Ersatzteile und Lager

Barcode (EAN/UPC)

Jedes Ersatzteil kann einen eindeutigen, optionalen Barcode haben. Scanne ihn mit einem physischen USB/Bluetooth-Scanner -- er verhält sich wie eine Tastatur, keine Kamera nötig -- sowohl beim Anlegen oder Bearbeiten des Teils als auch bei der Suche in der Kasse, wo eine exakte Übereinstimmung es sofort findet, ohne den Namen einzutippen.

Preis mit und ohne Steuer, gegenseitig berechnet

Neben dem Verkaufspreis ohne Steuer kannst du direkt den Endpreis inklusive Steuer eingeben: Der Preis ohne Steuer und die Marge (%) werden automatisch mit dem tatsächlichen Steuersatz deiner Organisation neu berechnet. Es funktioniert auch umgekehrt -- eine Änderung der Kosten oder der Marge aktualisiert auch den Preis inklusive Steuer. Die Ersatzteilliste zeigt beide Preise an.

Kategorien mit visuellen Vorschlägen

Unter dem Feld Kategorie werden immer als farbige Chips die bereits in deinem Katalog vorhandenen Kategorien angezeigt -- ein Klick wählt sie aus. Eine neue Kategorie einzutippen erfordert keinen zusätzlichen Schritt: Sie wird beim Speichern des Ersatzteils automatisch angelegt.

Marken mit visuellen Vorschlägen

Genau wie bei der Kategorie werden unter dem Feld Marke immer als farbige Chips die bereits in deinem Katalog vorhandenen Marken angezeigt -- ein Klick wählt sie aus. Eine neue Marke einzutippen erfordert keinen zusätzlichen Schritt: Sie wird beim Speichern des Ersatzteils automatisch angelegt.

"Löschen" bedeutet eigentlich archivieren

Kein Ersatzteil und keine Dienstleistung wird jemals wirklich aus der Datenbank entfernt, auch nicht solche, die bereits verkauft oder in einer Reparatur verwendet wurden: Das "Löschen" markiert sie als archiviert, sie erscheinen nicht mehr in Listen und der Suche, aber ihre Nutzungshistorie bleibt erhalten.

Zu vervollständigen (Schnellanlage aus der Kasse)

Artikel, die spontan aus der Kassensuche angelegt werden, entstehen mit minimalen Angaben und tragen das Badge «Ausstehend». Der Chip «Nur zu vervollständigende» filtert sie in der Liste, und ihre Bearbeitungsansicht zeigt einen Hinweis: Nach dem Vervollständigen und Speichern ist der Artikel normalisiert und verschwindet aus dem Filter.

Grund erforderlich, nur für Administratoren

Das Ändern des Feldes „Aktueller Bestand“ in der Bearbeitungsansicht des Ersatzteils erfordert die Angabe eines Grundes — der zusammen mit der Person und dem Zeitpunkt der Änderung im Bewegungsverlauf gespeichert wird — und kann nur von einem Administrator der Organisation vorgenommen werden; andere Rollen sehen das Feld gesperrt. Der allgemeine Dialog „Bestand anpassen“ erfordert ebenfalls einen Grund, ohne einzuschränken, wer ihn nutzen darf.

Lagerauswahl

Wird nur angezeigt, wenn die Organisation mehr als ein Lager vom Typ „Ersatzteile“ hat (Bereich Verkauf) -- bei nur einem Lager gibt es nichts auszuwählen. Ein Wechsel aktualisiert die Felder für aktuellen und Mindestbestand sofort mit den Werten dieses Lagers.

„Aktueller Bestand“, editierbar und mit voller Nachverfolgbarkeit

Zeigt die im gewählten Lager verfügbare Menge an; wenn der Artikel keine Seriennummer hat, lässt sie sich korrigieren, indem du direkt die richtige Zahl einträgst. Beim Speichern des Formulars wird, falls sich der Wert geändert hat, automatisch eine Lagerbewegung vom Typ „Korrektur“ mit der Differenz erfasst, sodass die Bewegungshistorie keine einzige Änderung verliert.

