Sąskaitų išrašymas

Įjungtas pagal numatytuosius nustatymus, su dinaminiu šoniniu meniu

Skiltyje Nustatymai → Sąskaitų išrašymas modulį galite įjungti arba išjungti. Pakeitus nustatymą, šoninio meniu skyrius „Sąskaitų išrašymas“ atsiranda arba dingsta neperkraunant puslapio.

Elektroninė sąskaita faktūra – atskirai

Įprastas sąskaitų išrašymas veikia be jokių papildomų veiksmų. Elektroninė sąskaita faktūra (Veri*Factu Ispanijoje) turi atskirą jungiklį, pagal numatytuosius nustatymus išjungtą, nes Ispanijoje ji dar neprivaloma (įmonėms – nuo 2027-01-01, savarankiškai dirbantiems – nuo 2027-07-01).

Rankiniu būdu

Iš /facturacion → Nauja, su laisvomis eilutėmis arba eilutėmis iš katalogo (atsarginių dalių ir paslaugų). Klientą pasirenkate paieškos lauke, o mokestis paimamas iš jūsų mokesčių nustatymų.

Iš kasos čekio

Kai klientas prašo sąskaitos faktūros už jau apmokėtą pardavimą. Nukopijuojamos čekio eilutės ir sumos; jei pardavimas buvo „Bendrajam pirkėjui“, turite nurodyti klientą.

Iš remonto

Jei remonto sąmata patvirtinta, sąskaita faktūra sukuriama su jos dalimis ir paslaugomis. To paties čekio ar remonto negalima įtraukti į sąskaitą faktūrą du kartus.

Eilutės, redaguojamos tiesiogiai

Prekė, kiekis, kaina ir kiekvienos eilutės mokestis. Eilutes galite pridėti rankiniu būdu arba perkelti iš katalogo. Prekių su serijos numeriu eilutėje rodomas jų S/N.

Konfigūruojamas apmokėjimo terminas

Kurdami sąskaitą faktūrą pasirenkate apmokėjimo terminą: 0 dienų (tą pačią dieną, numatytasis), 30, 60 arba 90. Data apskaičiuojama automatiškai ir rodoma dokumente.

Valiuta pagal jūsų šalį

Valiuta paimama iš jūsų mokesčių nustatymuose nurodytos šalies (EUR, USD, BRL…) ir rodoma sąskaitoje faktūroje bei sąraše.

Visada atskira serija

Kreditinė sąskaita niekada neredaguoja pradinės: tai naujas dokumentas su savo serija (pvz., FR-2026-000001) ir neigiamomis sumomis (visiškas kreditavimas). Pradinė sąskaita įgyja būseną „Koreguota“.

Privaloma priežastis

Koreguodami turite nurodyti priežastį – ji užregistruojama dokumente ir istorijoje. Kreditinės sąskaitos koreguoti negalima.

Susietos abiem kryptimis

Iš kreditinės sąskaitos pereinate į pradinę sąskaitą faktūrą, o iš koreguotos sąskaitos – į jos kreditinę sąskaitą. Sąraše jos rodomos atskiruose skirtukuose: niekada nesimaišo.

Užregistruoti mokėjimą

Pažymėkite sąskaitą faktūrą kaip apmokėtą (visa suma): mokėtina suma tampa 0, atsiranda žalia juosta APMOKĖTA ir žalia žymė sąraše su apmokėjimo data.

Anuliuoti mokėjimą

Jei suklydote, mokėjimą galite anuliuoti ir sąskaita faktūra vėl taps „Neapmokėta“. Viskas užfiksuojama istorijoje.

PDF, el. paštas ir spausdinimas

Kiekvienai išrašytai sąskaitai faktūrai sukuriamas PDF (su mokestiniu QR kodu, jei įjungta Veri*Factu). Jį galite atsisiųsti, peržiūrėti ekrane, atspausdinti arba išsiųsti klientui el. paštu ar per WhatsApp.

Veiklos istorija pokalbių stiliumi

Šoninėje skiltyje registruojama viskas: sukūrimas, juodraštis → išrašyta, koregavimas, mokėjimai ir kiekvienas išsiuntimas, su autoriumi ir laiku, sugrupuota pagal dienas – kaip ir remontuose.

Pastabos ir žinutės

Tiesiai iš sąskaitos faktūros galite užregistruoti vidinę pastabą arba išsiųsti klientui laisvą žinutę el. paštu ar per WhatsApp – tai užfiksuojama istorijoje.

Sąskaitos faktūros ir kreditinės sąskaitos atskirai

Du skirtukai: įprastos sąskaitos faktūros ir kreditinės sąskaitos, kurios nesimaišo. Kreditinių sąskaitų skirtuke stulpelis rodo, kurią sąskaitą faktūrą jos koreguoja, su nuoroda.

Spalvotos būsenos

Juodraštis (geltona), Išrašyta (žalia), Apmokėta (smaragdinė) ir Koreguota (raudona) – tomis pačiomis spalvomis kaip ir kitose programos dalyse. Į kortelę pateksite spustelėję eilutę.

