Asiakaskäynnit
Sovi teknikon käynnit koteihin ja yrityksiin, kirjaa saapuminen, lähtö, työt ja materiaalit ja päätä käynti työraporttiin, jonka teknikko ja asiakas allekirjoittavat.
Käynnit-moduuli on tarkoitettu korjaamon ulkopuolella tehtävään työhön: asennuksiin, huoltoihin, tarkastuksiin tai korjauksiin asiakkaan kotona tai yrityksessä. Jokaisella käynnillä on oma numeronsa (V-2026-000001), nimetty teknikko, osoite ja kellonaika. Teknikko seuraa käyntiä puhelimellaan, kirjaa tekemänsä työt ja käyttämänsä materiaalit, ja lopuksi teknikko ja asiakas allekirjoittavat työraportin. Työraportti ei ole lasku vaan todiste tehdystä työstä. Laskutus tehdään sen jälkeen Sattotalissa tai omassa laskutusohjelmassasi (ERP).
Kaikissa tilauksissa
Free-tilauksessa käynnit lasketaan korjausten kanssa samaan 30:n kuukausikattoon: ne lasketaan luontihetkellä (peruttuja ei lasketa), eikä käynnin päättämistä koskaan estetä asiakkaan nähden. Sovelluksesta laskuttaminen vaatii edelleen maksullisen tilauksen.
Käynnin sopiminen
Kohdasta Käynnit › Uusi käynti tai asiakaskortin Käynnit-välilehdeltä (jolloin asiakas on jo valittuna).
Asiakas ja paikka
Valitse asiakas. Käynnin osoitteeksi tulee asiakaskortin osoite, ja voit muuttaa sitä (yrityksillä on usein useita toimipisteitä); vaihtoehdolla ”Asiakkaan osoitteessa” saat sen takaisin.
Yhteyshenkilö ja viite
Yhteyshenkilö ja puhelinnumero paikan päällä sekä asiakkaan viite (tilaus- tai ilmoitusnumero), jonka yritykset usein haluavat laskulle.
Teknikko, päivä ja kesto
Valitse teknikko sekä päivä ja kellonaika. Arvioitu kesto tulee asetuksista (oletuksena 60 minuuttia). Jos teknikolla on jo päällekkäinen käynti, siitä varoitetaan, mutta käynnin voi silti sopia.
Mitä asiakas pyytää
Käynnin tyyppi (korjaus, asennus, huolto, tarkastus tai muu), mahdollinen laite, kuvaus pyynnöstä ja veloitetaanko matkakulut. Kun tallennat, käynti saa tilan Sovittu ja oman numeronsa.
Luettelo, kalenteri ja yhteenveto teknikoittain
Luettelo suodattimineen
Suodata teknikon, tilan ja ajanjakson mukaan (tänään, huomenna, viikko, kuukausi tai kaikki päivät) ja hae numerolla, asiakkaalla tai viitteellä. ”Laskuttamatta” näyttää vain päätetyt käynnit, joita ei ole vielä laskutettu.
”Omat käynnit” ja ”Tänään” teknikolle
Koko tiimi näkee kaikki käynnit, mutta teknikko pääsee suoraan omiin päivän käynteihinsä kellonajan mukaan järjestettyinä, ja painikkeilla voi soittaa yhteyshenkilölle ja avata reitin kartalle.
Aikataulu kuukausittain, viikoittain tai päivittäin
Aikataulu on oletusnäkymä. Kuukausinäkymässä jokaisen päivän alla on piste jokaisesta käynnistä (tilan värillä), ja kun napautat päivää, sen käynnit näkyvät alla; viikkonäkymä näyttää kaikki seitsemän päivää ja päivänäkymä käynnit kellonajan mukaan. Kaikki maasi paikallisessa ajassa.
Yhteenveto teknikoittain
Jokaiselle teknikolle: käyntien määrä, asiakkaalla vietetyt tunnit ja laskuttamaton summa suodatetulta ajanjaksolta.