Artikel mit Seriennummer: Anpassung pro Einheit

Wird der Artikel per Seriennummer verwaltet, lässt sich dieses Feld nicht als einfache Zahl eintragen -- der Bestand wird durch Zählen der erfassten Einheiten berechnet. Stattdessen erscheint eine Schaltfläche „Bestand anpassen“ (nur für Administratoren), die denselben Ein-/Ausgangsdialog für Seriennummern öffnet, der bereits unter Lager existiert: ein Zugang fragt nach einer Seriennummer pro neuer Einheit, ein Abgang lässt Sie auswählen, welche konkreten Einheiten entfernt werden. Ein Grund ist weiterhin erforderlich.

„Mindestbestand“, die Schwelle für die Warnung

Ein Zahlenfeld (standardmäßig 0, mit einem Info-Symbol daneben), das für das gewählte Lager festlegt, ab welcher Menge das Teil als niedriger Bestand gilt. Es wird pro Kombination aus Ersatzteil und Lager gespeichert, sodass dasselbe Teil in jedem Lager einen anderen Mindestbestand haben kann -- oder bei 0 bleibt, wenn für diesen bestimmten Artikel keine Warnungen gewünscht sind.

Hinweis in der Benachrichtigungsglocke

Die Glocke in der Kopfzeile zeigt „N Ersatzteile mit niedrigem Bestand“ (Symbol einer durchgestrichenen Kiste), sobald ein Ersatzteil mit festgelegtem Mindestbestand diese Menge in irgendeinem Lager erreicht oder unterschreitet. Ein Klick führt direkt zur bereits gefilterten Ersatzteilliste.

Filter „Nur niedriger Bestand“ in der Liste

Unter /repuestos zeigt der Chip „Nur niedriger Bestand“, neben dem Chip „Nur unvollständige“, ausschließlich die Ersatzteile, deren Bestand in irgendeinem Lager auf oder unter dem festgelegten Mindestbestand liegt -- ohne den Umweg über die Benachrichtigungsglocke.

Auswahl mehrerer Artikel

Sie wählen das Herkunfts- und das Ziellager aus und suchen anschließend im Herkunftslager nach Artikeln über Name oder Code; jeder wird mit seiner Menge zu einer bearbeitbaren Liste hinzugefügt, bevor die gesamte Umlagerung auf einmal bestätigt wird. Nicht verfügbar für Ersatzteile mit Seriennummer oder ohne Bestandskontrolle.

Bestätigung mit der empfangenen Menge

Beim Bestätigen der Umlagerung unter «Umlagerung bestätigen» zeigt jeder Artikel die gesendete Menge neben einem bearbeitbaren Feld für die tatsächlich empfangene Menge — diese kann abweichen, wenn im Herkunftslager nicht genug physischer Bestand vorhanden war oder versehentlich zu viele Einheiten gesendet wurden.

Abweichungen

Stimmt die empfangene Menge nicht mit der gesendeten überein, muss vor der Bestätigung ein Kommentar hinzugefügt werden, der den Unterschied erklärt. Das Ziellager erhält genau die als empfangen angegebene Menge (nicht die gesendete, da diese die physische Realität widerspiegelt), und die Umlagerung wird als «Mit Abweichung» statt als «Bestätigt» markiert.

Abweichungen klären

Umlagerungen mit einer Abweichung erscheinen in der Liste «Abweichungen» direkt auf der Lagerseite, zusammen mit dem Kommentar und der Differenz zwischen gesendeter und empfangener Menge. Über ein Kontrollkästchen lassen sie sich nach der Prüfung als erledigt markieren — dabei wird kein weiterer Bestand bewegt, es schließt nur den Hinweis — und es kann bei Bedarf wieder deaktiviert werden, um sie erneut zu öffnen.