Kundenregistrierung per QR-Code

„Auf Bildschirm anzeigen“ öffnet eine Seite mit Ihrem Logo, dem QR-Code im Großformat und den drei Schritten, gedacht für einen Fernseher oder ein Tablet. Sie können sie auf demselben Gerät öffnen („Hier öffnen“) oder auf einem anderen, indem Sie den kleinen QR-Code im Dialog scannen oder die Adresse kopieren. Für diesen Bildschirm ist keine Anmeldung nötig, das Gerät im Laden hat also keine Sitzung Ihrer Werkstatt geöffnet. Er hat eine Vollbild-Schaltfläche und aktualisiert sich alle 15 Minuten von selbst.

„Aushang drucken“ lädt ein PDF mit Ihrem Logo, dem Titel „Hier registrieren“, den drei Schritten und dem QR-Code herunter. Wählen Sie das Format (A4 für die Wand oder A5 für den Tresen) und die Sprache.

Standardmäßig erscheinen sie in der Sprache Ihrer Organisation, derselben, in der auch die E-Mails an Ihre Kunden verschickt werden. Möchten Sie eine andere (zum Beispiel in einer Urlaubsregion), wählen Sie sie in der Auswahlliste „Sprache des Aushangs“. Das Formular, das der Kunde ausfüllt, erscheint immer in der Sprache seines Smartphones.

Mit „Anpassen“ (nur Administratoren) können Sie im Reiter „Texte“ Titel, Untertitel und die drei Schritte auf dem Aushang und dem Bildschirm ändern. Schreiben Sie in einer beliebigen Sprache: Wenn Sie auf „Speichern und übersetzen“ klicken, übersetzt die KI den Text in die 26 Sprachen des Aushangs. Die Übersetzung in die Sprache Ihrer Werkstatt wird Ihnen zuerst angezeigt, damit Sie sie prüfen und bei Bedarf korrigieren können. Lassen Sie ein Feld leer, wird der Standardtext verwendet, und „Standardtexte wiederherstellen“ macht alles rückgängig. Sind Ihre KI-Funktionen deaktiviert, erscheint der Text genau so, wie Sie ihn schreiben. Der Hinweis zum Datenschutz und zu den 48 Stunden kann nicht geändert werden.

Unter „Anpassen“ legen Sie im Reiter „Formular“ (nur Administratoren) für jede Angabe fest, ob sie nicht abgefragt wird, optional oder eine Pflichtangabe ist. Die Angaben sind in zwei Gruppen aufgeteilt. Unter „Kundendaten“: E-Mail, Steuer-ID, Adresse, Firmenname, zweite Telefonnummer und „Wie der Kunde uns gefunden hat“. Unter „Gerätedaten“: Gerätetyp, Marke, Modell, Seriennummer oder IMEI, Entsperr-PIN oder -Muster, Beschreibung des Defekts und abgegebenes Zubehör (wozu sie dienen, erklären wir weiter unten). Vorname, Nachname, Telefon und die Zustimmung zur Datenschutzerklärung werden immer abgefragt. Die zweite Telefonnummer, „Wie der Kunde uns gefunden hat“ und alle Gerätedaten werden erst abgefragt, wenn Sie sie aktivieren; was der Kunde bei „Wie der Kunde uns gefunden hat“ antwortet, wird beim Bestätigen in seinem Kundenprofil gespeichert. Für die Steuer-ID gilt ein Minimum, das Sie nicht unterschreiten können: In Ländern, in denen sie zum Anlegen eines Kunden vorgeschrieben ist, wird sie immer abgefragt, und bei Unternehmen wird sie in jedem Land abgefragt; überall sonst entscheiden Sie für Privatpersonen selbst. Wenn Sie die Adresse zur Pflichtangabe machen, werden Straße und Ort abgefragt sowie die Postleitzahl in Ländern, in denen es eine gibt. Die Änderungen gelten sofort, und der Aushang muss nicht neu gedruckt werden. Ein Tipp: Je mehr Pflichtangaben Sie verlangen, desto weniger Kunden schließen die Registrierung ab.