Käyntipäivänä: työtila
Puhelimella käynnin näkymän alareunassa on kiinteä palkki, jossa on kulloinkin vuorossa oleva toiminto. Kellonajat merkitsee palvelin, ei puhelin. ”Soita”- ja ”Reittiohjeet”-painikkeiden vieressä näkyy WhatsApp, kun se on yhdistetty: se avaa viestin asiakkaalle puhelinnumero valmiiksi täytettynä, ja lähetys tallentuu Historiaan.
Olen matkalla
Valinnainen. Merkitsee, että teknikko lähtee asiakkaan luo.
Olen perillä
Kirjaa saapumisajan ja asettaa käynnin tilaan Käynnissä. Siitä hetkestä alkaen ajanotto mittaa asiakkaalla vietettyä aikaa.
Työ on valmis
Kirjaa lähtöajan ja ehdottaa työriviä paikan päällä vietetyn ajan mukaan, asetustesi mukaisesti pyöristettynä.
Korjaa ajat
Jos painike unohtui painaa ajallaan, ajat voi korjata Toiminnot-valikosta niin kauan kuin allekirjoituksia ei ole. Muutos jää historiaan (”saapuminen 10:02 → 09:55”).
Työtila puhelimessa
V-2026-000012
Hammasklinikka Hymy
Työt ja materiaalit
Tehdyt työt ja huomautukset
Vapaata tekstiä, joka tallentuu itsestään kirjoittaessasi ja tulee työraporttiin: mitä on tehty, mitä on tarkistettu ja mitä suosittelet.
Materiaalit ja palvelut
Lisää varaosia ja palveluita luettelosta (hintoineen ja veroineen) tai vapaita rivejä. Varaosat otetaan käynnin varastosta, esimerkiksi teknikon pakettiautosta, ja niille voi merkitä sarjanumeron.
Matkakulut
Jos käynnistä laskutetaan matkakulut, rivi asetusten matkapalvelulla lisätään automaattisesti: kiinteänä summana tai kilometrin mukaan laskutettaessa meno-paluun kilometrit kertaa kilometrihinta. Käyntiä luotaessa Google Maps laskee kilometrit ja ajan korjaamolta, jotta voit kertoa ne asiakkaalle (muuten ne kirjoitetaan käsin), ja tiedoissa ne voi laskea uudelleen niin kauan kuin allekirjoituksia ei ole. Rivin voi ottaa käyttöön tai poistaa työn kautta.
Ehdotettu työveloitus
Lopuksi ehdotetaan työveloitusta asetetulla palvelulla: paikan päällä vietetty aika pyöristetään valittuun jaksoon (15, 30 tai 60 minuuttia), ja laskutettava vähimmäisaika otetaan huomioon. Ehdotusta voi muuttaa ennen allekirjoitusta.
Varastosaldo päätettäessä, ilman estoa
Materiaalit vähennetään varastosta, kun käynti päätetään. Jos saldo ei riitä, se saa mennä miinukselle, ja historiaan jää merkintä varastopoikkeamasta: päättämistä ei koskaan estetä asiakkaan nähden.
Kuvat ennen ja jälkeen
Kuvat-välilehdellä otat tai lataat enintään 10 kuvaa tilanteesta saapuessa ja toiset 10 lopputuloksesta. iPhonen HEIC-kuvat muunnetaan automaattisesti. Jos asetukset sallivat, enintään 4 kuvaa tulee työraporttiin.
Työraportin allekirjoitukset
Allekirjoitukset kerätään Allekirjoitukset-välilehdellä, kun käynti on käynnissä ja molemmat kellonajat on kirjattu.
Ensin teknikko
Teknikko allekirjoittaa näytölle sormella.
Sitten asiakas
Asiakas tarkistaa yhteenvedon ja ehdot ja allekirjoittaa nimellään, halutessaan henkilöllisyysasiakirjan tiedoilla ja yrityksen ollessa kyseessä tehtävänimikkeellään.
