Vor-Ort-Einsätze
Planen Sie Einsätze Ihrer Techniker bei Privatkunden und Unternehmen, erfassen Sie Ankunft, Abfahrt, Arbeiten und Material und schließen Sie jeden Einsatz mit einem Arbeitsbericht ab, den Techniker und Kunde unterschreiben.
Das Modul Einsätze ist für alle Arbeiten außerhalb der Werkstatt gedacht: Installationen, Wartungen, Inspektionen oder Reparaturen beim Kunden zu Hause oder in seinem Unternehmen. Jeder Einsatz hat eine eigene Nummer (V-2026-000001), einen zugewiesenen Techniker, eine Adresse und eine Uhrzeit. Der Techniker begleitet den Einsatz auf dem Handy, hält fest, was er tut und was er verbraucht, und zum Schluss unterschreiben Techniker und Kunde den Arbeitsbericht. Der Arbeitsbericht ist keine Rechnung, sondern der Nachweis über den Einsatz. Abgerechnet wird danach in Sattotal oder in Ihrem eigenen Abrechnungsprogramm (ERP).
In allen Tarifen verfügbar
Im Tarif Free zählen Einsätze zusammen mit den Reparaturen zum monatlichen Limit von 30: Sie werden beim Anlegen gezählt (abgesagte zählen nicht), und der Abschluss eines Einsatzes wird vor dem Kunden nie blockiert. Für die Abrechnung in der App brauchen Sie weiterhin einen kostenpflichtigen Tarif.
Einen Einsatz planen
Über Einsätze › Neuer Einsatz oder im Reiter Einsätze der Kundenakte (dort ist der Kunde bereits ausgewählt).
Kunde und Einsatzort
Wählen Sie den Kunden. Die Adresse des Einsatzes wird aus seiner Kundenakte übernommen und lässt sich ändern (Unternehmen haben oft mehrere Standorte); mit der Option „An der Adresse des Kunden“ holen Sie sie wieder zurück.
Ansprechpartner und Referenz
Ansprechpartner und Telefonnummer vor Ort sowie die Kundenreferenz (Bestell- oder Auftragsnummer), die Unternehmen häufig auf der Rechnung verlangen.
Techniker, Datum und Dauer
Weisen Sie den Techniker zu und legen Sie Datum und Uhrzeit fest. Die geschätzte Dauer stammt aus den Einstellungen (standardmäßig 60 Minuten). Überschneidet sich der Termin mit einem anderen Einsatz des Technikers, erscheint ein Hinweis, der Einsatz lässt sich aber trotzdem planen.
Was der Kunde braucht
Art des Einsatzes (Reparatur, Installation, Wartung, Inspektion oder Sonstiges), gegebenenfalls das Gerät, die Beschreibung des Anliegens und ob die Anfahrt berechnet wird. Nach dem Speichern ist der Einsatz Geplant und hat seine Nummer.
Liste, Terminplan und Übersicht nach Techniker
Liste mit Filtern
Filtern Sie nach Techniker, Status und Zeitraum (heute, morgen, Woche, Monat oder alle Daten) und suchen Sie nach Nummer, Kunde oder Referenz. „Noch nicht abgerechnet“ zeigt nur abgeschlossene Einsätze, die noch nicht abgerechnet sind.
„Meine Einsätze“ und „Heute“ für den Techniker
Das ganze Team sieht alle Einsätze, ein Techniker landet aber direkt bei seinen heutigen Einsätzen, nach Uhrzeit sortiert, mit Schaltflächen, um den Ansprechpartner anzurufen und die Route in der Karte zu öffnen.
Planung nach Monat, Woche oder Tag
Die Planung ist die Startansicht. In der Monatsansicht sehen Sie unter jedem Tag einen Punkt pro Einsatz (in der Farbe seines Status) und nach Tippen auf einen Tag dessen Einsätze darunter; die Wochenansicht zeigt alle sieben Tage, die Tagesansicht die Einsätze nach Uhrzeit. Alles in der Ortszeit Ihres Landes.
