Andmete import (CSV)
Too oma kliendid, laoseis ja tarnijad Sattotali ükskõik millisest teisest programmist CSV-failiga: allalaaditav mall, AI-abi ja eelvaade enne kinnitamist
Kui tuled mõnest teisest haldusprogrammist (või arvutustabelist), ei pea sa andmeid ükshaaval sisse trükkima. Menüüs Seaded → Andmete import on kolm eraldi importijat – kliendid, varuosad ja tarnijad –, mis loevad CSV-faili, kontrollivad iga rida, näitavad eelvaadet sellest, mis luuakse, ja salvestavad alles siis, kui sina kinnitad. See töötab ühtemoodi kõigis toetatud riikides.
Allalaaditav mall
Igal importijal on oma CSV-mall täpsete veergude ja kahe näidisreaga. Laadi see alla ja kasuta alusena: esimest rida (päist) ei muudeta.
Valmis AI-viip
Üks nupp kopeerib ettevalmistatud viiba: kleebi see ChatGPT-sse või Claude'i koos eelmisest programmist eksporditud failiga ja saad tagasi meie vormingusse teisendatud CSV-faili.
Turvaline eelvaade
Enne millegi loomist näed, mitu rida on korras, millised on topelt ja millistes on vead, koos iga rea täpse põhjuse ja reanumbriga.
Tuhanded read
Kuni 10 000 rida faili kohta. Import toimub partiidena koos edenemisribaga ja kui see poole pealt katkeb, võid sama faili julgelt uuesti üles laadida: juba loodu jäetakse vahele.
Kuidas andmeid samm-sammult importida
Ekspordi oma praegusest programmist
Võta oma kliendid, artiklid või tarnijad eelmisest programmist välja selles vormingus, mida see pakub: Excel, CSV või midagi muud. Pole oluline, kuidas veerud on nimetatud.
Laadi alla meie mall
Menüüs Seaded → Andmete import vali vahekaart Kliendid, Varuosad või Tarnijad ja vajuta "Laadi mall alla", et näha täpset vormingut, mida vajame.
Teisenda oma fail (soovi korral AI abil)
Vajuta "Kopeeri AI-viip", kleebi see ChatGPT-sse või Claude'i koos eksporditud failiga ja saad tagasi valmis CSV-faili. Soovi korral täida mall käsitsi.
Laadi fail üles ja vaata üle
Laadi CSV-fail üles ja vaata eelvaade üle: korras read, topeltread ja vigadega read, igaühel oma põhjus. Faili saab parandada ja uuesti üles laadida nii mitu korda kui vaja.
Kinnita ja kontrolli tulemust
Vajuta "Impordi" ja jälgi edenemist. Lõpus näed, mitu kirjet loodi, mitu jäeti topeltkirjetena vahele ja kas mõni rida ebaõnnestus, koos otselinkidega sinu klientidele, laoseisule või tarnijatele.
Mida iga kliendi kohta imporditakse
Kohustuslikud: nimi, maksukohustuslase tunnus (sinu riigi ametlikus vormingus: isiku- või registrikood, KMKR-number, NIF, CPF/CNPJ…). Valikulised: tüüp (eraisik või ettevõte), perekonnanimi, ärinimi, e-post, telefon, teine telefon, täielik aadress ja märkmed. Kliendikood (CLI-0001, CLI-0002…) luuakse automaatselt. Klienti loetakse topeltkirjeks, kui sama maksukohustuslase tunnusega klient on juba olemas.
Mida iga varuosa kohta imporditakse
Kohustuslikud: nimi ja müügihind ilma maksudeta. Valikulised: sisemine kood (kui jätad selle tühjaks, luuakse REP-0001, REP-0002…), vöötkood, kirjeldus, kategooria, omahind ja juurdehindlus. Lisaks saad tuua algse laoseisu: veerud ladu (nime või koodi järgi; tühja korral kasutatakse põhiladu), kogus ja minimaalne laoseis. Algne laoseis salvestatakse ajalukku sissetuleku liikumisena, nagu oleksid selle käsitsi lisanud.
Mida iga tarnija kohta imporditakse
Kohustuslik on ainult nimi. Valikulised: sisemine kood (tühja korral luuakse PROV-001, PROV-002…), maksukohustuslase tunnus, e-post, telefonid, veebileht, täielik aadress, kontaktisik ja tema ametikoht, tavapärane makseviis, maksetähtaeg päevades, IBAN, sinu kliendikonto number ja märkmed. Tarnijat loetakse topeltkirjeks, kui juba on olemas sama koodi, sama maksukohustuslase tunnuse või täpselt sama nimega tarnija.
Kas tuled teisest Sattotali organisatsioonist?
Kui kasutad Sattotali juba mõnes teises töökojas või soovid andmeid organisatsioonide vahel liigutada, ei pea sa midagi ette valmistama: ava lähteorganisatsioonis Seaded → Andmete eksport, laadi alla klientide, varuosade ja tarnijate CSV-failid ning laadi need siia üles täpselt sellisena. Need on täpselt samade veergudega, nii et eelvaade ei näita ühtegi vormingu viga.
Topeltkirjed ei kirjuta kunagi sinu andmeid üle
Import ainult LOOB uusi kirjeid: see ei muuda ega kirjuta kunagi üle midagi, mis on juba olemas. Kui rida ühtib olemasoleva kliendiga (sama maksukohustuslase tunnus) või olemasoleva varuosaga (sama kood või vöötkood), jäetakse see vahele ja näidatakse sulle kokkuvõttes. Seepärast on sama faili uuesti üleslaadimine alati ohutu: teisel korral on kõik topeltkirjed ja midagi ei looda kaks korda.
Faili vorming ja piirangud
CSV UTF-8 kodeeringus, kuni 10 000 andmerida ja 5 MB faili kohta (kui sul on rohkem, jaga see mitmeks failiks; AI-viip palub seda juba ise). Eraldaja võib olla semikoolon või koma – see tuvastatakse automaatselt – ning kümnendkohtade eraldajaks võib olla koma (89,90) või punkt (89.90). Kui salvestad Excelist, kasuta valikut "Salvesta nimega → CSV UTF-8".
Nõuanne: alusta väikese prooviga
Enne tuhandete ridade importimist proovi 5–10 reaga failiga. Kontrolli jaotises Kliendid või Laoseis, et kõik on nii, nagu ootasid, ja seejärel impordi kogu fail. Ja pea meeles: andmeid saavad importida ainult organisatsiooni administraatorid.
Selline näeb eelvaade välja enne kinnitamist
tookoja-kliendid.csv
118
Korras read
3
Topeltkirjed
2
Vigadega