Wenn Sie eine Angabe aus der Gruppe „Gerätedaten“ aktivieren, erhält das Formular einen Abschnitt „Ihr Gerät“. Als Gerätetyp erscheinen nur die Typen aus den Gerätekategorien, mit denen Sie arbeiten, und je nach gewähltem Typ ändern sich das vorgeschlagene Zubehör und die Bezeichnung der Kennung: Seriennummer, Seriennummer oder IMEI (mit dem Hinweis, auf dem Smartphone *#06# einzutippen) oder Rahmennummer. Zum Entsperren gibt der Kunde seine PIN oder sein Passwort ein, zeichnet sein Muster mit dem Finger auf einem 3×3-Raster oder wählt „Keine Sperre“; hat das Gerät gar keine Sperre, etwa eine Waschmaschine, wird auch nicht danach gefragt. Beim Zubehör kreuzt er an, was er mit abgibt, trägt weiteres ein oder wählt „Ich gebe nur das Gerät ab“. Beim Prüfen der Registrierung sehen Sie alles in der Karte „Mitgebrachtes Gerät“; die Entsperrdaten bleiben verdeckt, bis Sie auf „Anzeigen“ klicken. Bestätigen Sie mit „Kunde erstellen und Gerät annehmen“, öffnet sich „Neue Annahme“ mit diesen Daten bereits ausgefüllt, ohne etwas zu überschreiben, das Sie selbst eingegeben haben: Das Muster landet als Zahlenfolge im Gerätepasswort (zum Beispiel „Muster: 1-4-7-8-9“; die Punkte sind von 1 oben links bis 9 unten rechts nummeriert). Prüfen Sie die Daten gemeinsam mit dem Kunden und ergänzen Sie den Rest, etwa die Ursachen des Defekts. Bestätigen Sie, ohne das Gerät anzunehmen, gehen die Gerätedaten verloren, weil sie nicht im Kundenprofil gespeichert werden. Eine Unterschrift wird auf dem Smartphone nicht verlangt: Der Kunde unterschreibt den Annahmebeleg am Tresen, mit der Auftragsnummer und den Bedingungen vor Augen.

Im Reiter „Soziale Netzwerke“ können Sie bis zu 4 hinzufügen: Website, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, Google-Bewertungen oder WhatsApp. Geben Sie die Adresse, Ihren @Benutzernamen oder bei WhatsApp die Telefonnummer der Werkstatt ein. Sie erscheinen als kleine QR-Codes, jeweils mit Logo und Namen des Netzwerks in der Sprache des Aushangs, sowohl auf dem gedruckten Aushang (unter den Schritten) als auch auf dem Bildschirm im Laden.

Stimmen Telefon, E-Mail oder Steuer-ID mit einem Kunden überein, den Sie bereits haben, sehen Sie den Hinweis „Möglicherweise bereits Ihr Kunde“ mit diesen Kunden und der Schaltfläche „Das ist dieser Kunde“: Verwenden Sie diesen, statt einen neuen anzulegen. Wenn Sie „Anschließend ein Gerät annehmen“ abwählen, gelangen Sie nach dem Bestätigen zum Kundenprofil; hatte der Kunde Angaben zu seinem Gerät gemacht, gehen diese verloren – darauf weisen wir Sie unter dem Schalter hin. In beiden Fällen erhält der Kunde eine interne Notiz, dass er sich über den QR-Code registriert und Ihre Datenschutzerklärung akzeptiert hat.

Handelt es sich um einen Fehler oder einen Test, klicken Sie in der Liste oder in der Prüfansicht auf „Verwerfen“: Die Daten werden sofort gelöscht, ohne die 48 Stunden abzuwarten.

Der Code, den der Kunde erhält, dient nur dazu, ihn am Tresen zu finden, und läuft nach 48 Stunden ab. Für die Verfolgung der Reparatur gibt es weiterhin den QR-Code auf dem Abgabebeleg, der an die Reparatur gebunden ist.

Der QR-Code enthält einen eindeutigen, nicht erratbaren Code Ihrer Werkstatt. Das Formular speichert nur Daten: Es zeigt niemals die Daten Ihrer Kunden an. Ein Sendelimit und eine Obergrenze für ausstehende Registrierungen pro Werkstatt bremsen Bots aus, und alles, was nicht bestätigt wird, wird nach 48 Stunden automatisch gelöscht. Der Kunde muss Ihre Datenschutzerklärung akzeptieren: die unter Einstellungen → Dokumente hinterlegte oder, falls Sie keine eigene verfasst haben, die Ihres Landes.

Über das Optionsmenü (⋮) unter Ausstehende Kunden kann ein Administrator mit „Neuen QR-Code erzeugen“ reagieren, wenn der QR-Code an einer Stelle veröffentlicht wurde, an der er nichts zu suchen hat: Der alte funktioniert dann nicht mehr, und der Aushang muss neu gedruckt und der Bildschirm erneut geöffnet werden. Mit „QR-Registrierung deaktivieren“ sieht jeder, der den Code scannt, dass die Registrierung nicht verfügbar ist; sobald Sie sie wieder aktivieren, funktioniert der gedruckte Aushang wieder.

Aktivieren, deaktivieren oder einen neuen QR-Code erzeugen: nur Administratoren. Ausstehende Kunden ansehen, den QR-Code anzeigen und den Aushang drucken: alle mit Zugriff auf Kunden. Bestätigen oder verwerfen: voller Zugriff auf Kunden. Die Funktion ist in allen Tarifen enthalten; im Free-Tarif zählt das Bestätigen eines Kunden wie eine normale Neuanlage und unterliegt der monatlichen Obergrenze.