Jos asiakas ei voi allekirjoittaa
Valitse ”Ei paikalla” tai ”Kieltäytyy allekirjoittamasta” ja kirjoita syy. Se näkyy työraportissa.
Allekirjoitettua ei muuteta
Kun allekirjoitus on annettu, aikoja, tekstejä, materiaaleja tai kuvia ei voi enää muokata. Jos jotain pitää korjata, allekirjoitukset poistetaan ja allekirjoitetaan uudelleen. Näin työraportti vastaa aina sitä, mitä on allekirjoitettu.
Työraportin allekirjoitukset
Teknikon allekirjoitus
Carlos Ruiz
Asiakkaan allekirjoitus
Tomás Villar · Toimipaikan esimies
Asiakas hyväksyy allekirjoituksellaan tehdyt työt ja käytetyt materiaalit.
Etäallekirjoitus linkillä
Jos päätät käynnin asiakkaan ollessa poissa, Sattotal lähettää hänelle linkin sähköpostitse (tai WhatsAppilla, jos sähköpostiosoitetta ei ole), jotta hän voi tarkistaa työraportin ja allekirjoittaa sen puhelimellaan ilman tiliä tai salasanaa. Linkki vanhenee asetuksissa määritetyn ajan kuluttua (oletuksena 15 päivää), ja sen voi lähettää uudelleen tai kopioida Allekirjoitukset-välilehdeltä. Kun asiakas allekirjoittaa, työraportti luodaan uudelleen hänen allekirjoituksellaan ja merkinnällä ”Allekirjoitettu etänä linkin kautta” ja lähetetään hänelle sähköpostitse.
Päättäminen ja työraportti
”Päätä käynti” edellyttää saapumista, lähtöä, teknikon allekirjoitusta ja asiakkaan allekirjoitusta (tai syytä sen puuttumiseen). Päätettäessä varastosaldo vähennetään, työraportti luodaan PDF-muodossa ja, jos toiminto on käytössä, lähetetään asiakkaalle sähköpostitse.
Mitä työraportissa on
Korjaamon ja asiakkaan tiedot, paikka ja yhteyshenkilö, teknikko, saapumis- ja lähtöaika sekä asiakkaalla vietetty aika, pyyntö, tehdyt työt, huomautukset, materiaalit ja palvelut (summineen tai ilman, asetusten mukaan), kuvat, molemmat allekirjoitukset ja ehdot. Siinä on merkintä ”Ei verotuksellinen asiakirja”.
Näytä, lataa ja lähetä
Työraportti-välilehdellä voit katsoa, ladata ja lähettää sen sähköpostitse tai WhatsAppilla. Ennen päättämistä sen voi katsoa luonnoksena. Allekirjoitettu PDF tallennetaan yksityiseen tallennustilaan, ei koskaan julkiseen linkkiin. WhatsApp näkyy, kun se on yhdistetty kohdassa Asetukset › WhatsApp.
Käynnin tilat
Käynnin elinkaari
Luotu, odottaa käyntipäivää.
Teknikko on matkalla asiakkaan luo.
Teknikko on paikan päällä.
Työraportti allekirjoitettu ja suljettu, odottaa laskutusta.
Laskutettu Sattotalissa tai ERP-järjestelmässäsi.
Käynnille ei lähdetty. Vaatii syyn.
Paikalle mentiin, mutta työtä ei voitu tehdä. Vaatii syyn, eikä sitä laskuteta.
Päätetty käynti, joka mitätöidään (vain ylläpitäjä): varastosaldo palautetaan ja PDF säilytetään.
Käynnin laskuttaminen
Lasku Sattotalissa
Kohdasta Toiminnot › Laskuta luodaan lasku työraportin riveistä, kun maassasi on laskutus käytössä ja sinulla on maksullinen tilaus. Käynti siirtyy tilaan Laskutettu ja linkittyy laskuun.
