RMA
Xestión das devolucións de pezas a provedores e fabricantes
Cando unha peza resulta defectuosa —acabada de chegar ao almacén ou xa vendida a un cliente— Sattotal permíteche abrir un RMA (Return Merchandise Authorization) para xestionar a súa devolución ao provedor ou ao fabricante con trazabilidade completa: quen a comprou ou a recibiu, a quen se devolve, en que estado está a xestión, que dixo o provedor e que se falou co cliente mentres tanto.
Aviso no menú lateral
Os RMA que precisan atención (consulta Alertas) cóntanse tamén xunto á ligazón «RMA» do menú lateral, para detectalos sen abrir a listaxe.
Localizar a peza
Todo RMA empeza buscando a peza real que se vai devolver: nunca se escribe un artigo a man sen vinculalo a algo que exista de verdade.
Peza xa vendida
Búscaa polo nome do cliente, CIF/DNI, número de factura ou de tique, ou número de serie: ábrese a venda e escolles a liña concreta que se devolve.
Peza en stock
Búscaa polo nome do artigo ou polo número de serie entre o que tes no almacén: útil cando chega defectuosa antes de venderse.
Sen coincidencias
Se a busca non atopa nada, podes crear o RMA manualmente e cubrir os datos a man.
Recheo automático ao escoller a peza
Provedor suxerido
En canto escolles o artigo, proponse o seu provedor habitual (ou o da factura de provedor que trouxo esa unidade ao stock); podes cambialo se esta devolución concreta vai a outro distribuidor ou fabricante.
Xestor suxerido
Proponse como responsable quen vendeu a peza ou quen recepcionou a unidade no stock; se non hai ningún rastrexable, asígnase por defecto a quen está abrindo o RMA. Sempre editable.
Cliente opcional
Só hai cliente se o RMA nace dunha venda. Un RMA dunha peza que nunca se chegou a vender non o necesita.
O documento do RMA
Distribuidor ou fabricante
Indica se esta devolución se xestiona co distribuidor local ou directamente co fabricante.
Liñas con número de serie
Cada peza devolta queda rexistrada co seu nome, cantidade, prezo e número de serie se o ten.
Custos de envío e de recepción
Rexistra por separado o que custa enviar a peza ao provedor e o que custa recibila de volta: os dous importes súmanse ao TOTAL do documento.
Descrición do problema
Explica a avaría ou o motivo da devolución: é o primeiro que verá quen xestione o RMA co provedor.
Número de RMA do provedor
O número que o propio provedor ou fabricante lle asigna á súa xestión (pode conter letras); normalmente chega despois de abrir o RMA. Pódese engadir ou corrixir en calquera momento durante todo o ciclo de vida do RMA (salvo que xa estea pechado ou cancelado), e cada cambio queda rexistrado no rexistro de conversas co provedor.
Aspecto do documento
RMA
RMA-000045
Cliente
María López
Provedor
TechParts Distribución
DistribuidorS/N: SN-88213X
Ciclo de estados
O RMA avanza por unha serie de estados coa data e o usuario rexistrados en cada cambio, igual ca unha reparación.
Aberto
O RMA acaba de crearse e aínda non se enviou nada ao provedor.
Enviado ao provedor
A peza xa viaxa cara ao provedor ou ao fabricante. Se estaba en stock con número de serie, esa unidade pasa a "devolta".
En xestión do provedor
O provedor está a avaliar a peza.
Orzado (opcional)
Só ocorre se o provedor determina que a reparación ou a substitución non está cuberta pola garantía e manda un orzamento.
Resolto
O provedor rematou: reparado, substituído, reembolsado ou rexeitado.
Recibido de volta
A peza (ou outra de substitución) volve ao teu taller.
Pechado
O RMA queda pechado, con toda a xestión arquivada.
Fluxo de estados
Orzamento do provedor
Cando o provedor di que a reparación non está cuberta pola garantía, manda un orzamento: podes rexistralo a man ou deixar que a IA o lea por ti.
A man
Escribe directamente a descrición, as liñas e o importe total.
Desde un PDF
Sube o PDF que che mandou o provedor: a IA extrae automaticamente a descrición, as liñas e o importe.
Desde unha foto
Se o orzamento chegou en papel ou por WhatsApp, fai unha foto e a IA fai a mesma lectura.
Nos dous casos revisas e confirmas os datos antes de gardalos: nunca se garda nada sen que o vexas primeiro.
Dous rexistros de conversas
Todo o que se fala durante a xestión queda rexistrado en dous fíos separados, con autor e data.
Co provedor
Anota aquí as chamadas, correos ou mensaxes co distribuidor ou co fabricante mentres dura a xestión.
Co cliente
Anota aquí o que lle contaches ao cliente sobre o estado da súa devolución.
Rexistro de conversas
Ana hoxe, 11:24
O provedor confirma que envían a peza substituída esta semana.
PDF e listaxe
PDF e listaxe
Descarga en calquera momento un PDF co aspecto dunha factura (cabeceira, cliente, provedor, liñas e totais): é un documento interno de xestión, sen numeración fiscal.
Listaxe de RMA
Filtra por estado e busca por número, cliente ou provedor para ver dunha ollada todas as devolucións abertas e pechadas.