia tokius, kokie yra. Jie eksportuojami lygiai su tais pačiais stulpeliais, todėl peržiūroje neatsiras nė vienos formato klaidos.
Dublikatai niekada neperrašo jūsų duomenų
Importuojant tik KURIAMI nauji įrašai: niekas, kas jau egzistuoja, niekada nekeičiama ir neperrašoma. Jei eilutė sutampa su esamu klientu (tas pats mokesčių identifikatorius) ar esama atsargine dalimi (tas pats kodas ar brūkšninis kodas), ji praleidžiama ir parodoma santraukoje. Todėl tą patį failą įkelti pakartotinai visada saugu: antrą kartą visos eilutės bus pažymėtos kaip dublikatai ir niekas nebus sukurta du kartus.
Failo formatas ir apribojimai
CSV UTF-8 koduote, daugiausia 10 000 duomenų eilučių ir 5 MB viename faile (jei turite daugiau, padalykite į kelis failus; DI užklausoje to jau prašoma). Skyriklis gali būti kabliataškis arba kablelis – jis nustatomas automatiškai, – o dešimtainė dalis gali būti atskirta kableliu (89,90) arba tašku (89.90). Jei išsaugote iš Excel, naudokite „Įrašyti kaip → CSV UTF-8“.
Patarimas: pradėkite nuo nedidelio bandymo
Prieš importuodami tūkstančius eilučių, išbandykite 5 ar 10 eilučių failą. Skiltyje „Klientai“ ar „Atsargos“ patikrinkite, ar viskas atrodo taip, kaip tikėjotės, ir tik tada įkelkite visą failą. Ir atminkite: duomenis importuoti gali tik organizacijos administratoriai.
Taip atrodo peržiūra prieš patvirtinant
dirbtuviu-klientai.csv
118
Tinkamos eilutės
3
Dublikatai
2
Su klaidomis