Übersicht nach Techniker
Für jeden Techniker: Anzahl der Einsätze, Stunden beim Kunden und noch nicht abgerechneter Betrag im gefilterten Zeitraum.
Am Tag des Einsatzes: der Arbeitsmodus
Auf dem Handy zeigt die Einsatzansicht unten eine feste Leiste mit dem jeweils nächsten Schritt. Die Uhrzeiten setzt der Server, nicht das Handy. Neben „Anrufen“ und „Route“ erscheint WhatsApp, sobald es verbunden ist: Es öffnet eine Nachricht an den Kunden mit bereits eingetragener Nummer, und der Versand wird im Verlauf festgehalten.
Ich bin unterwegs
Optional. Hält fest, dass der Techniker zum Kunden aufbricht.
Ich bin angekommen
Erfasst die Ankunftszeit und setzt den Einsatz auf Läuft. Ab diesem Moment läuft die Stoppuhr für die Zeit beim Kunden.
Ich bin fertig
Erfasst die Abfahrtszeit und schlägt eine Arbeitszeitposition mit der Zeit vor Ort vor, gerundet nach Ihren Einstellungen.
Zeiten korrigieren
Wurde vergessen, rechtzeitig zu tippen, lassen sich die Zeiten über Aktionen korrigieren, solange keine Unterschriften vorliegen. Die Änderung wird im Verlauf festgehalten („Ankunft 10:02 → 09:55“).
Arbeitsmodus auf dem Handy
V-2026-000012
Zahnarztpraxis Lächeln
Arbeiten und Material
Ausgeführte Arbeiten und Bemerkungen
Freitext, der schon beim Schreiben automatisch gespeichert wird und im Arbeitsbericht erscheint: was gemacht wurde, was geprüft wurde und was Sie empfehlen.
Material und Dienstleistungen
Fügen Sie Ersatzteile und Dienstleistungen aus dem Katalog (mit Preis und Steuer) oder freie Positionen hinzu. Die Ersatzteile werden aus dem Lager des Einsatzes entnommen, zum Beispiel dem Servicewagen des Technikers, und können eine Seriennummer haben.
Anfahrt
Wird die Anfahrt berechnet, kommt automatisch eine Position mit der Anfahrtsdienstleistung aus den Einstellungen hinzu: als Festbetrag oder, bei Abrechnung pro Kilometer, mit den Kilometern hin und zurück mal Preis pro km. Beim Anlegen des Einsatzes berechnet Google Maps Kilometer und Fahrzeit ab der Werkstatt, damit Sie sie dem Kunden nennen können (sonst werden sie von Hand eingegeben); im Detail lässt sich das neu berechnen, solange keine Unterschriften vorliegen. Im Reiter Arbeit lässt sie sich ein- oder ausschalten.
Vorgeschlagene Arbeitszeit
Zum Schluss wird die Arbeitszeit mit der eingestellten Dienstleistung vorgeschlagen: Die Zeit vor Ort wird auf das gewählte Intervall (15, 30 oder 60 Minuten) gerundet, und die Mindestabrechnung wird angewendet. Vor der Unterschrift können Sie den Vorschlag anpassen.
Bestand beim Abschluss, ohne Blockade
Das Material wird beim Abschluss des Einsatzes vom Bestand abgebucht. Reicht der Bestand nicht, darf er ins Minus gehen, und im Verlauf wird ein Bestandsproblem vermerkt: Der Abschluss wird vor dem Kunden nie blockiert.
Fotos vorher und nachher
Im Reiter Fotos nehmen Sie bis zu 10 Fotos vom Zustand bei der Ankunft und weitere 10 vom Ergebnis auf oder laden sie hoch. HEIC-Fotos vom iPhone werden automatisch umgewandelt. Wenn die Einstellungen es erlauben, erscheinen bis zu 4 davon im Arbeitsbericht.
Unterschriften im Arbeitsbericht
Die Unterschriften werden im Reiter Unterschriften eingeholt, während der Einsatz läuft und beide Uhrzeiten erfasst sind.
Zuerst der Techniker
Der Techniker unterschreibt mit dem Finger auf dem Bildschirm.