Laskutettu omassa ERP:ssä
Jos laskutat toisessa ohjelmassa, merkitse käynti laskutetuksi oman laskusi viitteellä. Ylläpitäjä voi poistaa merkinnän, jos se tehtiin vahingossa.
Vienti ERP-järjestelmään
Luettelon vientipainike lataa CSV-tiedoston, jossa on yksi rivi kutakin työraportin riviä kohden (käynnin otsikkotiedot toistuvat jokaisella rivillä), joko kaikista käynneistä tai vain laskuttamattomista.
Mitätöinti
Ylläpitäjä voi mitätöidä päätetyn käynnin, jota ei ole laskutettu. Vähennetty varastosaldo palautetaan, ja PDF säilytetään MITÄTÖITY-merkinnällä.
Laitteen vieminen korjaamolle
Jos työ jatkuu korjaamolla, valitse Toiminnot › Linkitä korjaus -kohdasta jokin asiakkaan korjauksista tai paina ”Vie korjaamolle”, joka avaa laitteiden vastaanoton valmiiksi valitulla asiakkaalla. Uusi korjaus linkitetään käyntiin, ja korjauksen näkymään ilmestyy kortti ”Liittyvät käynnit”.
Muistutus edellisenä iltana
Käyntiä edeltävänä iltana klo 17.00–20.00 maasi aikaa asiakas saa muistutuksen, jossa on päivä, kellonaika, osoite ja teknikko, sähköpostitse, WhatsAppilla tai molemmilla asetustesi mukaan. Muistutus lähetetään vain kerran; jos siirrät käyntiä, se lähetetään uudelleen uudella kellonajalla.
Moduulin asetukset
Kohdassa Asetukset › Käynnit (vain ylläpitäjille):
Numerointi
Käyntien numerosarja (oletuksena V). Se ei saa olla sama kuin laskutussarja.
Matkakulut
Laskutetaanko matkakulut oletuksena (ei koskaan, vain yrityksiltä vai aina), mitä luettelon palvelua käytetään ja miten laskutetaan: kiinteä summa tai kilometrin mukaan (meno-paluu) kilometrihinnalla, jota voi muuttaa jokaisella käynnillä ja tallentaa uudeksi oletukseksi.
Työveloitus
Työveloituksen palvelu (tuntihinta), pyöristys 15, 30 tai 60 minuuttiin ja laskutettava vähimmäisaika.
Työraportti
Summien näyttäminen työraportissa, kuvien liittäminen, työraportin lähettäminen asiakkaalle päätettäessä ja omat ehdot (muuten käytetään Asiakirjat-osion ehtoja).
Muistutus ja allekirjoituslinkki
Muistutuksen kanava (ei mitään, sähköposti, WhatsApp tai molemmat) ja etäallekirjoituslinkin voimassaolo päivinä.
Materiaalien varasto
Oletusvarasto, josta materiaalit otetaan, esimerkiksi teknikon pakettiauto.
Jäljitettävyys
Asiakaskortilla
Käynnit-välilehti luettelee asiakkaan käynnit tiloineen, teknikkoineen ja summineen sekä näyttää, montako on vielä laskuttamatta.
Käynnin historia
Jokainen vaihe tallentuu päivämäärän ja tekijän kanssa: luonti, uudelleenajoitukset, saapuminen ja lähtö, muutokset, allekirjoitukset, lähetykset, varastopoikkeamat ja sisäiset muistiinpanot. Historia-välilehdeltä voit myös kirjoittaa asiakkaalle sähköpostitse tai WhatsAppilla painikkeella ”Lähetä viesti”, ja lähetys tallentuu.
Moduulikohtaiset käyttöoikeudet
Käynnit on oma käyttöoikeusmoduulinsa. Saapumisen, lähdön, allekirjoitukset ja päättämisen voi kirjata vain käynnille nimetty teknikko tai ylläpitäjä.