Pradelstos – raudonai

Jei išrašyta ir neapmokėta sąskaita faktūra viršija apmokėjimo terminą, data rodoma raudonai ir santykine forma („prieš 2 mėnesius“), kad ją pastebėtumėte iš pirmo žvilgsnio.

Nuskaitymas su DI (nuotrauka ar PDF)

Įkelkite tiekėjo sąskaitos faktūros PDF arba ją nufotografuokite, ir asistentas perskaitys jos turinį: atpažins tiekėją (o jei jo nėra – pasiūlys jį užregistruoti kartu su banko sąskaitomis) ir ištrauks eilutes su kodais, kiekiais, serijos numeriais bei pagal aprašymą pasiūlys kiekvienos prekės prekės ženklą ir kategoriją, kai tik įmanoma pakartotinai naudodamas tuos, kurie jau yra jūsų kataloge. Prieš išsaugant viską galima redaguoti; niekas neįrašoma, kol nepatvirtinate.

Kaina, antkainis ir prekės kortelė kiekvienoje eilutėje

Kiekviena eilutė turi savo EAN, prekės ženklą ir kategoriją, taip pat savikainą, antkainį (%) ir galutinę kainą. Kaina su mokesčiais – dar vienas laukas: įrašykite ją tiesiogiai, ir kaina be mokesčių bei antkainis persiskaičiuos patys (kaip ir atsarginės dalies kortelėje), arba pakeiskite savikainą ar antkainį – tada atsinaujins kaina su mokesčiais. Tai tik užrašas, kai registruosite prekę; savaime jis nekeičia atsargų ir nieko neįtraukia į sąskaitą.

Automatinis susiejimas pagal kodą ar EAN

Jei eilutėje įrašytas kodas ar EAN sutampa su jūsų kataloge jau esančia preke, eilutė susiejama automatiškai – nereikia spausti jokio mygtuko ir nekyla rizika sukurti prekės dublikatą.

Automatiškai siūloma kategorija

Rašant prekės aprašymą, jei jame yra jūsų kataloge jau naudojamos kategorijos pavadinimas (pavyzdžiui, „SSD“ ar „Nešiojamasis kompiuteris“), eilutė ją užpildo pati. Ją bet kada galite pakeisti arba įrašyti naują.

Serijos numerių pridėjimas rankiniu būdu

Serijos numerių laukas rodomas tik tada, jei susieta prekė jų reikalauja arba asistentas jau rado jų sąskaitoje faktūroje. Jei taip nėra, bet vis tiek norite juos užrašyti, mygtukas „Pridėti serijos numerį“ parodo lauką, kuriame galite juos įrašyti.

Prekės sukūrimas neišeinant iš sąskaitos faktūros

Jei eilutė nesusieta su jokia katalogo preke, mygtukas „Sukurti prekę ar atsarginę dalį“ atveria formą, kurioje pavadinimas, kodas, EAN, prekės ženklas, kategorija, savikaina ir antkainis jau užpildyti pagal eilutę – jums tereikia juos peržiūrėti ir patvirtinti. Prekė dar nesukuriama: eilutėje ji lieka „laukianti“ ir į katalogą įtraukiama išsaugojus sąskaitą faktūrą (kaip juodraštį arba užregistruotą), jau susieta su ja.

Sukuria atsargas ir serijos numerius

Užregistravus sąskaitą faktūrą (juodraštis → užregistruota), kiekviena su preke susieta eilutė sukuria atsargų pajamas su tikra savikaina, o prekės su serijos numeriais užregistruojamos po vieną vienetą kiekvienam serijos numeriui.

Pridėti prie atsargų arba jas normalizuoti

Kiekviena su preke susieta eilutė turi jungiklį, leidžiantį registruojant sąskaitą faktūrą pridėti ją prie atsargų. Jei tos prekės atsargos buvo neigiamos, rodomas įspėjimas su mygtuku joms normalizuoti: atsargos nustatomos tiksliai lygios šios sąskaitos kiekiui, užuot pridėjus jį prie neigiamo likučio.

Juodraščio taisymas

Jei paspaudus „Užregistruoti“ trūksta duomenų (pavyzdžiui, pajamų sandėlio), sąskaita faktūra lieka juodraščiu – nieko, ką jau įrašėte, neprarandate. Jos kortelėje mygtukas „Redaguoti juodraštį“ grąžina jus į jau užpildytą formą, kad ją pataisytumėte ir bandytumėte dar kartą.

Juodraštis, Užregistruota, Apmokėta

Juodraštį galima redaguoti ar ištrinti. Užregistruotos (su sukurtomis atsargomis) sąskaitos nebegalima redaguoti; galite ją pažymėti kaip apmokėtą. Originalus PDF saugomas privačiai.

Filtrai ir paieška

Filtruokite sąrašą pagal apmokėjimo būseną (visos, apmokėtos ar neapmokėtos) ir ieškokite pagal numerį, tiekėją, įmonės kodą, atsarginės dalies pavadinimą ar serijos numerį. Sąskaitos faktūros numeris veda į jos kortelę, o tiekėjo pavadinimas – į tiekėjo kortelę.

