RMA
Gestió de devolucions de peces a proveïdors i fabricants
Quan una peça resulta defectuosa —acabada d'arribar al magatzem o ja venuda a un client—, Sattotal et permet obrir un RMA (Return Merchandise Authorization) per gestionar-ne la devolució al proveïdor o al fabricant amb traçabilitat completa: qui la va comprar o rebre, a qui es retorna, en quin estat és la gestió, què ha dit el proveïdor i què s'ha parlat amb el client mentrestant.
Avís al menú lateral
Els RMA que necessiten atenció (vegeu Alertes) també es compten al costat de l'enllaç «RMA» del menú lateral, perquè els detectis sense obrir el llistat.
Localitzar la peça
Tot RMA comença cercant la peça real que es retornarà: mai no s'escriu un article a mà sense vincular-lo a una cosa que existeixi de debò.
Peça ja venuda
Cerca-la pel nom del client, el CIF/DNI, el número de factura o de tiquet, o el número de sèrie: s'obre la venda i tries la línia concreta que es retorna.
Peça en estoc
Cerca-la pel nom de l'article o el número de sèrie entre el que tens al magatzem. És útil quan arriba defectuosa abans de vendre-la.
Sense coincidències
Si la cerca no troba res, pots crear l'RMA manualment i omplir les dades a mà.
Emplenament automàtic en triar la peça
Proveïdor suggerit
Tan bon punt tries l'article, se'n proposa el proveïdor habitual (o el de la factura de proveïdor que va fer entrar aquella unitat a l'estoc). El pots canviar si aquesta devolució concreta va a un altre distribuïdor o fabricant.
Gestor suggerit
Es proposa com a responsable qui va vendre la peça o qui va rebre la unitat a l'estoc; si no n'hi ha cap de traçable, s'assigna per defecte a qui obre l'RMA. Sempre es pot editar.
Client opcional
Només hi ha client si l'RMA neix d'una venda. Un RMA d'una peça que mai no es va arribar a vendre no el necessita.
El document de l'RMA
Distribuïdor o fabricant
Indica si aquesta devolució es gestiona amb el distribuïdor local o directament amb el fabricant.
Línies amb número de sèrie
Cada peça retornada queda registrada amb el nom, la quantitat, el preu i el número de sèrie, si en té.
Costos d'enviament i de recepció
Registra per separat el que costa enviar la peça al proveïdor i el que costa rebre-la de tornada: tots dos imports se sumen al TOTAL del document.
Descripció del problema
Explica l'avaria o el motiu de la devolució: és el primer que veurà qui gestioni l'RMA amb el proveïdor.
Número d'RMA del proveïdor
El número que el mateix proveïdor o fabricant assigna a la seva gestió (pot contenir lletres); normalment arriba després d'obrir l'RMA. Es pot afegir o corregir en qualsevol moment durant tot el cicle de vida de l'RMA (llevat que ja estigui tancat o cancel·lat), i cada canvi queda registrat al registre de converses amb el proveïdor.
Aspecte del document
RMA
RMA-000045
Client
María López
Proveïdor
TechParts Distribució
DistribuïdorS/N: SN-88213X
Cicle d'estats
L'RMA avança per una sèrie d'estats, amb la data i l'usuari registrats a cada canvi, igual que una reparació.
Obert
L'RMA s'acaba de crear i encara no s'ha enviat res al proveïdor.
Enviat al proveïdor
La peça ja viatja cap al proveïdor o fabricant. Si era en estoc amb número de sèrie, aquella unitat passa a "retornat".
En gestió del proveïdor
El proveïdor està avaluant la peça.
Pressupostat (opcional)
Només passa si el proveïdor determina que la reparació o la substitució no està coberta per la garantia i envia un pressupost.
Resolt
El proveïdor ha acabat: reparat, substituït, reemborsat o rebutjat.
Rebut de tornada
La peça (o una altra de substitució) torna al teu taller.
Tancat
L'RMA queda tancat, amb tota la gestió arxivada.
Flux d'estats
Pressupost del proveïdor
Quan el proveïdor diu que la reparació no està coberta per la garantia, envia un pressupost: el pots registrar a mà o deixar que la IA el llegeixi per tu.
A mà
Escriu directament la descripció, les línies i l'import total.
Des d'un PDF
Puja el PDF que t'ha enviat el proveïdor: la IA n'extreu automàticament la descripció, les línies i l'import.
Des d'una foto
Si el pressupost t'ha arribat en paper o per WhatsApp, fes-hi una foto i la IA en fa la mateixa lectura.
En tots dos casos revises i confirmes les dades abans de desar-les: mai no es desa res sense que ho hagis vist abans.
Dos registres de converses
Tot el que es parla durant la gestió queda registrat, en dos fils separats amb autor i data.
Amb el proveïdor
Anota-hi les trucades, els correus o els missatges amb el distribuïdor o el fabricant mentre duri la gestió.
Amb el client
Anota-hi el que has explicat al client sobre l'estat de la seva devolució.
Registre de converses
Anna avui, 11:24
El proveïdor confirma que aquesta setmana envien la peça substituïda.
PDF i llistat
PDF i llistat
Descarrega en qualsevol moment un PDF amb l'aspecte d'una factura (capçalera, client, proveïdor, línies i totals). És un document intern de gestió, sense numeració fiscal.
Llistat d'RMA
Filtra per estat i cerca per número, client o proveïdor per veure d'un cop d'ull totes les devolucions obertes i tancades.