Danach der Kunde
Der Kunde prüft die Zusammenfassung und die Bedingungen und unterschreibt mit seinem Namen, optional mit Ausweisdokument und, bei Unternehmen, mit seiner Funktion.
Wenn der Kunde nicht unterschreiben kann
Wählen Sie „Nicht anwesend“ oder „Verweigert die Unterschrift“ und geben Sie den Grund an. Das wird im Arbeitsbericht vermerkt.
Unterschriebenes bleibt unverändert
Sobald eine Unterschrift vorliegt, lassen sich Zeiten, Texte, Material und Fotos nicht mehr bearbeiten. Um etwas zu korrigieren, löschen Sie die Unterschriften und lassen neu unterschreiben – so stimmt der Arbeitsbericht immer mit dem Unterschriebenen überein.
Unterschriften im Arbeitsbericht
Unterschrift des Technikers
Carlos Ruiz
Unterschrift des Kunden
Tomás Villar · Filialleiter
Der Kunde bestätigt mit seiner Unterschrift die ausgeführten Arbeiten und das verwendete Material.
Unterschrift aus der Ferne per Link
Schließen Sie den Einsatz ohne den Kunden ab, sendet Sattotal ihm einen Link per E-Mail (oder per WhatsApp, wenn keine E-Mail-Adresse vorliegt), damit er den Arbeitsbericht prüfen und am Handy unterschreiben kann, ohne Konto und ohne Passwort. Der Link läuft nach der eingestellten Anzahl von Tagen ab (standardmäßig 15) und lässt sich im Reiter Unterschriften erneut senden oder kopieren. Sobald der Kunde unterschreibt, wird der Arbeitsbericht mit seiner Unterschrift und dem Vermerk „Aus der Ferne über den Link unterschrieben“ neu erstellt und ihm per E-Mail zugeschickt.
Abschluss und Arbeitsbericht
Für „Einsatz abschließen“ sind Ankunft, Abfahrt, die Unterschrift des Technikers und die des Kunden (oder der Grund für die fehlende Unterschrift) nötig. Beim Abschluss wird der Bestand abgebucht, der Arbeitsbericht als PDF erstellt und, sofern aktiviert, per E-Mail an den Kunden gesendet.
Was im Arbeitsbericht steht
Daten der Werkstatt und des Kunden, Einsatzort und Ansprechpartner, Techniker, Ankunfts- und Abfahrtszeit mit der Zeit beim Kunden, Anliegen, ausgeführte Arbeiten, Bemerkungen, Material und Dienstleistungen (mit oder ohne Beträge, je nach Einstellung), Fotos, beide Unterschriften und die Bedingungen. Er trägt den Vermerk „Kein steuerliches Dokument“.
Anzeigen, herunterladen und senden
Im Reiter Bericht können Sie ihn anzeigen, herunterladen und per E-Mail oder WhatsApp senden. Vor dem Abschluss lässt er sich als Entwurf ansehen. Das unterschriebene PDF wird in einem privaten Speicher abgelegt, nie unter einem öffentlichen Link. WhatsApp erscheint, sobald es unter Einstellungen › WhatsApp verbunden ist.
Status eines Einsatzes
Lebenszyklus eines Einsatzes
Angelegt, wartet auf den Termin.
Der Techniker ist auf dem Weg zum Kunden.
Der Techniker ist vor Ort.
Arbeitsbericht unterschrieben und abgeschlossen, noch nicht abgerechnet.
In Sattotal oder in Ihrem ERP abgerechnet.
Der Termin fand nicht statt. Erfordert einen Grund.
Der Techniker war vor Ort, die Arbeit konnte aber nicht ausgeführt werden. Erfordert einen Grund und wird nicht abgerechnet.
Ein abgeschlossener Einsatz, der storniert wird (nur Administratoren): Der Bestand wird zurückgebucht, das PDF bleibt erhalten.
Einen Einsatz abrechnen
Rechnung in Sattotal
Über Aktionen › Abrechnen wird die Rechnung mit den Positionen des Arbeitsberichts erstellt, sofern die Rechnungsstellung in Ihrem Land aktiv ist und Sie einen kostenpflichtigen Tarif haben. Der Einsatz wechselt auf Abgerechnet und ist mit der Rechnung verknüpft.