Vidinės pastabos

Kiekviena tiekėjo sąskaita faktūra turi savo istoriją: registruokite vidines pastabas ir matykite, kada ji buvo sukurta, užregistruota ir pažymėta kaip apmokėta, su kiekvieno įvykio autoriumi ir laiku.

Konfigūruojamos serijos

Nustatote pardavimo serijos (numatytoji FA) ir kreditinių sąskaitų serijos (FR) priešdėlį. Numeracija yra nuosekli kiekvienai serijai ir metams, be spragų, kasmet pradedama iš naujo.

Poraštės tekstas

Laisvas tekstas (mokėjimo duomenys, banko sąskaita, teisiniai įspėjimai), kuris išrašant kiekvieną sąskaitą faktūrą išsaugomas kaip kopija ir rodomas dokumento bei PDF poraštėje.

Sertifikatas šifruotoje saugykloje

Savo sertifikatą (FNMT .p12/.pfx) įkeliate skiltyje Nustatymai → Sąskaitų išrašymas. Jis saugomas užšifruotas ir jo NIEKADA nebegalima atsisiųsti: jis iššifruojamas tik serverio atmintyje pasirašymui. Matysite savininką ir galiojimo pabaigos datą, o likus 30 dienų pasirodys įspėjimas varpelyje.

Mokestinis QR kodas ir užrašas

Sąskaitose faktūrose ir čekiuose pateikiamas AEAT patvirtinimo QR kodas ir užrašas „VERI*FACTU“ – tiek PDF, tiek terminiame čekyje.

Bandomoji ar gamybinė aplinka

Galite pasirinkti AEAT aplinką: bandomąją (be teisinių pasekmių) patikrinimui arba gamybinę. Bandomajai aplinkai vis tiek reikia tikro sertifikato: AEAT nesiūlo atsisiunčiamo bandomojo sertifikato.

Atsakingoji deklaracija

Sattotal, kaip kompiuterinė sąskaitų išrašymo sistema, nustatymuose rodo savo atsakingąją deklaraciją (sistemos pavadinimą, kodą, versiją), kaip reikalauja teisės aktai.

Įjungimui reikia galiojančio sertifikato

Norint <b>įjungti</b> elektroninį sąskaitų išrašymą, reikia naudojamo, aktyvaus ir nepasibaigusio galioti sertifikato. Jei jo neturite, jungiklis neleidžia išsaugoti įjungimo (apie tai praneša informacijos piktograma). Išjungti visada galima.

Valdymas nepriklausomai nuo jungiklio

Sertifikatus įkelti, aktyvuoti ir ištrinti galima bet kada, nepriklausomai nuo to, ar elektroninis sąskaitų išrašymas įjungtas: vos tik priimate atsakingąją deklaraciją, galite jį paruošti. Įkėlus ar aktyvavus galiojantį sertifikatą, elektroninis sąskaitų išrašymas įsijungia automatiškai, jei buvo išjungtas.

Be galiojančio sertifikato: laukia siuntimo

Jei sąskaita faktūra ar čekis užregistruojami, bet galiojančio sertifikato nėra, dokumentas išsaugomas, tačiau lieka <b>Laukia siuntimo</b>: jis nebuvo pasirašytas ir išsiųstas į AEAT. Vos įkėlus ir aktyvavus galiojantį sertifikatą, jis automatiškai pasirašomas ir išsiunčiamas (bandoma pakartotinai) ir tampa <b>Priimtas AEAT</b>. Mokėjimo priėmimas dėl to niekada neblokuojamas.

Apsauga nuo naudojamo sertifikato ištrynimo

Negalite ištrinti naudojamo sertifikato, kol elektroninis sąskaitų išrašymas įjungtas (liktumėte su įjungta funkcija, bet negalėtumėte pasirašyti). Pirmiausia išjunkite elektroninį sąskaitų išrašymą arba aktyvuokite kitą galiojantį sertifikatą – tada galėsite jį ištrinti.

Visa bandymų istorija

Kiekvienas siuntimo bandymas užregistruojamas su data, rezultatu ir tikru AEAT kodu ar pranešimu – net jei dokumentas galiausiai priimamas, ankstesnių nesėkmių pėdsakas neprarandamas.

Įspėjimo piktograma sąraše

Įspėjimo piktograma šalia sąskaitos faktūros ar čekio skiltyse „Sąskaitų išrašymas“ ir kasos „Pardavimai“ rodoma tik tada, kai buvo kokių nors incidentų. Ją paspaudus atsidaro visa chronologija.

Atsisiunčiama PDF ataskaita

Tame pačiame skydelyje galite atsisiųsti PDF ataskaitą su dokumento identifikavimo duomenimis ir kiekvienu siuntimo bandymu – paruoštą saugoti arba pateikti, jei jos paprašytų.

Paklauskite DI asistento

Taip pat galite paklausti asistento, pavyzdžiui, „ar šį mėnesį buvo incidentų su AEAT?“, ir jis atsakys tikrais kiekvieno paveikto dokumento duomenimis.