In meinem ERP abgerechnet
Rechnen Sie in einem anderen Programm ab, markieren Sie den Einsatz mit der Referenz Ihrer Rechnung als abgerechnet. Ein Administrator kann die Markierung wieder entfernen, falls sie ein Versehen war.
Export für das ERP
Die Exportschaltfläche der Liste lädt eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Position des Arbeitsberichts herunter (die Kopfdaten des Einsatzes werden in jeder Zeile wiederholt) – für alle Einsätze oder nur für die noch nicht abgerechneten.
Stornieren
Ein Administrator kann einen abgeschlossenen Einsatz stornieren, solange er nicht abgerechnet ist. Der abgebuchte Bestand wird zurückgebucht, und das PDF bleibt mit dem Vermerk STORNIERT erhalten.
Das Gerät in die Werkstatt mitnehmen
Geht die Arbeit in der Werkstatt weiter, wählen Sie über Aktionen › Reparatur verknüpfen eine Reparatur des Kunden oder tippen auf „In die Werkstatt mitnehmen“. Damit öffnet sich die Geräteannahme mit dem bereits gewählten Kunden. Die neue Reparatur wird mit dem Einsatz verknüpft, und in der Reparaturansicht erscheint die Karte „Zugehörige Einsätze“.
Erinnerung am Vorabend
Am Abend vor dem Einsatz, zwischen 17:00 und 20:00 Uhr Ortszeit Ihres Landes, erhält der Kunde eine Erinnerung mit Datum, Uhrzeit, Adresse und Techniker – per E-Mail, WhatsApp oder beidem, je nach Ihren Einstellungen. Sie wird nur einmal gesendet; verschieben Sie den Einsatz, geht sie mit der neuen Uhrzeit erneut hinaus.
Einstellungen des Moduls
Unter Einstellungen › Einsätze (nur für Administratoren):
Nummerierung
Kürzel des Nummernkreises für Einsätze (standardmäßig V). Es darf nicht mit einem Rechnungsnummernkreis übereinstimmen.
Anfahrt
Ob die Anfahrt standardmäßig berechnet wird (nie, nur bei Unternehmen oder immer), welche Dienstleistung aus dem Katalog dafür verwendet wird und wie abgerechnet wird: als Festbetrag oder pro Kilometer (hin und zurück) mit einem Preis pro km, der sich bei jedem Einsatz ändern und als neuer Standardpreis speichern lässt.
Arbeitszeit
Dienstleistung für die Arbeitszeit (Stundenpreis), Rundung auf 15, 30 oder 60 Minuten und Mindestabrechnung.
Arbeitsbericht
Beträge im Arbeitsbericht anzeigen, Fotos aufnehmen, den Bericht beim Abschluss an den Kunden senden und eigene Bedingungen hinterlegen (andernfalls gelten die aus Dokumente).
Erinnerung und Unterschriftslink
Kanal der Erinnerung (keiner, E-Mail, WhatsApp oder beides) und Gültigkeit des Links für die Unterschrift aus der Ferne in Tagen.
Lager für das Material
Standardlager, aus dem das Material entnommen wird, zum Beispiel der Servicewagen des Technikers.
Nachvollziehbarkeit
In der Kundenakte
Der Reiter Einsätze listet die Einsätze des Kunden mit Status, Techniker und Betrag auf und zeigt, wie viele noch nicht abgerechnet sind.
Verlauf des Einsatzes
Jeder Schritt wird mit Datum und Urheber festgehalten: Anlage, Verschiebungen, Ankunft und Abfahrt, Änderungen, Unterschriften, Versand, Bestandsprobleme und interne Notizen. Im Verlauf können Sie dem Kunden außerdem per E-Mail oder WhatsApp über „Nachricht senden“ schreiben; der Versand wird festgehalten.
Berechtigungen pro Modul
Einsätze ist ein eigenes Berechtigungsmodul. Ankunft, Abfahrt, Unterschriften und Abschluss kann nur der zugewiesene Techniker oder ein Administrator erfassen.